Anfang 2026 habe ich meine Steuerberatungskanzlei übernommen. Fachlich war ich gut aufgestellt, beim Thema planbares Wachstum, Prozesse und Automatisierung hat mir aber eine klare Struktur und natürlich auch das Wissen und die Zeit dazu gefehlt. Gemeinsam mit Marius und Trustax bauen wir geplante Automatisierungen auf, mit denen ich hier an allen Baustellen basteln kann. Am meisten schätze ich die Ehrlichkeit und Direktheit: Bei Marius wird nicht um den heißen Brei herumgeredet, sondern Themen werden klar benannt und Probleme angesprochen. Gerade beim Aufbau von Strukturen hilft dieser nüchterne Blick auf die Realität und das ehrliche Feedback wirklich weiter. Ich bin jetzt sehr gespannt, was mich noch alles erwartet und freue mich auf die weitere Zusammenarbeit!
Kanzlei Diener – Nach der Übernahme in sechs Monaten zu 17 % mehr Marge
TRUSTAX ProjektteamKI-Entwicklung, Automatisierung & Betreuung 
Alina DienerGeschäftsführerinWeiterlesen 
Kanzlei Diener Kanzlei Diener ist eine inhabergeführte Steuerkanzlei, die Anfang 2026 von Alina Diener übernommen wurde. Fachlich stark aufgestellt, fehlten nach der Übernahme klare Strukturen für planbares Wachstum, Prozesse und Automatisierung.
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- Steuerberatung
- Situation
- Übernahme Anfang 2026
- Systeme
- DATEV · Outlook · n8n
Projektübersicht
Gemeinsam mit Alina Diener haben wir die drei Prozesse angepackt, die im Kanzleialltag am meisten Zeit gebunden haben: Belegeingang, Vorkontierung und Fristenkontrolle. Ziel war nicht ein großes Projekt, sondern ein System, das ab der ersten Woche läuft und dem Team spürbar Arbeit abnimmt.
Dazu gehörte mehr als Technik: Jede Automatisierung wurde an den tatsächlichen Abläufen der Kanzlei ausgerichtet, mit dem Team getestet und erst dann scharf geschaltet. Parallel haben wir in wöchentlichen Struktur-Terminen die Zahlen, die Auslastung und die nächsten Schritte besprochen.
- Monat 1Start01
Erstgespräch: Wo geht die Zeit hin?
Alina Diener und Marius Schopf gehen den Kanzleialltag durch. Schnell klar: Belege, Vorkontierung und Fristen binden am meisten Zeit und laufen ohne feste Struktur.
- Monat 1Kick-off02
Kick-off und Prozessanalyse mit dem Team
Zwei Wochen lang erfassen wir mit dem Team Ist-Zeiten je Vorgang, Anzahl der Vorgänge und Stundensätze. Daraus entsteht die Reihenfolge: erst Belegeingang, dann Vorkontierung, dann Fristen.
- Monat 2Umsetzung03
Umsetzung 1: Belegeingang ohne Nachfassen
Mandanten liefern digital, fehlende Belege werden automatisch angefordert und nachgehalten. Zwei Wochen Aufbau, zwei Wochen Testlauf mit echten Mandanten, dann Regelbetrieb.
- Monat 3Umsetzung04
Umsetzung 2: Vorkontierung mit KI-Vorschlag
Belege werden erkannt, Beträge und Konten gelesen und eine Kontierung vorgeschlagen. Das Team prüft im gewohnten DATEV-Umfeld und gibt frei. In den ersten Wochen lernt das System aus jeder Korrektur.
- Monat 4Umsetzung05
Umsetzung 3: Fristen und Wiedervorlagen zentral
Keine Excel-Listen mehr. Fristen entstehen automatisch aus den Vorgängen, erinnern rechtzeitig und sind für alle im Team sichtbar. Die alten Listen laufen einen Monat parallel mit, bis alle sicher sind.
- Monat 5Go-live06
Alle Bausteine im Regelbetrieb, Feinjustierung
Alle drei Abläufe laufen ohne Parallelbetrieb. Das Team wird nachgeschult, Sonderfälle werden ergänzt. In wöchentlichen Struktur-Terminen schauen wir auf Zahlen, Auslastung und die nächsten Schritte.
- Nach 6 MonatenErgebnis
Ergebnis: 17 % mehr Marge
Sechs Monate nach der Übernahme liegt die Marge 17 Prozent über dem Ausgangswert. Drei Kernprozesse laufen standardisiert, die Inhaberin hat Zeit für Beratung und den weiteren Aufbau.
Probleme & Lösungen
Vor der Zusammenarbeit liefen Belegeingang, Vorkontierung und Fristen per Zuruf, E-Mail und Excel. Das funktionierte, solange alle Beteiligten alles im Kopf hatten. Für planbares Wachstum war das keine Basis, und die neue Inhaberin wäre schnell zur Engstelle geworden.
Per Mail, WhatsApp oder in der Mappe. Das Team fragte einzeln nach, oft mehrfach.
Ein Kanal, ein Status pro Mandant. Was fehlt, wird ohne Zutun des Teams angefordert.
Jeder Beleg wurde manuell erfasst und kontiert, Stunde um Stunde.
Die KI schlägt vor, das Team prüft und gibt frei. Aus Erfassen wird Kontrollieren.
Fristen wurden händisch gepflegt. Ein Wechsel im Team hätte gereicht, damit etwas durchrutscht.
Fristen entstehen aus dem Vorgang, erinnern rechtzeitig und sind für alle sichtbar.
Umsetzung
Die Umsetzung lief in drei Schritten über sechs Monate: Analyse der bestehenden Abläufe, Aufbau der Automatisierungen auf den vorhandenen Systemen (DATEV, Outlook, n8n) und ein begleiteter Start mit dem Team. Kein Systemwechsel, keine neue Software für die Mitarbeitenden.
Belege laufen über einen Kanal ein, werden dem Mandanten zugeordnet und mit einem Status versehen. Fehlende Unterlagen fordert das System automatisch an und erinnert, bis sie da sind.
Die KI liest Belege, erkennt Beträge und Konten und schlägt die Kontierung vor. Das Team prüft im gewohnten DATEV-Umfeld und gibt frei. Unsichere Fälle werden markiert, nicht durchgewunken.
Fristen entstehen automatisch aus den Vorgängen und erinnern rechtzeitig. In wöchentlichen Terminen haben wir Zahlen, Auslastung und nächste Schritte besprochen, damit die Struktur auch nach dem Projekt trägt.
NachforderungAutomatisch per Mail 
TRUSTAX KILiest & kontiert vor DATEVBuchung & Akte Projektergebnisse
Sechs Monate nach der Übernahme liegt die Marge 17 Prozent über dem Ausgangswert. Die drei Kernprozesse Belege, Vorkontierung und Fristen laufen standardisiert, das Team ist spürbar entlastet und die Inhaberin hat Zeit für Beratung und den weiteren Aufbau der Kanzlei.
- Belegeingang standardisiert: Mandanten liefern digital, fehlende Belege werden automatisch nachgefordert
- KI-gestützte Vorkontierung mit Prüfung durch das Team statt manueller Erfassung
- Fristen und Wiedervorlagen zentral und automatisch, keine Excel-Listen mehr
- Wöchentliche Struktur-Termine mit klarem Blick auf Zahlen, Auslastung und nächste Schritte
Das sagt Kanzlei Diener zur Zusammenarbeit.
Wir lassen unsere Arbeit für sich sprechen.
Häufig gestellte Fragen
TRUSTAX ist der vollumfängliche KI-Wachstumspartner für Steuerkanzleien. Wir beraten nicht nur, wir implementieren auch: Wir analysieren Ihre Prozesse, automatisieren, was wirklich Zeit und Marge bringt, und setzen KI dort ein, wo sie sinnvoll und sicher ist. Das Ergebnis: mehr Marge, mehr Zeit und weniger Stress für Inhaber und Team.
Für Steuerkanzleien in allen Größen: von der Einzelkanzlei über Sozietäten bis zur Kanzleigruppe mit mehreren Standorten. Ob DATEV, BMD, RZL oder Addison im Einsatz ist, spielt keine Rolle. Wir bauen auf dem auf, was Sie haben.
Wir rechnen es vor dem Start gemeinsam durch: Ist-Zeit je Vorgang, Anzahl der Vorgänge, Stundensatz. Daraus ergibt sich, was ein Prozess heute kostet und was er automatisiert kostet. Und weil sich das schwer vorstellen lässt, zeigen wir Ihnen die Automatisierung an Ihren eigenen Prozessen, bevor Sie sich entscheiden.
Genau deshalb lohnt es sich. Ihr Aufwand beschränkt sich auf eine Ansprechperson für Rückfragen und Freigaben, in der Umsetzungsphase etwa zwei bis drei Stunden pro Woche. Analyse, technische Einrichtung, Tests und Schulung übernimmt TRUSTAX. Der erste Prozess läuft meist innerhalb weniger Wochen und gibt Ihrem Team die Zeit zurück, die heute fehlt.
Ja. DATEV, BMD, RZL, DVO, Addison, Ihr DMS, Outlook und Teams werden angebunden, nicht ersetzt. Wir bauen keine Insellösungen und vermeiden Doppelerfassung. Kein Systemwechsel, keine Schulung auf neue Software.
Ja. In 15 Minuten prüfen wir gemeinsam, ob und wie wir Ihrer Kanzlei helfen können, kostenlos und unverbindlich. Danach folgt ein 60-minütiges Strategiegespräch, in dem wir konkret schauen, welche Prozesse wir sinnvoll automatisieren.
Sehr gerne. Bringen Sie Partner, Kanzleileitung oder Ihr Team direkt in das Strategiegespräch mit. Auf Wunsch stellen wir eine kompakte Entscheidungsvorlage mit Aufwand, Nutzen und Zeitplan zusammen, damit alle Beteiligten auf demselben Stand sind.
Wir verkaufen keine Software und keinen Videokurs. Wir beraten und implementieren aus einer Hand, ausschließlich für Steuerkanzleien, DSGVO-konform und in Europa gehostet. Und wir automatisieren nur, was wirklich Sinn macht: Nicht alles wird durch KI besser.