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Kanzlei Schmitt – Digitale Empfangsdame und 42 % weniger Bearbeitungszeit
Kanzlei Schmitt Kanzlei Schmitt ist eine inhabergeführte Steuerkanzlei, die wachsen wollte, ohne dass der Inhaber mehr Stunden arbeitet. Telefon, offene Belege und Rückfragen bestimmten vor der Zusammenarbeit den Arbeitstag.
- Kanzlei
- Kanzlei Schmitt
- Branche
- Steuerberatung
- Situation
- Wachstum bei gleichem Team
- Systeme
- DATEV · Outlook · n8n
Projektübersicht
Mit Florian Schmitt haben wir die Kanzlei an den Stellen entlastet, die täglich am meisten Aufmerksamkeit gekostet haben: das Telefon, die Belegnachforderung und das Onboarding neuer Mandanten. Dazu kam eine digitale Empfangsdame, die jeden Anruf annimmt und Termine direkt im Kalender vereinbart.
Alle Bausteine wurden auf den bestehenden Systemen aufgebaut und Schritt für Schritt eingeführt. Der Inhaber konzentriert sich heute auf Beratung, das Team arbeitet ohne ständige Unterbrechungen.
- Monat 1Start01
Erstgespräch: Das Telefon ist der größte Störfaktor
Florian Schmitt und Marius Schopf gehen den Tag durch. Anrufe, fehlende Belege und Rückfragen takten die Kanzlei von außen. Wachstum hätte mehr Stunden beim Inhaber bedeutet.
- Monat 1Kick-off02
Kick-off und Prozessanalyse
Zwei Wochen lang werden Anrufe gezählt, Belegnachforderungen und Onboardings je Woche erfasst. Die Reihenfolge steht: erst das Telefon, dann Belege und Onboarding, dann Fristen und Rückfragen.
- Monat 2Umsetzung03
Umsetzung 1: Digitale Empfangsdame mit Kalenderanbindung
Jeder Anruf wird angenommen, das Anliegen erfasst und bei Terminwunsch direkt ein Termin im Kanzleikalender vereinbart. Zwei Wochen Aufbau, zwei Wochen Testphase parallel zum Team, dann Regelbetrieb.
- Monat 3Umsetzung04
Umsetzung 2: Belegnachforderung automatisch
Fehlende Unterlagen werden ohne Zutun des Teams angefordert, erinnert und bis zum Eingang nachgehalten.
- Monat 4Umsetzung05
Umsetzung 3: Onboarding bis zur fertigen Akte
Neue Mandanten werden vom Erstkontakt bis zur DATEV-Akte digital angelegt, inklusive Vollmachten und Stammdatenprüfung.
- Monat 5Umsetzung06
Umsetzung 4: Fristen und KI-Antwortentwürfe
Fristen und Wiedervorlagen entstehen automatisch aus den Vorgängen. Für Rückfragen von Mandanten liegt ein Antwortentwurf bereit, den das Team prüft und versendet.
- Monat 5 bis 6Go-live07
Alle Bausteine im Regelbetrieb, Feinjustierung
Alle vier Bausteine laufen im Alltag. Das Team wird nachgeschult, Gesprächsabläufe und Vorlagen werden anhand echter Fälle verfeinert. Ohne Systemwechsel, auf DATEV, Outlook und n8n.
- Nach 6 MonatenErgebnis
Ergebnis: 42 % weniger Bearbeitungszeit
42 Prozent weniger Bearbeitungszeit pro Mandat, 15 Prozent mehr Mandanten und 23 Prozent mehr Marge, bei gleichem Team. Der Inhaber konzentriert sich auf Beratung.
Probleme & Lösungen
Die Kanzlei war fachlich stark, aber jeder Tag wurde von außen getaktet: Anrufe unterbrachen die Sachbearbeitung, Belege fehlten, Rückfragen stapelten sich. Wachstum hätte mehr Stunden beim Inhaber bedeutet.
Terminwünsche, Rückfragen, Statusanfragen: Jeder Anruf riss jemanden aus der Arbeit.
Anrufe werden angenommen, Anliegen erfasst, Termine automatisch gebucht. Das Team bleibt in der Arbeit.
Das Nachfassen kostete Zeit und blieb im Tagesgeschäft liegen.
Das System fordert an, erinnert und meldet den Eingang. Ohne manuelles Nachfassen.
Stammdaten, Vollmachten, Akte: Jedes Onboarding lief über mehrere Schreibtische.
Daten werden einmal erfasst, geprüft und in DATEV angelegt. Fristen und Wiedervorlagen entstehen automatisch.
Umsetzung
Die Umsetzung startete mit der digitalen Empfangsdame, weil das Telefon der größte Störfaktor war. Danach folgten Belegnachforderung, Onboarding sowie Fristen und KI-Antwortentwürfe. Alles auf DATEV, Outlook und n8n, ohne Systemwechsel.
Die digitale Empfangsdame nimmt jeden Anruf in natürlicher Sprache an, erfasst das Anliegen und ordnet es dem Mandanten zu. Terminwünsche landen direkt als Buchung im Kanzleikalender, Rückrufe in der Wiedervorlage.
Fehlende Belege werden automatisch angefordert und nachgehalten. Neue Mandanten durchlaufen ein digitales Onboarding: Daten erfassen, Vollmachten einholen, Akte in DATEV anlegen.
Fristen und Wiedervorlagen entstehen automatisch aus den Vorgängen. Für Rückfragen von Mandanten liegt ein Antwortentwurf bereit, den das Team prüft und versendet.



KalenderTermin gebucht
TRUSTAX AutomationRegeln & KI
DATEVAkte & Onboarding Projektergebnisse
42 Prozent weniger Bearbeitungszeit pro Mandat, 15 Prozent mehr Mandanten und 23 Prozent mehr Marge, bei gleichem Team. Anrufe und Termine laufen über die digitale Empfangsdame, der Inhaber konzentriert sich auf Beratung.
- Digitale Empfangsdame nimmt jeden Anruf an, mit Kalenderanbindung und automatischer Terminvereinbarung
- Belegnachforderung automatisiert, fehlende Unterlagen werden ohne Zutun des Teams angefordert
- Digitales Mandanten-Onboarding vom Erstkontakt bis zur fertigen Akte
- Fristen und Wiedervorlagen automatisch, KI-Antwortentwürfe für Rückfragen
Das sagt Kanzlei Schmitt zur Zusammenarbeit.
Wir lassen unsere Arbeit für sich sprechen.
Häufig gestellte Fragen
TRUSTAX ist der vollumfängliche KI-Wachstumspartner für Steuerkanzleien. Wir beraten nicht nur, wir implementieren auch: Wir analysieren Ihre Prozesse, automatisieren, was wirklich Zeit und Marge bringt, und setzen KI dort ein, wo sie sinnvoll und sicher ist. Das Ergebnis: mehr Marge, mehr Zeit und weniger Stress für Inhaber und Team.
Für Steuerkanzleien in allen Größen: von der Einzelkanzlei über Sozietäten bis zur Kanzleigruppe mit mehreren Standorten. Ob DATEV, BMD, RZL oder Addison im Einsatz ist, spielt keine Rolle. Wir bauen auf dem auf, was Sie haben.
Wir rechnen es vor dem Start gemeinsam durch: Ist-Zeit je Vorgang, Anzahl der Vorgänge, Stundensatz. Daraus ergibt sich, was ein Prozess heute kostet und was er automatisiert kostet. Und weil sich das schwer vorstellen lässt, zeigen wir Ihnen die Automatisierung an Ihren eigenen Prozessen, bevor Sie sich entscheiden.
Genau deshalb lohnt es sich. Ihr Aufwand beschränkt sich auf eine Ansprechperson für Rückfragen und Freigaben, in der Umsetzungsphase etwa zwei bis drei Stunden pro Woche. Analyse, technische Einrichtung, Tests und Schulung übernimmt TRUSTAX. Der erste Prozess läuft meist innerhalb weniger Wochen und gibt Ihrem Team die Zeit zurück, die heute fehlt.
Ja. DATEV, BMD, RZL, DVO, Addison, Ihr DMS, Outlook und Teams werden angebunden, nicht ersetzt. Wir bauen keine Insellösungen und vermeiden Doppelerfassung. Kein Systemwechsel, keine Schulung auf neue Software.
Ja. In 15 Minuten prüfen wir gemeinsam, ob und wie wir Ihrer Kanzlei helfen können, kostenlos und unverbindlich. Danach folgt ein 60-minütiges Strategiegespräch, in dem wir konkret schauen, welche Prozesse wir sinnvoll automatisieren.
Sehr gerne. Bringen Sie Partner, Kanzleileitung oder Ihr Team direkt in das Strategiegespräch mit. Auf Wunsch stellen wir eine kompakte Entscheidungsvorlage mit Aufwand, Nutzen und Zeitplan zusammen, damit alle Beteiligten auf demselben Stand sind.
Wir verkaufen keine Software und keinen Videokurs. Wir beraten und implementieren aus einer Hand, ausschließlich für Steuerkanzleien, DSGVO-konform und in Europa gehostet. Und wir automatisieren nur, was wirklich Sinn macht: Nicht alles wird durch KI besser.



