Case Study · Steuerberatung

Kanzlei Schmitt – Digitale Empfangsdame und 42 % weniger Bearbeitungszeit

Wie eine Kanzlei mit gleichem Team 15 % mehr Mandanten betreut, weil Telefon, Belege und Onboarding nicht mehr am Inhaber hängen.

Umgesetzt von StevenLucaSaschaTRUSTAX ProjektteamKI-Entwicklung, Automatisierung & Betreuung
„Tolles Produkt. Kompetentes Team. Alles wird schnell umgesetzt.“ Florian SchmittFlorian SchmittSteuerberaterWeiterlesen
−42 %Bearbeitungszeit
+15 %Mandanten
+23 %Marge
Projekt

Kanzlei Schmitt ist eine inhabergeführte Steuerkanzlei, die wachsen wollte, ohne dass der Inhaber mehr Stunden arbeitet. Telefon, offene Belege und Rückfragen bestimmten vor der Zusammenarbeit den Arbeitstag.

Steckbrief
Kanzlei
Kanzlei Schmitt
Branche
Steuerberatung
Situation
Wachstum bei gleichem Team
Systeme
DATEV · Outlook · n8n
01

Projektübersicht

Mit Florian Schmitt haben wir die Kanzlei an den Stellen entlastet, die täglich am meisten Aufmerksamkeit gekostet haben: das Telefon, die Belegnachforderung und das Onboarding neuer Mandanten. Dazu kam eine digitale Empfangsdame, die jeden Anruf annimmt und Termine direkt im Kalender vereinbart.

Alle Bausteine wurden auf den bestehenden Systemen aufgebaut und Schritt für Schritt eingeführt. Der Inhaber konzentriert sich heute auf Beratung, das Team arbeitet ohne ständige Unterbrechungen.

  1. Monat 1Start
    01

    Erstgespräch: Das Telefon ist der größte Störfaktor

    Florian Schmitt und Marius Schopf gehen den Tag durch. Anrufe, fehlende Belege und Rückfragen takten die Kanzlei von außen. Wachstum hätte mehr Stunden beim Inhaber bedeutet.

  2. Monat 1Kick-off
    02

    Kick-off und Prozessanalyse

    Zwei Wochen lang werden Anrufe gezählt, Belegnachforderungen und Onboardings je Woche erfasst. Die Reihenfolge steht: erst das Telefon, dann Belege und Onboarding, dann Fristen und Rückfragen.

  3. Monat 2Umsetzung
    03

    Umsetzung 1: Digitale Empfangsdame mit Kalenderanbindung

    Jeder Anruf wird angenommen, das Anliegen erfasst und bei Terminwunsch direkt ein Termin im Kanzleikalender vereinbart. Zwei Wochen Aufbau, zwei Wochen Testphase parallel zum Team, dann Regelbetrieb.

  4. Monat 3Umsetzung
    04

    Umsetzung 2: Belegnachforderung automatisch

    Fehlende Unterlagen werden ohne Zutun des Teams angefordert, erinnert und bis zum Eingang nachgehalten.

  5. Monat 4Umsetzung
    05

    Umsetzung 3: Onboarding bis zur fertigen Akte

    Neue Mandanten werden vom Erstkontakt bis zur DATEV-Akte digital angelegt, inklusive Vollmachten und Stammdatenprüfung.

  6. Monat 5Umsetzung
    06

    Umsetzung 4: Fristen und KI-Antwortentwürfe

    Fristen und Wiedervorlagen entstehen automatisch aus den Vorgängen. Für Rückfragen von Mandanten liegt ein Antwortentwurf bereit, den das Team prüft und versendet.

  7. Monat 5 bis 6Go-live
    07

    Alle Bausteine im Regelbetrieb, Feinjustierung

    Alle vier Bausteine laufen im Alltag. Das Team wird nachgeschult, Gesprächsabläufe und Vorlagen werden anhand echter Fälle verfeinert. Ohne Systemwechsel, auf DATEV, Outlook und n8n.

  8. Nach 6 MonatenErgebnis

    Ergebnis: 42 % weniger Bearbeitungszeit

    42 Prozent weniger Bearbeitungszeit pro Mandat, 15 Prozent mehr Mandanten und 23 Prozent mehr Marge, bei gleichem Team. Der Inhaber konzentriert sich auf Beratung.

02

Probleme & Lösungen

Die Kanzlei war fachlich stark, aber jeder Tag wurde von außen getaktet: Anrufe unterbrachen die Sachbearbeitung, Belege fehlten, Rückfragen stapelten sich. Wachstum hätte mehr Stunden beim Inhaber bedeutet.

Vorher Das Telefon unterbricht das Team

Terminwünsche, Rückfragen, Statusanfragen: Jeder Anruf riss jemanden aus der Arbeit.

Heute Digitale Empfangsdame mit Kalenderanbindung

Anrufe werden angenommen, Anliegen erfasst, Termine automatisch gebucht. Das Team bleibt in der Arbeit.

Vorher Belege kommen zu spät oder gar nicht

Das Nachfassen kostete Zeit und blieb im Tagesgeschäft liegen.

Heute Automatisierte Belegnachforderung

Das System fordert an, erinnert und meldet den Eingang. Ohne manuelles Nachfassen.

Vorher Neue Mandanten bedeuten Handarbeit

Stammdaten, Vollmachten, Akte: Jedes Onboarding lief über mehrere Schreibtische.

Heute Digitales Onboarding vom Erstkontakt bis zur Akte

Daten werden einmal erfasst, geprüft und in DATEV angelegt. Fristen und Wiedervorlagen entstehen automatisch.

03

Umsetzung

Die Umsetzung startete mit der digitalen Empfangsdame, weil das Telefon der größte Störfaktor war. Danach folgten Belegnachforderung, Onboarding sowie Fristen und KI-Antwortentwürfe. Alles auf DATEV, Outlook und n8n, ohne Systemwechsel.

01Empfangsdame & Terminvereinbarung

Die digitale Empfangsdame nimmt jeden Anruf in natürlicher Sprache an, erfasst das Anliegen und ordnet es dem Mandanten zu. Terminwünsche landen direkt als Buchung im Kanzleikalender, Rückrufe in der Wiedervorlage.

02Belege & Onboarding

Fehlende Belege werden automatisch angefordert und nachgehalten. Neue Mandanten durchlaufen ein digitales Onboarding: Daten erfassen, Vollmachten einholen, Akte in DATEV anlegen.

03Fristen & KI-Antwortentwürfe

Fristen und Wiedervorlagen entstehen automatisch aus den Vorgängen. Für Rückfragen von Mandanten liegt ein Antwortentwurf bereit, den das Team prüft und versendet.

EingangTRUSTAX AutomationErgebnis im System
So läuft es heute bei Kanzlei Schmittdatevoutlookn8n
AnrufDigitale Empfangsdame
KalenderTermin gebucht
MandantBelege & Rückfragen
TRUSTAX AutomationRegeln & KI
DATEVAkte & Onboarding
TeamNur Ausnahmen
04

Projektergebnisse

42 Prozent weniger Bearbeitungszeit pro Mandat, 15 Prozent mehr Mandanten und 23 Prozent mehr Marge, bei gleichem Team. Anrufe und Termine laufen über die digitale Empfangsdame, der Inhaber konzentriert sich auf Beratung.

Vorher und nach 6 MonatenVorherMit TRUSTAX
Bearbeitungszeit pro Mandat Ausgangswert −42 % −42 %
Mandanten Ausgangswert +15 % +15 %
Marge Ausgangswert +23 % +23 %
Das läuft heute automatisch4 Abläufe
  • Digitale Empfangsdame nimmt jeden Anruf an, mit Kalenderanbindung und automatischer Terminvereinbarung
  • Belegnachforderung automatisiert, fehlende Unterlagen werden ohne Zutun des Teams angefordert
  • Digitales Mandanten-Onboarding vom Erstkontakt bis zur fertigen Akte
  • Fristen und Wiedervorlagen automatisch, KI-Antwortentwürfe für Rückfragen
05

Das sagt Kanzlei Schmitt zur Zusammenarbeit.

VonFlorian Schmitt Datum7. Okt. 2025 QuelleTrustpilot
Einfach spitze

Tolles Produkt. Kompetentes Team. Alles wird schnell umgesetzt. Einfach toll.

Florian SchmittFlorian SchmittSteuerberater, Kanzlei Schmitt
Weitere Case Studies

Wir lassen unsere Arbeit für sich sprechen.

Jetzt Erstgespräch sichern 100 % kostenfrei und unverbindlich
Ihre Fragen beantwortet

Häufig gestellte Fragen

TRUSTAX ist der vollumfängliche KI-Wachstumspartner für Steuerkanzleien. Wir beraten nicht nur, wir implementieren auch: Wir analysieren Ihre Prozesse, automatisieren, was wirklich Zeit und Marge bringt, und setzen KI dort ein, wo sie sinnvoll und sicher ist. Das Ergebnis: mehr Marge, mehr Zeit und weniger Stress für Inhaber und Team.

Für Steuerkanzleien in allen Größen: von der Einzelkanzlei über Sozietäten bis zur Kanzleigruppe mit mehreren Standorten. Ob DATEV, BMD, RZL oder Addison im Einsatz ist, spielt keine Rolle. Wir bauen auf dem auf, was Sie haben.

Wir rechnen es vor dem Start gemeinsam durch: Ist-Zeit je Vorgang, Anzahl der Vorgänge, Stundensatz. Daraus ergibt sich, was ein Prozess heute kostet und was er automatisiert kostet. Und weil sich das schwer vorstellen lässt, zeigen wir Ihnen die Automatisierung an Ihren eigenen Prozessen, bevor Sie sich entscheiden.

Genau deshalb lohnt es sich. Ihr Aufwand beschränkt sich auf eine Ansprechperson für Rückfragen und Freigaben, in der Umsetzungsphase etwa zwei bis drei Stunden pro Woche. Analyse, technische Einrichtung, Tests und Schulung übernimmt TRUSTAX. Der erste Prozess läuft meist innerhalb weniger Wochen und gibt Ihrem Team die Zeit zurück, die heute fehlt.

Ja. DATEV, BMD, RZL, DVO, Addison, Ihr DMS, Outlook und Teams werden angebunden, nicht ersetzt. Wir bauen keine Insellösungen und vermeiden Doppelerfassung. Kein Systemwechsel, keine Schulung auf neue Software.

Ja. In 15 Minuten prüfen wir gemeinsam, ob und wie wir Ihrer Kanzlei helfen können, kostenlos und unverbindlich. Danach folgt ein 60-minütiges Strategiegespräch, in dem wir konkret schauen, welche Prozesse wir sinnvoll automatisieren.

Sehr gerne. Bringen Sie Partner, Kanzleileitung oder Ihr Team direkt in das Strategiegespräch mit. Auf Wunsch stellen wir eine kompakte Entscheidungsvorlage mit Aufwand, Nutzen und Zeitplan zusammen, damit alle Beteiligten auf demselben Stand sind.

Wir verkaufen keine Software und keinen Videokurs. Wir beraten und implementieren aus einer Hand, ausschließlich für Steuerkanzleien, DSGVO-konform und in Europa gehostet. Und wir automatisieren nur, was wirklich Sinn macht: Nicht alles wird durch KI besser.