Lösung · DSGVO-konforme KI in Steuerkanzleien
DSGVO-konforme KI in Steuerkanzleien: Wo die Daten liegen und wer sie sieht
KI in der Steuerkanzlei DSGVO-konform einsetzen: Hosting in Europa, Auftragsverarbeitung, kein Training mit Mandantendaten, Rechte aus der Kanzleisoftware, Verschwiegenheit nach § 203 StGB und § 62a StBerG, EU AI Act.
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Beleg aus der Akte Müller GmbHZugriff: Sachbearbeiterin L. Weber Eingang
- Rechte übernommenDieselben wie in DATEV / BMD
- Verarbeitet in FrankfurtEU-Rechenzentrum, AV-Vertrag
- Kein TrainingDaten fließen in kein Modell
- Aktion protokolliertWer, was, wann, welche Quelle
ErgebnisKI-Vorschlag gekennzeichnetFreigabe durch Mitarbeitende § 203 StGB · DSGVO
Kurz beantwortet
KI in einer Steuerkanzlei ist DSGVO-konform, wenn vier Dinge gelten: Die Daten bleiben in der EU (bei TRUSTAX in europäischen Rechenzentren, für die meisten Kanzleien Frankfurt). Es gibt einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Dienstleister sind nach § 203 StGB bzw. § 62a StBerG zur Verschwiegenheit verpflichtet. Mandantendaten fließen in kein Training von KI-Modellen. Und die KI sieht nur, was der jeweilige Mitarbeitende in der Kanzleisoftware sehen darf. Dazu kommt der EU AI Act, der für Kanzleianwendungen Transparenz- und Dokumentationspflichten bringt. TRUSTAX liefert diese vier Punkte vertraglich und technisch mit.
TRUSTAX, Frankfurt am Main · Stand November 2026 Das Problem
Woran es heute hängt
01 Öffentliche Chat-Dienste sind keine OptionMandantendaten in ChatGPT kopieren verletzt Verschwiegenheit und DSGVO. Trotzdem passiert es, weil das Team sonst keine Hilfe hat.
02 Niemand kann die Frage „Wo liegen die Daten?“ beantwortenTool-Anbieter sprechen von „Cloud“. Mandanten und Kammer fragen nach Ort, Vertrag und Zugriff.
03 Berechtigungen passen nicht zur KIWas in DATEV getrennt ist (Lohn, Fibu, Beratung), ist im Dateisystem oft offen. Eine KI darüber macht das sichtbar.
- Mandantendaten in Chat-Diensten 0
- Ordner ohne Rechtekonzept 0
- Fragen von Mandanten & Kammer 0
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Sofort-AuswertungBeispiel 58von 100 Ihre Top-3-Hebel1Belege nachfordern2Rückfragen per Mail3Mandantenonboarding Wie viele Stunden lässt Ihre Kanzlei jeden Monat liegen?
7 Fragen, maximal 2 Minuten. Sie sehen sofort, wo Ihre Kanzlei steht und welche drei Hebel am meisten bringen. Danach arbeiten wir Ihren individuellen KI-Check aus.
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- Von Senior-Beratern geprüft
So läuft es
Vom Eingang bis zur Freigabe
Die Quelle bleibt, wo sie ist, die Kanzleisoftware auch. Dazwischen verbinden n8n und die KI die Schritte, die heute von Hand laufen. Am Ende steht immer ein Mensch, der freigibt.
- Hosting in Europa, Auftragsverarbeitung nach DSGVO
- Anbindung über die offiziellen Schnittstellen, kein Systemwechsel
- Jede Außenwirkung nur mit Freigabe aus der Kanzlei
Ihre KanzleiRechte aus DATEV / BMD 
n8n WorkflowIn Europa gehostet 
TRUSTAX KIKein Training, EU-Hosting Rechenzentrum EUFrankfurt, AV-Vertrag
Protokoll & FreigabeJede Aktion nachvollziehbar
So setzen wir es um
Done4You, in vier Schritten
Analyse, Umsetzung, Test und Betrieb übernimmt TRUSTAX. Ihr Aufwand: eine Ansprechperson, zwei bis drei Stunden pro Woche in der Umsetzungsphase.
Ehrlich abgegrenzt
Was automatisch läuft, was Freigabe braucht
Keine Automatisierung handelt nach außen ohne einen Menschen. Diese Aufteilung gilt für jeden Ablauf, den wir bauen.
- Verarbeitung in EU-Rechenzentren
- Übernahme der Rechte aus DATEV / BMD
- Protokoll jeder Aktion (wer, was, wann, welche Quelle)
- Kennzeichnung von KI-Vorschlägen
- Jede Außenwirkung (Senden, Buchen, Einreichen)
- Zugriff auf besonders geschützte Bereiche (z. B. Lohn) nur mit Rolle
- Training von Modellen mit Mandantendaten
- Verarbeitung außerhalb der EU
- Nutzung öffentlicher Chat-Dienste mit Mandantendaten
Belegte Ergebnisse
Zahlen aus Kanzleien
Alle Werte stammen aus veröffentlichten Erfolgsgeschichten oder unserer Leistungsbeschreibung. Anonymisierte Kanzleien sind als solche gekennzeichnet.
100 %Anliegen dokumentiertBeKa Steuerberatung, Voice AIEUHosting, Rechenzentrum FrankfurtKI & Compliance§ 203StGB-Verpflichtung der DienstleisterKI & Compliance
Für wen das passt
- Kanzleien, die KI einsetzen wollen, aber die Datenschutzfrage zuerst klären müssen
- Datenschutzbeauftragte und IT-Verantwortliche von Kanzleien
- Kanzleigruppen mit eigener Compliance-Abteilung
- Kanzleien, deren Mandanten nach dem Datenstandort fragen
42 % Schmitt Florian Schmitt Steuerberater 42 % · weniger Bearbeitungszeit +15 % Mandanten · +23 % Marge 
+14 % Kanzlei aus München Rolf R. Kanzleiinhaber, ADDISON-Kanzlei +14 % · Marge nach 7 Monaten ADDISON-Kanzlei · −38 % Zeit je Buchungsmonat 
+17 % Diener Alina Diener Geschäftsführerin +17 % · Marge in 6 Monaten nach Kanzleiübernahme 
100 % Rohlmann Benedikt Rohlmann Kanzleiinhaber 100 % · automatisiertes DATEV-Mandantenonboarding mehrfache DATEV-Anbindung 
0 Kanzlei aus Linz Christoph M. Steuerberater & Partner, BMD-Kanzlei 0 · verpasste Anrufe BMD-Kanzlei · −31 % Zeit je Jahresabschluss 
−40 % Kanzlei in Hessen Josefine F. Steuerberaterin −40 % · Rückfragen per Telefon Mandantenkommunikation automatisiert 
24/7 BeKa Betim Dobruna Steuerberater 24/7 · Voice-AI-Agent am Telefon Kein verpasster Anruf, jedes Anliegen erfasst 
+60 Kanzlei aus Nürnberg Petra S. Steuerberaterin, Agenda-Kanzlei +60 · Mandate bei gleichem Team Agenda-Kanzlei · −44 % Rückfragen 
+15 % FB Finance Fabian Bammert Finanzberater +15 % · Umsatz in 3 Monaten Vertrieb & Systeme planbar 
7.000 €+ Kanzlei aus Berlin Max F. Geschäftsführer, DATEV-Kanzlei 7.000 €+ · Einsparung / Monat +500 Mandate bei gleichem Team Weiterlesen
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FachbeitragDSGVO · 8 Min. DSGVO und § 203 StGB: Was KI in der Steuerkanzlei dürfen darf Hosting, Auftragsverarbeitung, Verschwiegenheit, Training, Berechtigungen, EU AI Act: die sechs Fragen, die vor jedem KI-Einsatz in der Kanzlei beantwortet sein müssen. Beitrag lesen FachbeitragKI-Agenten · 9 Min. KI-Agenten in Steuerkanzleien: Kosten, Nutzen und Datenschutz Was ein KI-Agent in der Kanzlei tatsächlich tut, was er kostet, was er bringt und welche Regeln er braucht, damit Verschwiegenheit und DSGVO gewahrt bleiben. Beitrag lesen
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Nextower Frankfurt oder Google Meet
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Häufig gestellte Fragen
In europäischen Rechenzentren, für die meisten Kanzleien in Frankfurt. Nicht in den USA, nicht bei einem öffentlichen Chat-Dienst. Die Verarbeitung ist vertraglich auf die EU beschränkt.
Nein. Ihre Belege, Akten und Mails werden verarbeitet, um die Aufgabe zu erledigen, und fließen in kein Training ein. Das ist vertraglich festgehalten. Korrekturen Ihres Teams werden für Ihre Kanzlei gespeichert, nicht in ein Modell.
Je nach Aufgabe unterschiedliche Modelle, betrieben über EU-Endpunkte mit Auftragsverarbeitung. Für KanzleiGPT bildet ChatGPT-Technologie die Basis, gehostet in Europa mit AV-Vertrag. Welche Modelle konkret eingesetzt werden, steht in der Verfahrensdokumentation, die Sie bekommen.
Für die typischen Kanzleianwendungen (Belege, Posteingang, Wissen) vor allem Transparenz gegenüber Nutzern, menschliche Aufsicht und Dokumentation. Hochrisiko-Anwendungen im Sinne des AI Act sind das in der Regel nicht. Wir liefern Kennzeichnung, Freigabe und Dokumentation mit.
Dienstleister, die Zugang zu Mandantendaten haben, werden schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet und über die Strafbarkeit belehrt. Das entspricht § 203 Abs. 4 StGB und § 62a StBerG; in Österreich gilt § 80 WTBG.
Ja. Zu jedem Ablauf gibt es eine Verfahrensbeschreibung mit Datenfluss, Systemen, Rechten und Freigaben, die Sie in Ihr Verarbeitungsverzeichnis übernehmen und Mandanten auf Nachfrage zeigen können.