Lösung · KI-Agenten für Steuerkanzleien

KI-Agenten für Steuerkanzleien: Mitarbeiter, die lesen, prüfen und vorbereiten

Wer implementiert KI-Agenten in Steuerkanzleien? TRUSTAX baut Agenten für Posteingang, Belege, Telefon, Fristen und Kanzleiwissen, angebunden an DATEV, BMD und Microsoft 365, mit Freigabe durch das Team.

Kostenlosen KI-Check starten 100 % kostenfrei und in 2 Minuten ausgefüllt
KanzleiGPT läuft
„Wie hoch war die USt-Vorauszahlung Q3?“Frage aus dem Team Eingang
  1. Frage verstandenMandant, Zeitraum, Steuerart
  2. Akten & Vorlagen durchsuchtNur mit Rechten der Nutzerin
  3. Quellen geprüftUVA Q3, Buchungsstapel 09
  4. Antwort formuliertMit Fundstelle und Datum
ErgebnisAntwort mit Quelle4.210,00 € · UVA Q3, S. 2 in 4 Sekunden
Kurz beantwortet

Ein KI-Agent ist ein Programm, das eine Aufgabe eigenständig von Anfang bis Ende bearbeitet: eine E-Mail lesen, die Akte prüfen, eine Antwort entwerfen und sie dem Sachbearbeiter zur Freigabe vorlegen. TRUSTAX implementiert solche Agenten für Steuerkanzleien in Deutschland und Österreich: Posteingangs-Agent, Beleg-Agent, Telefon-Agent (Voice AI), Fristen-Agent und KanzleiGPT als Wissens-Agent. Alle Agenten arbeiten mit den Daten aus DATEV, BMD oder RZL und Microsoft 365, laufen in Europa und schicken nichts ohne Freigabe nach außen.

TRUSTAX, Frankfurt am Main · Stand November 2026
Das Problem

Woran es heute hängt

01 Jede Mail braucht einen MenschenTerminwunsch, Belegfrage, Bescheid, Rückfrage vom Finanzamt: Jemand liest, ordnet zu, sucht die Akte, antwortet. Zwanzigmal am Tag, jedes Mal von vorn.
02 Das Telefon unterbricht die SachbearbeitungAnrufe kommen, wenn der Jahresabschluss läuft. Wer rangeht, verliert den Faden; wer nicht rangeht, verliert den Mandanten.
03 Wissen steckt in Ordnern und KöpfenWie hoch war die USt-Vorauszahlung der Müller GmbH im dritten Quartal? Die Antwort liegt in der Akte, aber der Weg dorthin kostet fünf Minuten und einen Kollegen.
Ein Dienstag, ohne Automatisierung 08:00
  1. Fragen an Kolleg:innen 0
  2. Ordner & Akten durchsucht 0
  3. Minuten Suchen statt Beraten 0Min
Routine heute 0 Min · nicht abrechenbar läuft
Kostenloser KI-Check

Wie viele Stunden lässt Ihre Kanzlei jeden Monat liegen?

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Sofort-AuswertungBeispiel 58von 100 ProzesseDatenKommunikationTeamCompliance Ihre Top-3-Hebel1Belege nachfordern2Rückfragen per Mail3Mandantenonboarding
So läuft es

Vom Eingang bis zur Freigabe

Die Quelle bleibt, wo sie ist, die Kanzleisoftware auch. Dazwischen verbinden n8n und die KI die Schritte, die heute von Hand laufen. Am Ende steht immer ein Mensch, der freigibt.

  • Hosting in Europa, Auftragsverarbeitung nach DSGVO
  • Anbindung über die offiziellen Schnittstellen, kein Systemwechsel
  • Jede Außenwirkung nur mit Freigabe aus der Kanzlei
Mail & TelefonOutlook, Voice AI
n8n WorkflowIn Europa gehostet
TRUSTAX KIAgent versteht & handelt
Akte & TeamsDATEV / BMD, Teams
Entwurf zur FreigabeNichts geht von selbst raus
So setzen wir es um

Done4You, in vier Schritten

Analyse, Umsetzung, Test und Betrieb übernimmt TRUSTAX. Ihr Aufwand: eine Ansprechperson, zwei bis drei Stunden pro Woche in der Umsetzungsphase.

01 Agenten nach Aufgabe wählenWir starten mit dem Agenten, der die meiste Routinezeit bindet: meist Posteingang oder Belege. Jeder Agent bekommt klare Zuständigkeit, Datenzugriff nur auf das Nötige und eine Freigaberegel. Woche 1TRUSTAX + Ihre Ansprechperson
02 Anbindung an Ihre SystemeDer Agent liest aus DATEV, BMD oder RZL, aus Outlook, Teams und DMS und schreibt nur dorthin zurück, wo es vereinbart ist. Die Verbindung läuft über n8n in Europa. Woche 2–4TRUSTAX
03 Freigabe und Schwellen festlegenWas darf der Agent allein (Zuordnen, Ablegen, Erinnern), was nur mit Klick (Senden, Buchen, Einspruch)? Unter welcher Sicherheit geht der Fall an einen Menschen? Das legen wir gemeinsam fest. Woche 4–5Ihr Team prüft, TRUSTAX justiert
04 Lernen aus KorrekturenJede Korrektur Ihres Teams wird für die Kanzlei gespeichert. Der Agent wird nicht mit Ihren Daten trainiert, aber er merkt sich Ihre Entscheidungen. ab Woche 6TRUSTAX betreibt, Ihr Team arbeitet
Ehrlich abgegrenzt

Was automatisch läuft, was Freigabe braucht

Keine Automatisierung handelt nach außen ohne einen Menschen. Diese Aufteilung gilt für jeden Ablauf, den wir bauen.

Läuft automatisch
  • E-Mails lesen, kategorisieren, Mandant und Akte zuordnen
  • Antwortentwürfe in Ihrer Tonalität vorbereiten
  • Anrufe annehmen, Anliegen erfassen, Termine buchen (Voice AI)
  • Fristen berechnen und eintragen, Erinnerungen versenden
  • Fragen zu Akten und Vorlagen beantworten, mit Quelle (KanzleiGPT)
Nur mit Freigabe
  • Antworten an Mandanten und Behörden absenden
  • Buchungen übernehmen
  • Fälle unter der Sicherheitsschwelle
Machen wir nicht
  • Steuerliche Beratung mit Außenwirkung
  • Zugriff auf Akten, die der Mitarbeitende selbst nicht öffnen darf
  • Agenten, die ohne Protokoll handeln
Belegte Ergebnisse

Zahlen aus Kanzleien

Alle Werte stammen aus veröffentlichten Erfolgsgeschichten oder unserer Leistungsbeschreibung. Anonymisierte Kanzleien sind als solche gekennzeichnet.

24/7telefonisch erreichbar, 0 verpasste AnrufeBeKa Steuerberatung−44 %Rückfragen per Mail und TelefonKanzlei aus Nürnberg, Agenda−40 %Rückfragen per TelefonKanzlei in Hessen
Für wen das passt
  • Kanzleien mit hohem Mail- und Telefonaufkommen
  • Teams, die ihr Wissen aus Akten und Vorlagen schneller finden wollen
  • Kanzleien, die Erreichbarkeit ohne Empfangskraft sicherstellen müssen
  • Inhaber, die KI nur mit klaren Regeln und Freigaben einsetzen wollen
Echte Kundenergebnisse mit nachweisbaren Zahlen
Alle Fallstudien
Florian Schmitt 42 % Schmitt Florian Schmitt Steuerberater 42 % · weniger Bearbeitungszeit +15 % Mandanten · +23 % Marge Rolf R. +14 % Kanzlei aus München Rolf R. Kanzleiinhaber, ADDISON-Kanzlei +14 % · Marge nach 7 Monaten ADDISON-Kanzlei · −38 % Zeit je Buchungsmonat Alina Diener +17 % Diener Alina Diener Geschäftsführerin +17 % · Marge in 6 Monaten nach Kanzleiübernahme Benedikt Rohlmann 100 % Rohlmann Benedikt Rohlmann Kanzleiinhaber 100 % · automatisiertes DATEV-Mandantenonboarding mehrfache DATEV-Anbindung Christoph M. 0 Kanzlei aus Linz Christoph M. Steuerberater & Partner, BMD-Kanzlei 0 · verpasste Anrufe BMD-Kanzlei · −31 % Zeit je Jahresabschluss Josefine F. −40 % Kanzlei in Hessen Josefine F. Steuerberaterin −40 % · Rückfragen per Telefon Mandantenkommunikation automatisiert Betim Dobruna 24/7 BeKa Betim Dobruna Steuerberater 24/7 · Voice-AI-Agent am Telefon Kein verpasster Anruf, jedes Anliegen erfasst Petra S. +60 Kanzlei aus Nürnberg Petra S. Steuerberaterin, Agenda-Kanzlei +60 · Mandate bei gleichem Team Agenda-Kanzlei · −44 % Rückfragen Fabian Bammert +15 % FB Finance Fabian Bammert Finanzberater +15 % · Umsatz in 3 Monaten Vertrieb & Systeme planbar Max F. 7.000 €+ Kanzlei aus Berlin Max F. Geschäftsführer, DATEV-Kanzlei 7.000 €+ · Einsparung / Monat +500 Mandate bei gleichem Team
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Erstgespräch · 15 Min. · Video oder Telefon
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Häufig gestellte Fragen

TRUSTAX implementiert KI-Agenten speziell für Steuerkanzleien: von der Prozessaufnahme über die Anbindung an DATEV, BMD, RZL und Microsoft 365 bis zu Schulung und Betrieb. Der Unterschied zu allgemeinen KI-Agenturen ist die Kanzleispezialisierung (Verschwiegenheit, Freigaberegeln, Kanzleisoftware) und dass wir Done4You arbeiten, nicht als Software zum Selberbauen.

Ein Chatbot antwortet auf Fragen. Ein Agent erledigt Aufgaben: Er liest die Mail, schaut in die Akte, erstellt den Entwurf, trägt die Frist ein und legt alles zur Freigabe vor. Er handelt entlang eines Ablaufs, nicht nur im Chat.

Nein. Antworten, Buchungen, Einsprüche und alles mit Außenwirkung werden als Entwurf vorbereitet und erst nach Freigabe eines Mitarbeitenden ausgeführt. Das ist eine feste Regel in jedem Ablauf, den wir bauen.

Nur die, die der jeweilige Mitarbeitende auch sehen dürfte. Rechte werden aus Ihrer Kanzleisoftware übernommen. Wer die Lohnakte nicht öffnen darf, bekommt vom Agenten keine Antwort daraus.

Das hängt von Agententyp und Kanzleigröße ab; ein Posteingangs- oder Telefon-Agent ist in drei bis fünf Wochen eingeführt. Preise sind Teil der Pakete STARTER, GROWTH und PARTNER und werden im Erstgespräch anhand Ihrer Prozesse kalkuliert.

In europäischen Rechenzentren, für die meisten Kanzleien in Frankfurt, mit Auftragsverarbeitung nach DSGVO. Eine Installation im Kanzleinetz ist nicht nötig; die Anbindung an DATEV oder BMD erfolgt über die Schnittstellen.