TRUSTAX ProjektteamKI-Entwicklung, Automatisierung & Betreuung 
Betim DobrunaSteuerberaterWeiterlesen 
BeKa Steuerberatung BeKa Steuerberatung ist eine Steuerkanzlei mit hohem Anrufaufkommen. Rückfragen, Terminwünsche und Statusanfragen kamen den ganzen Tag herein und unterbrachen die Sachbearbeitung.
Für BeKa haben wir einen Voice-AI-Agenten eingeführt, der Anrufe rund um die Uhr in natürlicher Sprache annimmt, das Anliegen erfasst und dem richtigen Ansprechpartner zuordnet. Terminwünsche und Rückrufe landen direkt im Kanzleikalender und in der Wiedervorlage.
Bei Bedarf übergibt der Agent an einen Menschen. Das Team entscheidet, wann es ans Telefon geht, nicht das Telefon.
Rückfragen, Terminwünsche, Statusanfragen: Im Erstgespräch wird klar, dass Anrufe den ganzen Tag die Sachbearbeitung unterbrechen und außerhalb der Bürozeiten Anliegen liegen bleiben.
Zwei Wochen lang werden Anrufe, Uhrzeiten und Anliegen erfasst. Daraus entstehen die Gesprächsabläufe, die der Voice-AI-Agent beherrschen muss.
Der Voice-AI-Agent nimmt jeden Anruf in natürlicher Sprache an, erkennt den Mandanten und erfasst das Anliegen mit Dringlichkeit. Aufbau und Anbindung an die Telefonanlage, danach erste Testanrufe mit dem Team.
Terminwünsche werden mit dem Kalender abgeglichen und im Gespräch gebucht. Rückrufe landen in der Wiedervorlage statt auf einem Zettel.
Jedes Anliegen geht mit Mandantenzuordnung und Dringlichkeit an den richtigen Sachbearbeiter. Bei Bedarf übergibt der Agent live an einen Menschen.
Vier Wochen läuft der Agent parallel zum Team, danach übernimmt er den Regelbetrieb. Das Team entscheidet, wann es ans Telefon geht, nicht das Telefon.
Jedes Anliegen ist dokumentiert und zugeordnet. Das Team arbeitet ohne Telefonunterbrechungen, Mandanten erreichen die Kanzlei jederzeit.
Anrufe kamen den ganzen Tag herein und unterbrachen die Sachbearbeitung. Außerhalb der Bürozeiten blieben Anliegen liegen, Rückrufe wurden vergessen, und niemand hatte einen Überblick, was am Telefon besprochen wurde.
Sachbearbeiter mussten ständig aus komplexen Vorgängen heraus ans Telefon.
Das Team arbeitet konzentriert weiter, Mandanten werden trotzdem sofort betreut.
Außerhalb der Bürozeiten und im Stress blieben Anrufe und Rückrufe liegen.
Gesprächsnotiz, Mandant, Dringlichkeit: alles landet beim richtigen Ansprechpartner.
Terminvereinbarung brauchte mehrere Anrufe hin und her.
Der Agent gleicht Verfügbarkeiten ab und bucht den Termin im Gespräch.
Der Voice-AI-Agent wurde an Telefonanlage, Kalender und Wiedervorlage angebunden und mit den typischen Anliegen der Kanzlei trainiert. Nach einer Testphase mit dem Team ging er in den Regelbetrieb, inklusive Übergabe an einen Menschen bei Bedarf.
Der Agent nimmt Anrufe in natürlicher Sprache an, erkennt den Mandanten und erfasst das Anliegen mit Dringlichkeit.
Terminwünsche werden direkt gebucht, Rückrufe in der Wiedervorlage abgelegt. Nichts bleibt auf einem Zettel.
Jede Gesprächsnotiz geht an den zuständigen Sachbearbeiter. Bei Bedarf übergibt der Agent live an einen Menschen.
Voice-AI-AgentErkennt das Anliegen KalenderTermin gebucht SachbearbeiterGesprächsnotiz Kein verpasster Anruf mehr, jedes Anliegen dokumentiert und zugeordnet. Das Team arbeitet ohne Telefonunterbrechungen, Mandanten erreichen die Kanzlei jederzeit.
Unser Telefon hat das Team ständig aus der Arbeit gerissen: Rückfragen, Terminwünsche, Statusanfragen. Heute nimmt der Voice-AI-Agent von TRUSTAX jeden Anruf an, erfasst das Anliegen und legt es direkt beim richtigen Ansprechpartner ab. Mandanten werden sofort betreut, und wir arbeiten konzentriert weiter.
TRUSTAX ist der vollumfängliche KI-Wachstumspartner für Steuerkanzleien. Wir beraten nicht nur, wir implementieren auch: Wir analysieren Ihre Prozesse, automatisieren, was wirklich Zeit und Marge bringt, und setzen KI dort ein, wo sie sinnvoll und sicher ist. Das Ergebnis: mehr Marge, mehr Zeit und weniger Stress für Inhaber und Team.
Für Steuerkanzleien in allen Größen: von der Einzelkanzlei über Sozietäten bis zur Kanzleigruppe mit mehreren Standorten. Ob DATEV, BMD, RZL oder Addison im Einsatz ist, spielt keine Rolle. Wir bauen auf dem auf, was Sie haben.
Wir rechnen es vor dem Start gemeinsam durch: Ist-Zeit je Vorgang, Anzahl der Vorgänge, Stundensatz. Daraus ergibt sich, was ein Prozess heute kostet und was er automatisiert kostet. Und weil sich das schwer vorstellen lässt, zeigen wir Ihnen die Automatisierung an Ihren eigenen Prozessen, bevor Sie sich entscheiden.
Genau deshalb lohnt es sich. Ihr Aufwand beschränkt sich auf eine Ansprechperson für Rückfragen und Freigaben, in der Umsetzungsphase etwa zwei bis drei Stunden pro Woche. Analyse, technische Einrichtung, Tests und Schulung übernimmt TRUSTAX. Der erste Prozess läuft meist innerhalb weniger Wochen und gibt Ihrem Team die Zeit zurück, die heute fehlt.
Ja. DATEV, BMD, RZL, DVO, Addison, Ihr DMS, Outlook und Teams werden angebunden, nicht ersetzt. Wir bauen keine Insellösungen und vermeiden Doppelerfassung. Kein Systemwechsel, keine Schulung auf neue Software.
Ja. In 15 Minuten prüfen wir gemeinsam, ob und wie wir Ihrer Kanzlei helfen können, kostenlos und unverbindlich. Danach folgt ein 60-minütiges Strategiegespräch, in dem wir konkret schauen, welche Prozesse wir sinnvoll automatisieren.
Sehr gerne. Bringen Sie Partner, Kanzleileitung oder Ihr Team direkt in das Strategiegespräch mit. Auf Wunsch stellen wir eine kompakte Entscheidungsvorlage mit Aufwand, Nutzen und Zeitplan zusammen, damit alle Beteiligten auf demselben Stand sind.
Wir verkaufen keine Software und keinen Videokurs. Wir beraten und implementieren aus einer Hand, ausschließlich für Steuerkanzleien, DSGVO-konform und in Europa gehostet. Und wir automatisieren nur, was wirklich Sinn macht: Nicht alles wird durch KI besser.
