Lösung · KI-Posteingang & E-Mail-Automatisierung

KI-Posteingang für Steuerkanzleien: E-Mails, die sich selbst zuordnen und beantworten lassen

E-Mail-Automatisierung für Steuerkanzleien: Mails erkennen, Mandant und Akte zuordnen, Belege ablegen, Termine buchen, Antworten in Kanzlei-Tonalität vorbereiten. Gesendet wird nur nach Freigabe. Outlook und Microsoft 365 bleiben.

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KI-Posteingang läuft
Mandant: Belege SeptemberPosteingang kanzlei@ Eingang
  1. Anliegen erkanntBelege + Rückfrage zur UVA
  2. Mandant & Akte zugeordnetMüller GmbH · Sachbearbeiterin L. Weber
  3. Anhänge abgelegt3 Belege in die Belegstrecke
  4. Antwortentwurf erstelltIn der Tonalität der Kanzlei
ErgebnisAntwort zur FreigabeGesendet wird erst nach Klick −44 % Rückfragen
Kurz beantwortet

Ein KI-Posteingang liest jede eingehende E-Mail, erkennt, worum es geht (Beleg, Terminwunsch, Bescheid, Rückfrage, Finanzamt), ordnet sie Mandant und Akte zu und löst den passenden Workflow aus: Belege gehen in die Belegstrecke, Termine in den Kalender, Bescheide in die Fristenkontrolle, Fachfragen bekommen einen Antwortentwurf in der Tonalität Ihrer Kanzlei. Gesendet wird erst, wenn ein Mitarbeitender auf Freigeben klickt. TRUSTAX setzt den KI-Posteingang auf Outlook oder Google Workspace in drei bis fünf Wochen auf; in den veröffentlichten Fällen sinken Rückfragen per Mail und Telefon um 40 bis 44 Prozent.

TRUSTAX, Frankfurt am Main · Stand November 2026
Das Problem

Woran es heute hängt

01 Das Postfach ist die To-do-Liste der KanzleiHundert Mails am Tag, jede muss gelesen, zugeordnet und irgendwo eingetragen werden. Was nicht sofort bearbeitet wird, versinkt.
02 Dieselben Fragen, immer wiederWo ist mein Bescheid? Was brauchen Sie noch? Wann ist der Termin? Jede Antwort ist individuell und doch zu 80 Prozent gleich.
03 Belege und Fristen verstecken sich in AnhängenDer Beleg hängt an einer Mail mit drei anderen Themen. Der Bescheid kommt als Scan. Wer nicht aufpasst, verpasst die Frist.
Ein Dienstag, ohne Automatisierung 08:00
  1. Mails ungelesen 0
  2. Rückfragen „Wo ist mein Bescheid?“ 0
  3. Minuten Zuordnen & Antworten 0Min
Routine heute 0 Min · nicht abrechenbar läuft
Kostenloser KI-Check

Wie viele Stunden lässt Ihre Kanzlei jeden Monat liegen?

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Sofort-AuswertungBeispiel 58von 100 ProzesseDatenKommunikationTeamCompliance Ihre Top-3-Hebel1Belege nachfordern2Rückfragen per Mail3Mandantenonboarding
So läuft es

Vom Eingang bis zur Freigabe

Die Quelle bleibt, wo sie ist, die Kanzleisoftware auch. Dazwischen verbinden n8n und die KI die Schritte, die heute von Hand laufen. Am Ende steht immer ein Mensch, der freigibt.

  • Hosting in Europa, Auftragsverarbeitung nach DSGVO
  • Anbindung über die offiziellen Schnittstellen, kein Systemwechsel
  • Jede Außenwirkung nur mit Freigabe aus der Kanzlei
Post­eingangOutlook / Gmail
n8n WorkflowIn Europa gehostet
TRUSTAX KIErkennt & ordnet zu
Akte & FristenDATEV / BMD, Steuerboard
Antwort­entwurfFreigabe durch Mitarbeitende
So setzen wir es um

Done4You, in vier Schritten

Analyse, Umsetzung, Test und Betrieb übernimmt TRUSTAX. Ihr Aufwand: eine Ansprechperson, zwei bis drei Stunden pro Woche in der Umsetzungsphase.

01 Postfach anbindenOutlook, Exchange oder Gmail werden über n8n angebunden. Nichts wird verschoben; der Posteingang bleibt, wo er ist. Woche 1TRUSTAX + Ihre Ansprechperson
02 Erkennen und zuordnenDie KI klassifiziert jede Mail, erkennt Mandant, Ansprechpartner und Akte und zieht Anhänge heraus: Belege, Bescheide, Verträge. Woche 2–4TRUSTAX
03 Workflows auslösenJe Mailtyp ein Ablauf: Beleg in die Belegstrecke, Bescheid in die Fristenkontrolle mit Vergleich zur Erklärung, Termin in den Kalender, Dringendes als Teams-Nachricht an den Sachbearbeiter. Woche 4–5Ihr Team prüft, TRUSTAX justiert
04 Antworten vorbereitenFür Rückfragen entsteht ein Antwortentwurf aus Akte, Vorlagen und Ihrer Tonalität. Der Mitarbeitende prüft, ändert, sendet. ab Woche 6TRUSTAX betreibt, Ihr Team arbeitet
Ehrlich abgegrenzt

Was automatisch läuft, was Freigabe braucht

Keine Automatisierung handelt nach außen ohne einen Menschen. Diese Aufteilung gilt für jeden Ablauf, den wir bauen.

Läuft automatisch
  • Mails lesen, kategorisieren, Mandant und Akte zuordnen
  • Anhänge erkennen und in Belegstrecke, DMS oder Fristenkontrolle übergeben
  • Termine buchen, Statusupdates und Erinnerungen versenden
  • Antwortentwürfe erstellen
  • Dringendes an den richtigen Mitarbeitenden melden
Nur mit Freigabe
  • Antworten mit fachlichem Inhalt absenden
  • Alles an Finanzamt und Behörden
  • Mails, deren Zuordnung unsicher ist
Machen wir nicht
  • Automatisch antworten ohne Freigabe
  • Mails lesen, auf die der Mitarbeitende kein Recht hätte
  • Mandantendaten an öffentliche Chat-Dienste geben
Belegte Ergebnisse

Zahlen aus Kanzleien

Alle Werte stammen aus veröffentlichten Erfolgsgeschichten oder unserer Leistungsbeschreibung. Anonymisierte Kanzleien sind als solche gekennzeichnet.

−44 %Rückfragen per Mail und TelefonKanzlei aus Nürnberg, Agenda−40 %Rückfragen per TelefonKanzlei in Hessen40–60 %weniger RückfragezeitMandantenkommunikation, Leistungsbeschreibung
Für wen das passt
  • Kanzleien mit Sammelpostfächern (info@, belege@, kanzlei@)
  • Teams, die in Outlook oder Microsoft 365 arbeiten
  • Kanzleien mit vielen kleinen Mandaten und hohem Mailaufkommen
  • Inhaber, die Antworten in einheitlicher Tonalität wollen
Echte Kundenergebnisse mit nachweisbaren Zahlen
Alle Fallstudien
Florian Schmitt 42 % Schmitt Florian Schmitt Steuerberater 42 % · weniger Bearbeitungszeit +15 % Mandanten · +23 % Marge Rolf R. +14 % Kanzlei aus München Rolf R. Kanzleiinhaber, ADDISON-Kanzlei +14 % · Marge nach 7 Monaten ADDISON-Kanzlei · −38 % Zeit je Buchungsmonat Alina Diener +17 % Diener Alina Diener Geschäftsführerin +17 % · Marge in 6 Monaten nach Kanzleiübernahme Benedikt Rohlmann 100 % Rohlmann Benedikt Rohlmann Kanzleiinhaber 100 % · automatisiertes DATEV-Mandantenonboarding mehrfache DATEV-Anbindung Christoph M. 0 Kanzlei aus Linz Christoph M. Steuerberater & Partner, BMD-Kanzlei 0 · verpasste Anrufe BMD-Kanzlei · −31 % Zeit je Jahresabschluss Josefine F. −40 % Kanzlei in Hessen Josefine F. Steuerberaterin −40 % · Rückfragen per Telefon Mandantenkommunikation automatisiert Betim Dobruna 24/7 BeKa Betim Dobruna Steuerberater 24/7 · Voice-AI-Agent am Telefon Kein verpasster Anruf, jedes Anliegen erfasst Petra S. +60 Kanzlei aus Nürnberg Petra S. Steuerberaterin, Agenda-Kanzlei +60 · Mandate bei gleichem Team Agenda-Kanzlei · −44 % Rückfragen Fabian Bammert +15 % FB Finance Fabian Bammert Finanzberater +15 % · Umsatz in 3 Monaten Vertrieb & Systeme planbar Max F. 7.000 €+ Kanzlei aus Berlin Max F. Geschäftsführer, DATEV-Kanzlei 7.000 €+ · Einsparung / Monat +500 Mandate bei gleichem Team
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MDMDFSS
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Ergebnis im Erstgespräch durchgehen
EinladungNur bei echtem Potenzial
Strategiegespräch
60 Minuten · Google Meet
Nextower Frankfurt oder Google Meet
Marius SchopfCedric OrtMarius & Cedric
UmsetzungsfahrplanTag 1 · Tag 10 · Tag 30
Schritt 03

Persönliches Strategiegespräch bei klarem Potenzial

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Ihre Fragen beantwortet

Häufig gestellte Fragen

Nein. Sie bereitet Antworten als Entwurf vor; ein Mitarbeitender gibt frei. Reine Status- und Erinnerungsmails nach festen Regeln (z. B. „Ihr Beleg ist eingegangen“) können automatisch gehen, wenn die Kanzlei das so festlegt.

Sie werden erkannt, herausgezogen und an die Belegstrecke übergeben: Auslesen, Prüfen, Zuordnen, Ablage in DATEV Unternehmen online, BMD DMS oder Ihrem DMS.

Über Absenderadresse, Signatur, genannte Firmen und Steuernummern, abgeglichen mit den Stammdaten Ihrer Kanzleisoftware. Bei Unsicherheit fragt es einen Mitarbeitenden, statt zu raten.

Nein. Outlook, Exchange, Microsoft 365 oder Google Workspace bleiben. Die Automatisierung liest mit und schreibt Entwürfe, mehr nicht.

Wir lernen aus Ihren bisherigen Antworten und Vorlagen und legen gemeinsam Stil, Anrede und Floskeln fest. Korrekturen des Teams fließen zurück.

Drei bis fünf Wochen, inklusive Vorlagen, Testphase mit echten Mails und Schulung der Freigabe.