Case Study · Steuerberatung · Österreich

Kanzlei aus Linz – BMD-Kanzlei mit 25 Mitarbeitenden: 0 verpasste Anrufe und 31 % weniger Zeit im Jahresabschluss

Wie eine wachsende BMD-Kanzlei in Oberösterreich Telefon, Belegnachforderung über BMD Com und die Vorprüfung der Jahresabschlüsse automatisiert hat und damit den Abschluss-Stau im Frühjahr aufgelöst hat.

Umgesetzt von StevenLucaSaschaTRUSTAX ProjektteamKI-Entwicklung, Automatisierung & Betreuung
„Mein Team hat im März zum ersten Mal seit Jahren keine Überstunden gemacht.“ Christoph M.Christoph M.Steuerberater & PartnerWeiterlesen
−31 %Zeit je Jahresabschluss
0verpasste Anrufe
+11 %Marge nach 6 Monaten
Projekt

Eine Steuerberatungskanzlei in Linz mit 25 Mitarbeitenden, zwei Partnern und rund 480 Mandaten, davon viele Kapitalgesellschaften mit Jahresabschluss. Die Kanzlei arbeitet vollständig in BMD NTCS und nutzt BMD Com als Mandantenportal.

Übersicht
  1. 01Projektübersicht
  2. 02Probleme & Lösungen
  3. 03Umsetzung
  4. 04Ergebnisse
  5. 05Kundenstimme
Steckbrief
Kanzlei
Kanzlei aus Linz
Branche
Steuerberatung · 25 Mitarbeitende
Situation
Telefonstress und 180 Jahresabschlüsse im Frühjahr
Systeme
BMD · Outlook · Teams · n8n
01

Projektübersicht

Mit den beiden Partnern haben wir die Kanzlei an den Stellen entlastet, die im Alltag und im Frühjahr am meisten Druck erzeugt haben: das Telefon, die Belegnachforderung und die Vorprüfung der Jahresabschlüsse. Dazu kam KanzleiGPT als interne Wissensbasis für das Team.

Alle Bausteine laufen in und um BMD NTCS und BMD Com, gehostet in Österreich. Die Umsetzung lief in vier Schritten über sechs Monate, bewusst so getaktet, dass die Vorprüfung der Abschlüsse vor der Frühjahrssaison stand.

  1. Monat 1Start
    01

    Erstgespräch: Telefon und Frühjahr

    Die Partner und Marius Schopf gehen den Kanzleialltag durch. Zwei Dinge stechen heraus: täglich rund 90 Anrufe, die das Team unterbrechen, und 180 Jahresabschlüsse, die jedes Frühjahr gleichzeitig anstehen.

  2. Monat 1Kick-off
    02

    Kick-off und Analyse der BMD-Abläufe

    Zwei Wochen lang messen wir Anrufe je Stunde, Unterbrechungen je Sachbearbeiter und Minuten je Jahresabschluss. Die Reihenfolge steht: zuerst das Telefon, dann die Nachforderung, dann die Vorprüfung vor der Saison.

  3. Monat 2Umsetzung
    03

    Umsetzung 1: Telefon-Agent mit Terminbuchung

    Der Telefon-Agent nimmt jeden Anruf an, erfasst das Anliegen und bucht Termine direkt in die Outlook-Kalender. Dringendes wird per Teams an den zuständigen Sachbearbeiter gemeldet. Zwei Wochen parallel zur Rezeption, dann Regelbetrieb.

  4. Monat 3Umsetzung
    04

    Umsetzung 2: Belegnachforderung über BMD Com

    Fehlende Belege und Abschlussunterlagen werden automatisch über BMD Com angefordert, mit Erinnerung und Eingangsprüfung. Der Status je Mandant ist für das Team in NTCS sichtbar.

  5. Monat 4Umsetzung
    05

    Umsetzung 3: KI-Vorprüfung der Jahresabschlüsse

    Vor jedem Abschluss prüft die KI Vollständigkeit, Plausibilität und Abweichungen zum Vorjahr und erstellt eine Prüfliste. Der Steuerberater startet mit der Liste statt mit dem Ordner. Getestet an 20 Abschlüssen des Vorjahres.

  6. Monat 5Umsetzung
    06

    Umsetzung 4: KanzleiGPT für das Team

    Kanzleiwissen, Mandantenhistorie und österreichisches Steuerrecht in einer internen Suche mit Quellenangabe. Gehostet in Österreich, ohne Datenabfluss. Das Team fragt KanzleiGPT, bevor es den Partner fragt.

  7. Monat 6Go-live
    07

    Frühjahrssaison im Regelbetrieb

    Die erste Abschlusssaison mit Vorprüfung: 180 Jahresabschlüsse, davon 140 mit vollständigen Unterlagen zum Starttermin. Sonderfälle werden ergänzt, die Prüflisten an echte Rückmeldungen angepasst.

  8. Nach 6 MonatenErgebnis

    Ergebnis: 31 % weniger Zeit je Abschluss, 0 verpasste Anrufe

    Je Jahresabschluss braucht die Kanzlei 31 Prozent weniger Zeit, kein Anruf geht mehr verloren, die Unterbrechungen je Sachbearbeiter sind um mehr als die Hälfte gesunken. Die Marge liegt 11 Prozent über dem Vorjahr, ohne Überstunden im März.

02

Probleme & Lösungen

Vor der Zusammenarbeit klingelte das Telefon rund 90-mal am Tag, Abschlussunterlagen wurden per Mail einzeln nachgefordert und jeder Jahresabschluss begann mit dem Suchen nach dem, was fehlt. Im Frühjahr führte das jedes Jahr zu Überstunden und verschobenen Fristen.

Vorher Telefon unterbricht das ganze Team

Rund 90 Anrufe am Tag, die Hälfte davon Terminwünsche und Statusfragen. Jeder Anruf kostete den Sachbearbeiter zehn Minuten Konzentration.

Heute Telefon-Agent mit Terminbuchung

Jeder Anruf wird angenommen, Termine landen direkt im Kalender, Dringendes kommt per Teams. Das Team telefoniert nur noch, wenn es fachlich nötig ist.

Vorher Abschlussunterlagen fehlen zum Start

Bei der Hälfte der Jahresabschlüsse fehlten zum Starttermin Unterlagen. Die Nachforderung lief per Mail und Zuruf.

Heute Nachforderung über BMD Com

Das System fordert automatisch über BMD Com an, erinnert und prüft den Eingang. Der Status ist in NTCS sichtbar.

Vorher Jeder Abschluss beginnt bei null

Vollständigkeit, Plausibilität und Vorjahresvergleich wurden von Hand geprüft, bevor die eigentliche Arbeit begann.

Heute KI-Vorprüfung mit Prüfliste

Die KI prüft vor und erstellt eine Liste. Der Steuerberater startet mit den offenen Punkten statt mit dem ganzen Ordner.

03

Umsetzung

Die Umsetzung lief in vier Schritten über sechs Monate, so getaktet, dass die Vorprüfung der Abschlüsse vor der Frühjahrssaison fertig war. Alle Bausteine laufen in und um BMD NTCS und BMD Com, gehostet in Österreich. Kein Systemwechsel, keine neue Oberfläche für das Team.

01Telefon-Agent & Terminbuchung

Der Agent nimmt jeden Anruf an, erfasst das Anliegen, bucht Termine direkt in die Outlook-Kalender und meldet Dringendes per Teams an den zuständigen Sachbearbeiter. Jedes Gespräch landet als Notiz in BMD NTCS.

02Nachforderung über BMD Com

Fehlende Belege und Abschlussunterlagen werden über BMD Com angefordert, mit Erinnerung und Eingangsprüfung. Der Status je Mandant ist für das Team in NTCS sichtbar, ohne Mail-Suche.

03Vorprüfung & KanzleiGPT

Die KI prüft jeden Abschluss auf Vollständigkeit, Plausibilität und Vorjahresabweichungen und erstellt eine Prüfliste. KanzleiGPT beantwortet Fragen zu Kanzleiwissen und österreichischem Steuerrecht mit Quellenangabe.

EingangTRUSTAX AutomationErgebnis im System
So läuft es heute bei Kanzlei aus Linzbmdoutlookteamsn8n
AnrufTelefon-Agent nimmt an
BMD ComNachforderung & Eingang
AbschlussakteUnterlagen & Vorjahr
TRUSTAX KIPrüft & erstellt Prüfliste
BMD NTCSStatus, Termine & Abschluss
TeamsDringendes an das Team
04

Projektergebnisse

Sechs Monate nach dem Start braucht die Kanzlei je Jahresabschluss 31 Prozent weniger Zeit, kein Anruf geht mehr verloren und die Unterbrechungen je Sachbearbeiter sind um 57 Prozent gesunken. Die erste Frühjahrssaison lief ohne Überstunden, die Marge liegt 11 Prozent über dem Vorjahr.

Vorher und nach 6 MonatenVorherMit TRUSTAX
Zeit je Jahresabschluss Ausgangswert −31 % −31 %
Unterbrechungen je Sachbearbeiter und Tag 14 6 −57 %
Abschlüsse mit vollständigen Unterlagen zum Start 50 % 78 % +28 Punkte
Das läuft heute automatisch4 Abläufe
  • Telefon-Agent, der jeden Anruf annimmt und Termine direkt in die Kalender bucht
  • Belegnachforderung und Abschlussunterlagen automatisch über BMD Com
  • KI-Vorprüfung der Jahresabschlüsse mit Prüfliste je Mandant
  • KanzleiGPT als interne Wissensbasis mit österreichischem Steuerrecht
05

Das sagt Kanzlei aus Linz zur Zusammenarbeit.

VonChristoph M. DatumMai 2026 QuelleKundenstimme
Der Abschluss-Stau im Frühjahr ist weg

Unser Problem war nicht die Software, BMD NTCS kann sehr viel. Unser Problem war, dass das Telefon den ganzen Tag geklingelt hat und im Frühjahr 180 Jahresabschlüsse gleichzeitig auf dem Tisch lagen, bei denen die Hälfte der Unterlagen gefehlt hat. TRUSTAX hat zuerst zugehört und gemessen, dann gebaut: Der Telefon-Agent nimmt heute jeden Anruf an und bucht Termine direkt in unsere Kalender, die Belegnachforderung läuft über BMD Com, und die KI prüft jeden Abschluss vor, bevor ein Steuerberater ihn ansieht. Mein Team hat im März zum ersten Mal seit Jahren keine Überstunden gemacht. Dass das alles in BMD bleibt und in Österreich gehostet wird, war für uns Bedingung, und es wurde eingehalten.

Christoph M.Christoph M.Steuerberater & Partner, Kanzlei aus Linz
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Häufig gestellte Fragen

TRUSTAX ist der vollumfängliche KI-Wachstumspartner für Steuerkanzleien. Wir beraten nicht nur, wir implementieren auch: Wir analysieren Ihre Prozesse, automatisieren, was wirklich Zeit und Marge bringt, und setzen KI dort ein, wo sie sinnvoll und sicher ist. Das Ergebnis: mehr Marge, mehr Zeit und weniger Stress für Inhaber und Team.

Für Steuerkanzleien in allen Größen: von der Einzelkanzlei über Sozietäten bis zur Kanzleigruppe mit mehreren Standorten. Ob DATEV, BMD, RZL oder Addison im Einsatz ist, spielt keine Rolle. Wir bauen auf dem auf, was Sie haben.

Wir rechnen es vor dem Start gemeinsam durch: Ist-Zeit je Vorgang, Anzahl der Vorgänge, Stundensatz. Daraus ergibt sich, was ein Prozess heute kostet und was er automatisiert kostet. Und weil sich das schwer vorstellen lässt, zeigen wir Ihnen die Automatisierung an Ihren eigenen Prozessen, bevor Sie sich entscheiden.

Genau deshalb lohnt es sich. Ihr Aufwand beschränkt sich auf eine Ansprechperson für Rückfragen und Freigaben, in der Umsetzungsphase etwa zwei bis drei Stunden pro Woche. Analyse, technische Einrichtung, Tests und Schulung übernimmt TRUSTAX. Der erste Prozess läuft meist innerhalb weniger Wochen und gibt Ihrem Team die Zeit zurück, die heute fehlt.

Ja. DATEV, BMD, RZL, DVO, Addison, Ihr DMS, Outlook und Teams werden angebunden, nicht ersetzt. Wir bauen keine Insellösungen und vermeiden Doppelerfassung. Kein Systemwechsel, keine Schulung auf neue Software.

Ja. In 15 Minuten prüfen wir gemeinsam, ob und wie wir Ihrer Kanzlei helfen können, kostenlos und unverbindlich. Danach folgt ein 60-minütiges Strategiegespräch, in dem wir konkret schauen, welche Prozesse wir sinnvoll automatisieren.

Sehr gerne. Bringen Sie Partner, Kanzleileitung oder Ihr Team direkt in das Strategiegespräch mit. Auf Wunsch stellen wir eine kompakte Entscheidungsvorlage mit Aufwand, Nutzen und Zeitplan zusammen, damit alle Beteiligten auf demselben Stand sind.

Wir verkaufen keine Software und keinen Videokurs. Wir beraten und implementieren aus einer Hand, ausschließlich für Steuerkanzleien, DSGVO-konform und in Europa gehostet. Und wir automatisieren nur, was wirklich Sinn macht: Nicht alles wird durch KI besser.