Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d)

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Vollzeit | Remote | TRUSTAX
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Wir suchen keine klassische Assistenz, die ausschließlich Termine koordiniert, E-Mails sortiert und darauf wartet, Aufgaben zugeteilt zu bekommen.
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Wir suchen eine Person, die Verantwortung übernimmt, mitdenkt und der Geschäftsführung aktiv den Rücken freihält.

Bei TRUSTAX unterstützen wir Steuerkanzleien dabei, KI, Automatisierung und moderne Prozesse in ihren Kanzleialltag zu integrieren.

Wir wachsen schnell – und genau deshalb suchen wir eine Assistenz der Geschäftsführung, die Struktur in Geschwindigkeit bringt.
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Deine Mission bei TRUSTAX

Deine wichtigste Aufgabe ist:

Dafür sorgen, dass sich die Geschäftsführung auf die Themen konzentrieren kann, die wirklich nur die Geschäftsführung erledigen kann.
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Du übernimmst organisatorische und operative Verantwortung, koordinierst Themen eigenständig, hältst offene Aufgaben nach und stellst sicher, dass wichtige Dinge tatsächlich erledigt werden.

Du sollst nicht bei jedem Schritt fragen:

„Was soll ich als Nächstes machen?“

Sondern zunehmend selbst erkennen:

„Das muss erledigt werden – ich kümmere mich darum.“

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Deine Aufgaben
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1. Direkte Unterstützung der Geschäftsführung

Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und sorgst dafür, dass operative Themen strukturiert abgearbeitet werden.
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Dazu gehören unter anderem:

• Kalender- und Terminmanagement
• Vorbereitung und Nachbereitung wichtiger Termine
• Koordination interner und externer Meetings
• Nachhalten von Aufgaben, Deadlines und Verantwortlichkeiten
• Priorisierung eingehender Themen
• Erstellung und Aufbereitung von Dokumenten
• Recherche und Informationsaufbereitung
• Organisation von Reisen, Terminen und Veranstaltungen
• Kommunikation mit Mitarbeitern, Bewerbern, Kunden und Geschäftspartnern
• Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Themen

2. Operative Verantwortung

Wir wollen keine Assistenz, die lediglich Aufgaben weiterleitet.

Du sollst Themen selbstständig bis zum Ergebnis bringen.

Wenn beispielsweise ein Termin organisiert werden muss, bedeutet das nicht nur, einen Kalendereintrag zu erstellen.

Es bedeutet:

Teilnehmer koordinieren → Termin finden → Informationen zusammentragen → Termin vorbereiten → Follow-up sicherstellen.
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Wenn Informationen fehlen, besorgst du sie.

Wenn jemand nicht antwortet, fasst du nach.

Wenn eine Deadline näherkommt, erinnerst du nicht erst fünf Minuten vorher daran.

Du denkst mindestens einen Schritt voraus.
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3. Organisation & Struktur

TRUSTAX wächst schnell. Dadurch entstehen jeden Tag neue Aufgaben, Projekte und Prioritäten.

Deine Aufgabe ist es, daraus Struktur zu schaffen.

Du unterstützt uns unter anderem dabei:

• Aufgaben und Deadlines transparent zu halten
• Informationen sauber zu dokumentieren
• interne Prozesse zu verbessern
• wiederkehrende Aufgaben zu standardisieren
• Verantwortlichkeiten nachzuhalten
• offene Punkte konsequent zu verfolgen
• wichtige Themen von unwichtigen Themen zu unterscheiden

Du bist die Person, bei der Dinge nicht verloren gehen.

4. Kommunikation

Du wirst regelmäßig im Namen bzw. im direkten Umfeld der Geschäftsführung kommunizieren.

Deshalb erwarten wir eine sehr hohe Qualität in deiner schriftlichen und mündlichen Kommunikation.

Du kannst professionell mit:

• Kunden
• Bewerbern
• Mitarbeitern
• Dienstleistern
• Geschäftspartnern

kommunizieren und verstehst, dass deine Kommunikation immer auch TRUSTAX repräsentiert.

5. KI & Automatisierung

Wir beraten Unternehmen zu KI und Automatisierung – entsprechend wollen wir diese Technologien auch intern konsequent einsetzen.

Du solltest Lust darauf haben, moderne Tools zu nutzen und dir neue Systeme schnell anzueignen.

Wir erwarten nicht, dass du heute KI-Entwickler bist.

Wir erwarten aber, dass du dir regelmäßig die Frage stellst:

„Muss ich diese Aufgabe wirklich jedes Mal manuell machen – oder können wir sie besser lösen?“

Du wirst lernen, KI und Automatisierungen aktiv einzusetzen, um deine eigene Arbeit und unsere internen Prozesse effizienter zu gestalten.

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Die fünf Eigenschaften, die uns besonders wichtig sind
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1. Ownership-Mentalität

Das ist für uns die wichtigste Eigenschaft.

Wenn du eine Aufgabe übernimmst, bist du dafür verantwortlich, dass sie erledigt wird.

Nicht nur dafür, dass du deinen Teil gemacht hast.

Wenn etwas schiefläuft, erwarten wir keine Ausreden, sondern:

Problem verstehen → Lösung finden → umsetzen → daraus lernen.
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2. Extrem strukturierte Arbeitsweise

Du kannst viele parallele Themen verwalten, ohne den Überblick zu verlieren.

Deadlines, Termine und Follow-ups müssen für dich selbstverständlich sein.

Dein Kopf darf voll sein.

Deine Organisation darf es nicht sein.
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3. Wachstums-Mindset

Wir suchen jemanden, der sich schnell entwickeln möchte.

Du willst Verantwortung übernehmen, neue Fähigkeiten lernen und innerhalb des Unternehmens wachsen.

Feedback ist für dich kein persönlicher Angriff.

Du möchtest wissen:

„Was kann ich beim nächsten Mal besser machen?“

Und setzt dieses Feedback anschließend auch um.
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4. Proaktivität

Eine außergewöhnliche Assistenz erkennt Probleme, bevor sie entstehen.

Wenn du weißt, dass morgen ein wichtiger Termin stattfindet, wartest du nicht darauf, dass jemand dich am Abend vorher um die Vorbereitung bittet.

Du hast bereits geprüft:

• Sind alle Teilnehmer eingeladen?
• Sind alle Informationen vorhanden?
• Gibt es offene Punkte?
• Muss vorher jemand kontaktiert werden?
• Was wird nach dem Termin benötigt?

Genau dieses Denken suchen wir.
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5. Kein Ego

Wir arbeiten schnell und geben direktes Feedback.

Du kannst Fehler offen zugeben, Feedback annehmen und deine Arbeitsweise entsprechend verändern.

Uns interessiert nicht, wer recht hatte.

Uns interessiert:

Was ist die beste Lösung?
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Was du mitbringen solltest

Idealerweise verfügst du bereits über Erfahrung als:

• Executive Assistant
• Assistenz der Geschäftsführung
• Teamassistenz
• Operations Assistant
• Projektassistenz
• Office Manager
• Projektmanager/in

Erfahrung in einem schnell wachsenden Unternehmen, Startup oder einer Beratung ist ein Plus.

Viel wichtiger sind uns jedoch:

• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten
• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift
• Professionelle Kommunikation
• Hohe Zuverlässigkeit
• Schnelle Auffassungsgabe
• Selbstständige Arbeitsweise
• Technisches Grundverständnis
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools
• Bereitschaft, KI intensiv im Arbeitsalltag einzusetzen
• Hoher Qualitätsanspruch

Was dich bei TRUSTAX erwartet

Wir bauen kein Unternehmen, in dem du fünf Jahre lang dieselben Aufgaben erledigst.

Du bekommst die Möglichkeit, gemeinsam mit dem Unternehmen zu wachsen.

Dich erwarten:

• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Direkter Einblick in nahezu alle Unternehmensbereiche
• Hohe Eigenverantwortung
• Kurze Entscheidungswege
• 100 % digitales Arbeitsumfeld
• Intensive Nutzung moderner KI-Tools
• Viel Gestaltungsspielraum
• Schnelle persönliche Weiterentwicklung
• Übernahme zunehmend wichtigerer Verantwortungsbereiche

Wenn du stark performst, soll aus einer klassischen Assistenzrolle langfristig deutlich mehr werden können.

Mögliche Entwicklung:

Executive Assistant → Senior Executive Assistant → Operations / Projektmanagement → Chief of Staff

Entscheidend dafür sind nicht Betriebszugehörigkeit oder Titel.

Entscheidend ist deine Leistung.

Woran wir deine Leistung messen

Eine gute Assistenz arbeitet nicht einfach viele Stunden.

Eine gute Assistenz schafft Entlastung und Geschwindigkeit.

Wir achten insbesondere auf:

Zuverlässigkeit · Geschwindigkeit · Organisation · Eigeninitiative · Qualität · eingehaltene Deadlines · gelöste Probleme · Entlastung der Geschäftsführung

Das ideale Ergebnis deiner Arbeit ist:

Die Geschäftsführung muss bei einem Thema nicht mehr daran denken, nachdem sie es dir übergeben hat.

Diese Position ist NICHT für dich, wenn ...

Bitte bewirb dich nicht, wenn du:

• für jeden Schritt genaue Anweisungen benötigst
• Aufgaben nur ausführst, aber nicht mitdenkst
• häufig Deadlines oder Follow-ups vergisst
• ungern Verantwortung übernimmst
• bei Problemen zuerst erklärst, warum etwas nicht funktioniert
• Schwierigkeiten mit direktem Feedback hast
• Veränderungen und neue Tools eher als Belastung empfindest
• ausschließlich einen ruhigen Verwaltungsjob suchst

Wir suchen jemanden mit der Einstellung:

„Gib mir das Thema. Ich kümmere mich darum.“

Wie du dich bewirbst

Per WhatsApp unter +49 1714846956 oder an marius@trustax.de
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Bitte schick uns nicht einfach nur einen Lebenslauf mit einem Standardanschreiben.

Beantworte uns zusätzlich kurz diese fünf Fragen:

1. Warum möchtest du als Assistenz der Geschäftsführung arbeiten und nicht in einer klassischen Sachbearbeiterrolle?

2. Dein Geschäftsführer schreibt dir während eines Kundentermins: „Bitte organisiere für nächste Woche ein Teammeeting in Frankfurt.“ Welche Schritte gehst du selbstständig durch?

3. Nenne ein Beispiel, bei dem du ein Problem eigenständig gelöst hast, ohne dass dir jemand den Lösungsweg vorgegeben hat.

4. Du hast gleichzeitig fünf dringende Aufgaben und weißt, dass du nicht alle rechtzeitig erledigen kannst. Wie gehst du vor?

5. Welche wiederkehrende Aufgabe in deinem bisherigen Arbeitsalltag würdest du heute mit KI oder Automatisierung effizienter gestalten?

Bitte teile uns außerdem mit:

• Deinen frühestmöglichen Starttermin
• Deine gewünschte Wochenarbeitszeit
• Deine Gehaltsvorstellung
• Deine bisherige relevante Erfahrung

Wir suchen nicht einfach jemanden, der Aufgaben für uns erledigt.

Wir suchen jemanden, dem wir Verantwortung übergeben können.

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