Lösung · Fristenmanagement automatisieren

Fristenmanagement in der Steuerkanzlei automatisieren: Keine Frist lebt mehr im Kopf

Bescheide werden erkannt, Fristen berechnet und eingetragen, Wiedervorlagen und Erinnerungen laufen von selbst, Eskalationen gehen an die richtige Person. Die Fristenkontrolle bleibt in Ihrem System, die Handarbeit entfällt.

Kostenlosen KI-Check starten 100 % kostenfrei und in 2 Minuten ausgefüllt
Fristenkontrolle läuft
ESt-Bescheid 2025, MüllerPosteingang, als Scan Eingang
  1. Bescheid erkanntSteuerart, Jahr, Mandant
  2. Mit Erklärung verglichenAbweichung: 412,00 €
  3. Einspruchsfrist berechnetBekanntgabe + 1 Monat
  4. Eingetragen & zugewiesenSachbearbeiterin L. Weber
ErgebnisFrist in der KontrolleErinnerung 7 und 2 Tage vorher 0 verpasste Fristen
Kurz beantwortet

Automatisiertes Fristenmanagement bedeutet: Jedes eingehende Schreiben mit Frist wird erkannt, die Frist wird berechnet, in die Fristenkontrolle eingetragen und dem zuständigen Mitarbeitenden zugeordnet. Erinnerungen gehen rechtzeitig an Team und Mandant, und wenn nichts passiert, eskaliert der Vorgang an die Kanzleileitung. Bei Steuerbescheiden vergleicht die KI zusätzlich Bescheid und Erklärung und markiert Abweichungen. TRUSTAX richtet das in ein bis zwei Wochen ein, angebunden an DATEV, BMD oder Ihre bestehende Fristenkontrolle. Die Prüfung der berechneten Frist und die Entscheidung über einen Einspruch bleiben beim Berufsträger.

TRUSTAX, Frankfurt am Main · Stand November 2026
Das Problem

Woran es heute hängt

01 Fristen hängen an einzelnen PersonenWer den Bescheid öffnet, trägt die Frist ein. Ist die Person krank oder im Urlaub, hängt alles an einer Vertretung, die den Vorgang nicht kennt.
02 Bescheide verstecken sich im PosteingangAls Scan, als Anhang, zwischen zwanzig anderen Mails. Bis er gefunden und zugeordnet ist, läuft die Frist bereits.
03 Nachhalten kostet mehr als EintragenErinnern, nachfragen, erneut erinnern, an den Mandanten und ins Team. Die eigentliche Arbeit beginnt erst, wenn alles da ist.
Ein Dienstag, ohne Automatisierung 08:00
  1. Schreiben mit Frist im Posteingang 0
  2. Fristen in Listen und Köpfen 0
  3. Minuten Eintragen und Nachhalten 0Min
Routine heute 0 Min · nicht abrechenbar läuft
Kostenloser KI-Check

Wie viele Stunden lässt Ihre Kanzlei jeden Monat liegen?

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Sofort-AuswertungBeispiel 58von 100 ProzesseDatenKommunikationTeamCompliance Ihre Top-3-Hebel1Belege nachfordern2Rückfragen per Mail3Mandantenonboarding
So läuft es

Vom Eingang bis zur Freigabe

Die Quelle bleibt, wo sie ist, die Kanzleisoftware auch. Dazwischen verbinden n8n und die KI die Schritte, die heute von Hand laufen. Am Ende steht immer ein Mensch, der freigibt.

  • Hosting in Europa, Auftragsverarbeitung nach DSGVO
  • Anbindung über die offiziellen Schnittstellen, kein Systemwechsel
  • Jede Außenwirkung nur mit Freigabe aus der Kanzlei
BescheidMail, Scan, Portal
n8n WorkflowIn Europa gehostet
TRUSTAX KIErkennt, vergleicht, berechnet
FristenkontrolleDATEV / BMD, Steuerboard
Erinnerung & EskalationBestätigt durch Ihr Team
So setzen wir es um

Done4You, in vier Schritten

Analyse, Umsetzung, Test und Betrieb übernimmt TRUSTAX. Ihr Aufwand: eine Ansprechperson, zwei bis drei Stunden pro Woche in der Umsetzungsphase.

01 Eingänge anbindenPosteingang, Scanner und Portal werden angebunden. Die KI erkennt Bescheide, Anhörungen und andere Schreiben mit Frist und ordnet sie Mandant und Akte zu. Woche 1TRUSTAX + Ihre Ansprechperson
02 Fristen berechnen und eintragenAus Datum und Art des Schreibens wird die Frist berechnet und in Ihre Fristenkontrolle eingetragen, mit Zuständigkeit und Vorfrist. Woche 2–4TRUSTAX
03 Bescheide vergleichenBescheid und Erklärung werden gegenübergestellt, Abweichungen markiert. Der Sachbearbeiter sieht sofort, ob ein Einspruch zu prüfen ist. Woche 4–5Ihr Team prüft, TRUSTAX justiert
04 Erinnern und eskalierenErinnerungen gehen automatisch an Team und Mandant. Bleibt ein Vorgang liegen, eskaliert er an die Kanzleileitung. ab Woche 6TRUSTAX betreibt, Ihr Team arbeitet
Ehrlich abgegrenzt

Was automatisch läuft, was Freigabe braucht

Keine Automatisierung handelt nach außen ohne einen Menschen. Diese Aufteilung gilt für jeden Ablauf, den wir bauen.

Läuft automatisch
  • Schreiben mit Frist erkennen und zuordnen
  • Fristen berechnen und in die Fristenkontrolle eintragen
  • Bescheid und Erklärung vergleichen
  • Erinnerungen an Team und Mandanten
  • Eskalation bei liegengebliebenen Vorgängen
Nur mit Freigabe
  • Bestätigung der berechneten Frist durch einen Mitarbeitenden
  • Entscheidung über Einspruch oder Antrag
  • Fristverlängerungsanträge
Machen wir nicht
  • Einsprüche ohne Freigabe einlegen
  • Die Verantwortung für die Fristenkontrolle übernehmen
  • Fristen streichen oder ändern ohne Protokoll
Belegte Ergebnisse

Zahlen aus Kanzleien

Alle Werte stammen aus veröffentlichten Erfolgsgeschichten oder unserer Leistungsbeschreibung. Anonymisierte Kanzleien sind als solche gekennzeichnet.

0verpasste FristenFristen- & Aufgabenmanagement, Leistungsbeschreibung+17 %Marge in 6 MonatenKanzlei Diener · Fristen und Wiedervorlagen zentral1–2 Wochenbis zum laufenden AblaufLeistungsbeschreibung
Für wen das passt
  • Kanzleien, in denen Fristen in Excel, Outlook oder Köpfen leben
  • Kanzleien mit hohem Bescheidaufkommen
  • Kanzleien mit mehreren Standorten oder Teilzeitkräften
  • Berufsträger, die das Haftungsrisiko verpasster Fristen senken wollen
Echte Kundenergebnisse mit nachweisbaren Zahlen
Alle Fallstudien
Florian Schmitt 42 % Schmitt Florian Schmitt Steuerberater 42 % · weniger Bearbeitungszeit +15 % Mandanten · +23 % Marge Rolf R. +14 % Kanzlei aus München Rolf R. Kanzleiinhaber, ADDISON-Kanzlei +14 % · Marge nach 7 Monaten ADDISON-Kanzlei · −38 % Zeit je Buchungsmonat Alina Diener +17 % Diener Alina Diener Geschäftsführerin +17 % · Marge in 6 Monaten nach Kanzleiübernahme Benedikt Rohlmann 100 % Rohlmann Benedikt Rohlmann Kanzleiinhaber 100 % · automatisiertes DATEV-Mandantenonboarding mehrfache DATEV-Anbindung Christoph M. 0 Kanzlei aus Linz Christoph M. Steuerberater & Partner, BMD-Kanzlei 0 · verpasste Anrufe BMD-Kanzlei · −31 % Zeit je Jahresabschluss Josefine F. −40 % Kanzlei in Hessen Josefine F. Steuerberaterin −40 % · Rückfragen per Telefon Mandantenkommunikation automatisiert Betim Dobruna 24/7 BeKa Betim Dobruna Steuerberater 24/7 · Voice-AI-Agent am Telefon Kein verpasster Anruf, jedes Anliegen erfasst Petra S. +60 Kanzlei aus Nürnberg Petra S. Steuerberaterin, Agenda-Kanzlei +60 · Mandate bei gleichem Team Agenda-Kanzlei · −44 % Rückfragen Fabian Bammert +15 % FB Finance Fabian Bammert Finanzberater +15 % · Umsatz in 3 Monaten Vertrieb & Systeme planbar Max F. 7.000 €+ Kanzlei aus Berlin Max F. Geschäftsführer, DATEV-Kanzlei 7.000 €+ · Einsparung / Monat +500 Mandate bei gleichem Team
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Das sind Ihre nächsten Schritte

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Erstgespräch · 15 Min. · Video oder Telefon
Schritt 02

Ergebnis im Erstgespräch durchgehen
EinladungNur bei echtem Potenzial
Strategiegespräch
60 Minuten · Google Meet
Nextower Frankfurt oder Google Meet
Marius SchopfCedric OrtMarius & Cedric
UmsetzungsfahrplanTag 1 · Tag 10 · Tag 30
Schritt 03

Persönliches Strategiegespräch bei klarem Potenzial

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Ihre Fragen beantwortet

Häufig gestellte Fragen

Die KI liest den Bescheid, erkennt Steuerart, Datum und Bekanntgabe und berechnet daraus die Einspruchsfrist. Das Ergebnis wird in die Fristenkontrolle eingetragen und einem Mitarbeitenden zur Bestätigung vorgelegt. Die Berechnung ist eine Vorarbeit, die Verantwortung für die Frist bleibt in der Kanzlei.

Nein. Ihre Fristenkontrolle bleibt das führende System. Die Automatisierung füllt sie, erinnert und eskaliert. So bleibt alles an einem Ort und nachvollziehbar.

Mit der Fristenkontrolle in DATEV oder BMD, mit Steuerboard und mit Kalendern in Microsoft 365. Welche Anbindung in Ihrer Umgebung möglich ist, klären wir in der Prozessaufnahme.

Bei Standardbescheiden sehr zuverlässig, bei ungewöhnlichen Schreiben weniger. Deshalb gehört zu jeder Frist eine Sicherheitseinschätzung, und jede berechnete Frist wird von einem Menschen bestätigt.

Ja. Fehlen Unterlagen für eine Frist, geht die Erinnerung in Ihrer Tonalität an den Mandanten und wird nachgehalten, bis alles da ist.

Ein bis zwei Wochen. Fristenmanagement ist der schnellste der sechs Bausteine und deshalb ein guter Einstieg.