Free Content · Einfach erklärt Wie funktioniert KI & Automatisierung
Wie funktioniert KI & Automatisierung
in der Kanzlei?
Ohne Fachchinesisch, in etwa zehn Minuten Lesezeit: Was die Technik wirklich tut, woran Sie den Unterschied zwischen Automatisierung und KI erkennen, wie es im Kanzleialltag aussieht und warum am Ende trotzdem immer ein Mensch entscheidet.
Video ansehen, 58 Sekunden Beispiel: vom Formular zur fertigen Akte
Das Video Ein neuer Mandant, acht Etappen,
Ein neuer Mandant, acht Etappen,
null Handarbeit
Das Video zeigt, was bei einer unserer Kanzleien passiert, wenn ein Interessent das Formular auf der Website abschickt. Jede Etappe startet von selbst, sobald die vorherige fertig ist. Oben rechts sehen Sie die manuelle Arbeitszeit der Kanzlei: Sie bleibt bei null Minuten, bis in der letzten Etappe ein Mensch die fertige Akte übernimmt.
Mandantenonboarding · 58 Sekunden · ohne Ton
Die acht Etappen
Die laufende Etappe leuchtet orange, ein Klick springt im Video dorthin. Von Hand: zwei bis vier Stunden, verteilt über Tage.
Zwei Begriffe, zwei Dinge
Automatisierung ist das Fließband. KI ist der Mitarbeiter daran.
Beide Wörter fallen oft im selben Satz, meinen aber Verschiedenes. Die Automatisierung sorgt dafür, dass Schritte von selbst nacheinander laufen. Die KI sorgt dafür, dass Dinge verstanden werden, die früher nur ein Mensch lesen konnte. Erst zusammen ergeben sie einen Ablauf, der im Alltag trägt.
- Wie wird entschieden?Nach festen Regeln: „Wenn eine Mail mit PDF-Anhang vom Mandanten kommt, lege den Anhang in die Akte.“ Immer gleich, ohne Ausnahme.
- Woran erkennt man es?Sie können jeden Schritt als Satz aufschreiben: „Wenn …, dann …“. Was nicht aufgeschrieben ist, passiert nicht.
- Wofür ist es gut?Alles, was immer gleich abläuft: Dateien ablegen, Erinnerungen schicken, Daten von A nach B übertragen, Fristen berechnen.
- Wo liegt die Grenze?Kommt etwas Unerwartetes, bleibt die Automatisierung stehen oder macht etwas Falsches. Deshalb braucht sie die KI als Partner.
- Ein Bild dafürEin Fließband oder ein Thermostat: zuverlässig, schnell, ohne eigene Meinung.
- Wie wird entschieden?Nach Erfahrung und Zusammenhang: Die KI hat Millionen Texte und Belege gesehen und erkennt, was ein Dokument ist und was darin steht, auch wenn es anders aussieht als beim letzten Mal.
- Woran erkennt man es?Sie geben eine Aufgabe in normaler Sprache: „Lies diese Rechnung aus und sag mir Betrag, Datum und Lieferant.“ Die KI liefert einen Vorschlag.
- Wofür ist es gut?Alles, wo ein Mensch lesen, verstehen und einordnen müsste: Belege, E-Mails, Bescheide, Rückfragen, Fachwissen suchen.
- Wo liegt die Grenze?Die KI kann sich irren, besonders bei schlechten Vorlagen. Deshalb gibt sie an, wie sicher sie ist, und ein Mensch prüft, was unsicher ist.
- Ein Bild dafürEin erfahrener Mitarbeiter in der Einarbeitung: liest, versteht, schlägt vor, fragt nach, lernt aus Korrekturen.
So sieht es im Alltag aus
Vier Situationen, die Sie kennen, einmal mit Technik
In jedem Beispiel sehen Sie dasselbe Muster: Etwas passiert (Auslöser), feste Regeln übernehmen das Weiterreichen (Automatisierung), die KI übernimmt das Lesen und Verstehen, und Ihr Team entscheidet.
Ein Beleg kommt per E-Mail
- AuslöserMandant Müller schickt eine Rechnung als PDF an belege@kanzlei.de.
- AutomatisierungDie Mail wird erkannt, der Anhang gespeichert und dem Mandanten zugeordnet.
- KIDie KI liest Lieferant, Betrag, Datum und Steuersatz aus und schlägt das Buchungskonto vor.
- Ihr TeamSieht den fertigen Buchungssatz neben dem Beleg und klickt auf Freigeben. Statt zu tippen wird kontrolliert.
Das Telefon klingelt
- AuslöserEin Mandant ruft an und möchte einen Termin oder fragt nach dem Stand seiner Steuererklärung.
- KIEin Sprachassistent nimmt ab, versteht das Anliegen und antwortet in natürlicher Sprache.
- AutomatisierungDer Termin landet im Kalender, die Notiz in der Akte, Dringendes als Nachricht beim Sachbearbeiter.
- Ihr TeamWird nicht mehr alle zehn Minuten unterbrochen und ruft nur zurück, wenn es fachlich nötig ist.
Ein Bescheid vom Finanzamt
- AuslöserDer Bescheid kommt per Post, wird gescannt oder elektronisch zugestellt.
- KIDie KI liest den Bescheid, vergleicht ihn mit der Erklärung und findet die Abweichung von 1.240 €.
- AutomatisierungDie Einspruchsfrist wird berechnet, in die Fristenkontrolle eingetragen und der Partner informiert.
- Ihr TeamBekommt einen vorbereiteten Einspruch als Entwurf und entscheidet, ob er rausgeht.
Eine Fachfrage aus dem Team
- AuslöserEine Mitarbeiterin fragt: „Wie hoch war die Umsatzsteuer-Vorauszahlung der Müller GmbH im dritten Quartal?“
- AutomatisierungZuerst wird geprüft, ob sie die Akte überhaupt sehen darf.
- KIDann sucht die KI in Ihren Akten, Vorlagen und im Gesetz und antwortet mit Betrag, Fälligkeit und Fundstelle.
- Ihr TeamSpart den Gang zum Kollegen und das Wühlen im Ordner, und kann die Quelle mit einem Klick prüfen.
Einmal von links nach rechts
So hängen die Schritte zusammen
Das Onboarding aus dem Video als Kette: Jeder Schritt übergibt an den nächsten. Die orange Verbindung zeigt, wie weit der Ablauf gerade ist. Klicken Sie nichts, schauen Sie einfach zu.
- 1 AnfrageWebsite oder E-Mail Lead erfasst
- 2 ErstgesprächTermin über Calendly Bedarf geklärt
- 3 Auftrag & Vollmachtdigital signiert Mandat erteilt
- 4 Stammdaten prüfenKI validiert & ergänzt USt-ID, IBAN, Adresse ok
- 5
Akte in DATEVDATEV Eigenorganisation: Mandant & Vollmacht Mandant Nr. 10482 - 6 Portal & WillkommenDATEV Unternehmen online: Zugang + Paket Onboarding in 12 Min.
Ein Ablauf, keine Zwischenschritte von Hand: Minuten statt Tage bis zur fertigen Akte.
Was KI nicht kann
Vier Grenzen, und warum sie gut sind
Eine gute Automatisierung ist nicht die, die alles allein macht. Sondern die, die weiß, wann sie einen Menschen braucht. Diese vier Regeln gelten in jedem Ablauf, den wir bauen.
- Sie bleibt kein SteuerberaterDie KI kennt Gesetze und Ihre Akten, aber sie berät nicht und sie haftet nicht. Jede Entscheidung mit Außenwirkung trifft ein Mensch in Ihrer Kanzlei.
- Sie weiß, wenn sie unsicher istZu jedem Vorschlag gehört eine Einschätzung, wie sicher er ist. Unter einer Schwelle, zum Beispiel 90 Prozent, landet der Fall bei einem Mitarbeiter statt in der Buchhaltung.
- Sie schickt nichts von selbst rausAntworten an Mandanten, Einsprüche, Schreiben: Alles wird als Entwurf vorbereitet. Gesendet wird erst, wenn jemand aus dem Team auf Freigeben klickt.
- Sie lernt nur aus Ihren KorrekturenKorrigiert Ihr Team einen Vorschlag, merkt sich das System die Korrektur für die Kanzlei. Was Ihr Team nicht ändert, bleibt, wie es ist.
Daten & Verschwiegenheit
Wo sind meine Daten, und wer sieht sie?
Die Frage, die wir in jedem Erstgespräch zuerst hören, zu Recht. Die kurze Antwort: Ihre Daten bleiben in Europa, in Ihrer Kanzleisoftware und bei den Menschen, die sie heute schon sehen dürfen.
DSGVOEU AI ActHosting in EuropaKein Training mit Ihren Daten
Ihre KanzleisoftwareDATEV, BMD, Addison, Agenda, RZL
TRUSTAX-SystemRechenzentrum Frankfurt · EU EUAuftragsverarbeitung nach DSGVO
- Wo liegen die Daten?
- Auf Servern in Europa, für die meisten Kanzleien in Frankfurt. Nicht in den USA, nicht bei einem öffentlichen Chat-Dienst.
- Wird mit meinen Daten trainiert?
- Nein. Ihre Belege, Akten und Mails werden verarbeitet, um Ihre Aufgabe zu erledigen, und fließen in kein Training ein. Das ist vertraglich festgehalten.
- Wer darf was sehen?
- Dieselben Rechte wie in Ihrer Kanzleisoftware. Wer die Lohnakte nicht öffnen darf, bekommt von der KI auch keine Antwort daraus.
- Was ist mit der Verschwiegenheit?
- Unsere Dienstleister sind nach § 203 StGB verpflichtet, die Verträge regeln Auftragsverarbeitung nach DSGVO. Das ist derselbe Rahmen wie bei Ihrem Rechenzentrum oder Ihrer Kanzleisoftware.
Was sich für Ihr Team ändert
Gleiche Arbeit, andere Rolle
Niemand verliert seine Aufgabe. Aus Erfassen wird Kontrollieren, aus Hinterhertelefonieren wird Beraten. Das ist die Veränderung, die Mitarbeitende nach ein paar Wochen nicht mehr hergeben wollen.
Heute
- Belege werden abgetippt und von Hand kontiert
- Das Telefon unterbricht die Sachbearbeitung
- Fristen stehen in Excel-Listen und im Kopf
- Fragen gehen zum Kollegen oder in den Ordner
- Onboarding dauert Tage und läuft über drei Schreibtische
Mit Automatisierung und KI
Belege kommen vorkontiert, das Team gibt frei- Anrufe werden angenommen, Termine stehen im Kalender
- Fristen entstehen automatisch aus den Vorgängen
- Antworten kommen in Sekunden, mit Fundstelle
- Onboarding dauert Minuten und läuft über einen Ablauf
Kostenlosen KI-Check starten 7 Fragen, Auswertung in 2 Werktagen
Kleines Wörterbuch
Zehn Begriffe, in je zwei Sätzen
- Automatisierung
- Ein Ablauf, der nach festen Regeln von selbst läuft: Wenn etwas passiert, wird eine festgelegte Folge von Schritten ausgeführt. Ohne eigenes Urteil, dafür zuverlässig und schnell.
- Künstliche Intelligenz (KI)
- Software, die aus sehr vielen Beispielen gelernt hat, Texte, Bilder und Sprache zu verstehen. Sie kann lesen, zusammenfassen, zuordnen und Vorschläge machen.
- Workflow
- Ein Ablauf aus mehreren Schritten, zum Beispiel „Beleg kommt an, wird gelesen, wird geprüft, wird übergeben“. Jeder Workflow hat einen Auslöser und ein Ergebnis.
- GPT / Sprachmodell
- Die Art von KI, die Texte versteht und schreibt. KanzleiGPT ist ein solches Modell, das zusätzlich Ihre Akten und Vorlagen kennt und nur mit Quelle antwortet.
- Schnittstelle
- Die Verbindung zwischen zwei Programmen, über die Daten ausgetauscht werden. Dank Schnittstellen landet ein Beleg aus der Mail direkt in DATEV oder BMD, ohne Umweg über die Tastatur.
- DMS
- Dokumentenmanagementsystem, also die digitale Akte Ihrer Kanzleisoftware, in der Belege, Verträge und Schreiben liegen.
- Hosting
- Der Ort, an dem die Software läuft und die Daten liegen. Bei uns: Rechenzentren in Europa.
- Freigabe
- Der Moment, in dem ein Mensch einen Vorschlag der KI ansieht und bestätigt oder korrigiert. Die Freigabe ist der Kern jedes sicheren Ablaufs.
- Vorkontierung
- Der Vorschlag, auf welches Konto ein Beleg gebucht wird. Die KI macht den Vorschlag, Ihr Team entscheidet.
- Auftragsverarbeitung
- Der Vertrag nach DSGVO, der regelt, dass ein Dienstleister Ihre Daten nur nach Ihrer Weisung verarbeitet.
Ihre Fragen beantwortet
Häufig gestellte Fragen
Nein. Sie beschreiben uns, wie ein Ablauf heute in Ihrer Kanzlei läuft. Wir bauen daraus die Automatisierung und schulen Ihr Team. Bedient wird alles in Programmen, die Sie schon kennen: Kanzleisoftware, Outlook, Teams.
Nein. Es ersetzt das Abtippen, Hinterhertelefonieren und Suchen. Die fachliche Arbeit, die Beratung und jede Entscheidung bleiben beim Team. In unseren Projekten wächst die Kanzlei mit demselben Team, statt Stellen abzubauen.
Jeder Vorschlag wird von einem Menschen freigegeben, bevor er Wirkung hat. Unsichere Fälle landen automatisch bei einem Mitarbeiter. Fehler fallen also im selben Schritt auf wie heute bei einer Vier-Augen-Kontrolle, nur schneller.
Nein. Wir bauen um DATEV, BMD, RZL, Addison oder Agenda herum. Die Daten bleiben dort, wo sie heute sind, Ihr Team arbeitet in der gewohnten Oberfläche.
Ein einzelner Ablauf wie die Belegnachforderung läuft nach zwei bis vier Wochen. Ein vollständiges Onboarding wie im Video dauert etwa sechs Wochen inklusive Testphase mit echten Mandanten.
Mit dem Prozess, der heute am meisten Zeit kostet. Im kostenlosen KI-Check finden wir ihn in 15 Minuten, inklusive Rechnung, was er Sie aktuell kostet.