Case Study · Steuerberatung

Kanzlei aus München – ADDISON-Kanzlei spart 38 % Zeit je Buchungsmonat und zahlt Löhne 3 Tage früher ab

Wie eine ADDISON-Kanzlei mit 14 Mitarbeitenden Belegstrecke, Lohn-Unterlagen und Mandantenkommunikation automatisiert hat, ohne ADDISON zu verlassen und ohne neues Personal.

Umgesetzt von StevenLucaSaschaTRUSTAX ProjektteamKI-Entwicklung, Automatisierung & Betreuung
„TRUSTAX hat nicht versucht, uns ein neues System zu verkaufen, sondern hat die Abläufe um OneClick und das DMS herum automatisiert.“ Rolf R.Rolf R.KanzleiinhaberWeiterlesen
−38 %Zeit je Buchungsmonat
3 Tagefrüher mit der Lohnabrechnung
+14 %Marge nach 7 Monaten
Projekt

Eine inhabergeführte Steuerkanzlei in München mit 14 Mitarbeitenden, rund 340 Mandaten und einem starken Lohnbereich. Die Kanzlei arbeitet seit über zehn Jahren mit ADDISON, nutzte das Mandantenportal OneClick aber nur für den Dokumentenversand.

Übersicht
  1. 01Projektübersicht
  2. 02Probleme & Lösungen
  3. 03Umsetzung
  4. 04Ergebnisse
  5. 05Kundenstimme
Steckbrief
Kanzlei
Kanzlei aus München
Branche
Steuerberatung · 14 Mitarbeitende
Situation
Lohn und Fibu für 340 Mandate, Belege kamen unvollständig
Systeme
ADDISON · Outlook · n8n
01

Projektübersicht

Gemeinsam mit dem Inhaber haben wir die drei Abläufe angepackt, die jeden Monat aufs Neue Zeit gekostet haben: die Belegstrecke in der Finanzbuchhaltung, das Einsammeln der Lohnunterlagen und die Statusanfragen der Mandanten. Alles direkt auf ADDISON OneClick, ADDISON DMS und Outlook, ohne Systemwechsel.

Die Umsetzung lief in drei Schritten über sieben Monate, jede Automatisierung zuerst mit zwei Pilotmandanten. Erst wenn das Team den Ablauf im Alltag freigegeben hat, wurde auf alle Mandanten ausgerollt.

  1. Monat 1Start
    01

    Erstgespräch: Warum ist der 10. jeden Monat Stress?

    Rolf R. und Marius Schopf gehen den Monatsablauf durch. Belege kommen bis zum 10. in drei Wellen, Lohnunterlagen werden einzeln nachgefragt, das Team hängt zwischen Fibu und Telefon.

  2. Monat 1Kick-off
    02

    Kick-off und Prozessanalyse in ADDISON

    Zwei Wochen lang erfassen wir je Mandant: Wie kommen Belege an, wie viele Rückfragen pro Buchungsmonat, wie viele Minuten je Vorgang. Ergebnis: Die Belegstrecke hat den größten Hebel, die Lohnunterlagen den größten Stressfaktor.

  3. Monat 2 bis 3Umsetzung
    03

    Umsetzung 1: Belegstrecke mit Buchungsstapel

    Belege aus OneClick, Mail und Scan laufen in eine Strecke: Auslesen, Pflichtangaben prüfen, Dubletten erkennen, Vorkontierung nach SKR 03. Das Team gibt den Buchungsstapel in ADDISON frei. Vier Wochen Pilot mit zwei Mandanten, dann Ausrollen.

  4. Monat 4Umsetzung
    04

    Umsetzung 2: Lohnunterlagen einsammeln

    Ab dem 25. fordert das System je Mandant die offenen Lohnunterlagen an, erinnert zweimal und meldet am 2. des Monats, was noch fehlt. Der Lohnbereich startet mit vollständigen Unterlagen statt mit einer Telefonliste.

  5. Monat 5Umsetzung
    05

    Umsetzung 3: Fristen, Bescheide und Statusupdates

    Fristen entstehen automatisch aus den Vorgängen im DMS. Bescheide werden gegen die Erklärung geprüft, Abweichungen landen als Aufgabe beim Sachbearbeiter. Mandanten bekommen Statusupdates, bevor sie nachfragen.

  6. Monat 6Go-live
    06

    Regelbetrieb und Feinjustierung

    Alle Abläufe laufen für alle Mandanten. Sonderfälle wie Bauleistungen und Reisekosten werden ergänzt, die Vorlagen an echte Rückmeldungen angepasst. Das Team wird nachgeschult.

  7. Nach 7 MonatenErgebnis

    Ergebnis: 38 % weniger Zeit je Buchungsmonat

    Je Buchungsmonat braucht das Team 38 Prozent weniger Zeit, die Lohnabrechnung ist im Schnitt drei Tage früher fertig und die Marge liegt 14 Prozent über dem Ausgangswert. 22 neue Mandate wurden ohne neues Personal aufgenommen.

02

Probleme & Lösungen

Vor der Zusammenarbeit kamen Belege in drei Wellen bis zum 10., Lohnunterlagen wurden einzeln per Telefon eingesammelt und Mandanten fragten per Mail nach dem Stand. Das Team war gut, aber jeden Monat im Rückstand.

Vorher Belege unvollständig und spät

Mandanten lieferten per Mail, Post und OneClick durcheinander, Dubletten und fehlende Pflichtangaben fielen erst beim Buchen auf.

Heute Belegstrecke mit KI-Prüfung und Buchungsstapel

Ein Eingang, automatische Prüfung, fertige Vorkontierung. Das Team prüft den Stapel in ADDISON, statt Belege zu sortieren.

Vorher Lohnunterlagen per Telefonliste

Stundenzettel und Krankmeldungen wurden ab dem 1. einzeln nachgefragt. Die Lohnabrechnung begann regelmäßig erst am 8.

Heute Automatische Anforderung ab dem 25.

Das System fordert an, erinnert und meldet am 2., was fehlt. Der Lohnbereich startet mit vollständigen Unterlagen.

Vorher Rückfragen zum Stand

Jede zweite Mandantenmail war eine Statusfrage. Sachbearbeiter wurden ständig unterbrochen.

Heute Statusupdates und Fristen automatisch

Mandanten werden informiert, bevor sie fragen. Fristen und Bescheidprüfung laufen aus dem Vorgang heraus.

03

Umsetzung

Die Umsetzung lief in drei Schritten über sieben Monate, komplett auf den bestehenden Systemen ADDISON OneClick, ADDISON DMS, Outlook und n8n. Jede Automatisierung startete mit zwei Pilotmandanten, bevor sie für alle 340 Mandate aktiv wurde.

01Belegstrecke & Buchungsstapel

Belege aus OneClick, Mail und Scan laufen in eine Strecke. Die KI liest aus, prüft Pflichtangaben und Dubletten, kontiert nach SKR 03 vor und legt einen Buchungsstapel an. Das Team prüft in ADDISON und gibt frei.

02Lohnunterlagen & Anforderung

Ab dem 25. jeden Monats fordert das System je Mandant die offenen Lohnunterlagen an, erinnert zweimal und meldet am 2., was fehlt. Der Lohnbereich startet drei Tage früher.

03Fristen, Bescheide & Statusupdates

Fristen entstehen aus dem Vorgang im DMS, Bescheide werden gegen die Erklärung geprüft. Mandanten bekommen Statusupdates, bevor sie nachfragen.

EingangTRUSTAX AutomationErgebnis im System
So läuft es heute bei Kanzlei aus Münchenaddisonoutlookn8n
OneClickBelege & Lohnunterlagen
AnforderungAb dem 25. automatisch
TRUSTAX KILiest, prüft, kontiert vor
Team gibt freiBuchungsstapel prüfen
ADDISONFibu, Lohn & DMS
Status­updateAn Mandanten
04

Projektergebnisse

Sieben Monate nach dem Start braucht das Team je Buchungsmonat 38 Prozent weniger Zeit, die Lohnabrechnung ist im Schnitt drei Tage früher fertig und die Marge liegt 14 Prozent über dem Ausgangswert. 22 neue Mandate wurden ohne zusätzliches Personal aufgenommen, ADDISON blieb das führende System.

Vorher und nach 6 MonatenVorherMit TRUSTAX
Zeit je Buchungsmonat Ausgangswert −38 % −38 %
Start der Lohnabrechnung 8. des Monats 3. des Monats 3 Tage früher fertig
Marge Ausgangswert +14 % +14 %
Das läuft heute automatisch4 Abläufe
  • Belegstrecke über ADDISON OneClick mit KI-Auslesen, Dublettenprüfung und fertigem Buchungsstapel
  • Lohnunterlagen automatisch ab dem 25. angefordert und bis zum Eingang nachgehalten
  • Fristen und Bescheidprüfung direkt aus den Vorgängen im ADDISON DMS
  • Statusupdates an Mandanten ohne manuelles Nachfassen
05

Das sagt Kanzlei aus München zur Zusammenarbeit.

VonRolf R. DatumMärz 2026 QuelleKundenstimme
Belege kommen vollständig, Löhne sind früher fertig

Wir arbeiten seit über zehn Jahren mit ADDISON und wollten das auch nicht ändern. Trotzdem haben wir jeden Monat Belege hinterhertelefoniert, Lohnunterlagen zusammengesucht und jede zweite Mail war eine Rückfrage zum Stand. TRUSTAX hat nicht versucht, uns ein neues System zu verkaufen, sondern hat die Abläufe um OneClick und das DMS herum automatisiert. Heute kommen die Belege vollständig, die Vorkontierung liegt als Buchungsstapel bereit und die Lohnunterlagen sind am 3. des Monats da statt am 10. Was mich überzeugt hat: Jede Automatisierung wurde erst mit zwei Mandanten getestet, bevor sie für alle lief. Das Team hat es dadurch angenommen, statt sich zu wehren.

Rolf R.Rolf R.Kanzleiinhaber, Kanzlei aus München
Weitere Case Studies

Wir lassen unsere Arbeit für sich sprechen.

Kanzlei DienerWie eine neue Inhaberin Belege, Vorkontierung und Fristen in feste Abläufe überführt hat, ohne das Team mit mehr Handarbeit zu belasten.+17 %Marge in 6 Monaten3Kernprozesse automatisiertCase Study lesen Kanzlei SchmittWie eine Kanzlei mit gleichem Team 15 % mehr Mandanten betreut, weil Telefon, Belege und Onboarding nicht mehr am Inhaber hängen.−42 %Bearbeitungszeit+15 %MandantenCase Study lesen Kanzlei aus LinzWie eine wachsende BMD-Kanzlei in Oberösterreich Telefon, Belegnachforderung über BMD Com und die Vorprüfung der Jahresabschlüsse automatisiert hat und damit den Abschluss-Stau im Frühjahr aufgelöst hat.−31 %Zeit je Jahresabschluss0verpasste AnrufeCase Study lesen
Jetzt Erstgespräch sichern 100 % kostenfrei und unverbindlich
Ihre Fragen beantwortet

Häufig gestellte Fragen

TRUSTAX ist der vollumfängliche KI-Wachstumspartner für Steuerkanzleien. Wir beraten nicht nur, wir implementieren auch: Wir analysieren Ihre Prozesse, automatisieren, was wirklich Zeit und Marge bringt, und setzen KI dort ein, wo sie sinnvoll und sicher ist. Das Ergebnis: mehr Marge, mehr Zeit und weniger Stress für Inhaber und Team.

Für Steuerkanzleien in allen Größen: von der Einzelkanzlei über Sozietäten bis zur Kanzleigruppe mit mehreren Standorten. Ob DATEV, BMD, RZL oder Addison im Einsatz ist, spielt keine Rolle. Wir bauen auf dem auf, was Sie haben.

Wir rechnen es vor dem Start gemeinsam durch: Ist-Zeit je Vorgang, Anzahl der Vorgänge, Stundensatz. Daraus ergibt sich, was ein Prozess heute kostet und was er automatisiert kostet. Und weil sich das schwer vorstellen lässt, zeigen wir Ihnen die Automatisierung an Ihren eigenen Prozessen, bevor Sie sich entscheiden.

Genau deshalb lohnt es sich. Ihr Aufwand beschränkt sich auf eine Ansprechperson für Rückfragen und Freigaben, in der Umsetzungsphase etwa zwei bis drei Stunden pro Woche. Analyse, technische Einrichtung, Tests und Schulung übernimmt TRUSTAX. Der erste Prozess läuft meist innerhalb weniger Wochen und gibt Ihrem Team die Zeit zurück, die heute fehlt.

Ja. DATEV, BMD, RZL, DVO, Addison, Ihr DMS, Outlook und Teams werden angebunden, nicht ersetzt. Wir bauen keine Insellösungen und vermeiden Doppelerfassung. Kein Systemwechsel, keine Schulung auf neue Software.

Ja. In 15 Minuten prüfen wir gemeinsam, ob und wie wir Ihrer Kanzlei helfen können, kostenlos und unverbindlich. Danach folgt ein 60-minütiges Strategiegespräch, in dem wir konkret schauen, welche Prozesse wir sinnvoll automatisieren.

Sehr gerne. Bringen Sie Partner, Kanzleileitung oder Ihr Team direkt in das Strategiegespräch mit. Auf Wunsch stellen wir eine kompakte Entscheidungsvorlage mit Aufwand, Nutzen und Zeitplan zusammen, damit alle Beteiligten auf demselben Stand sind.

Wir verkaufen keine Software und keinen Videokurs. Wir beraten und implementieren aus einer Hand, ausschließlich für Steuerkanzleien, DSGVO-konform und in Europa gehostet. Und wir automatisieren nur, was wirklich Sinn macht: Nicht alles wird durch KI besser.