Lösung · DATEV-Automatisierung mit KI
DATEV-Automatisierung mit KI: Belege, Stammdaten, Fristen ohne Handarbeit
DATEV-Prozesse automatisieren: Belegimport, Belegprüfung, Stammdatenanlage, Buchungsvorschläge, Fristen und Mandantenkommunikation rund um DATEV. TRUSTAX implementiert über die DATEV-Schnittstellen, mit Freigabe durch die Kanzlei.
Kostenlosen KI-Check starten 100 % kostenfrei und in 2 Minuten ausgefüllt
Rechnung_0921.pdfper Mail vom Mandanten Eingang - Beleg erkanntLieferant, Datum, Rechnungsnummer
- Beträge & Konten gelesen119,00 € · 19 % USt
- Plausibilität geprüftKeine Dublette, Zeitraum passt
- Buchungsvorschlag erstelltKonto 4930 · Sicherheit 97 %
ErgebnisFreigabe in DATEVEin Klick, kein Abtippen 0 Min Handarbeit
Kurz beantwortet
DATEV-Automatisierung bedeutet bei TRUSTAX: Alles, was vor und nach der eigentlichen Buchung von Hand passiert, läuft von selbst. Belege kommen per Mail, Portal oder Scan, werden von der KI gelesen und geprüft, in DATEV Unternehmen online bzw. ins DMS abgelegt und als vorkontierter Vorschlag bereitgestellt. Stammdaten neuer Mandanten werden angelegt, Fristen eingetragen, fehlende Unterlagen angefordert. Die Festschreibung und jede Außenwirkung bleibt bei der Kanzlei. Angebunden wird über die offiziellen DATEV-Schnittstellen, ohne Systemwechsel.
TRUSTAX, Frankfurt am Main · Stand November 2026 Das Problem
Woran es heute hängt
01 Belege kommen über fünf KanäleMail, WhatsApp-Foto, Portal, Post, Scan. Jemand muss sortieren, umbenennen, zuordnen, hochladen. Das ist Arbeit, die DATEV nicht sieht und der Mandant nicht bezahlt.
02 Fehlende Unterlagen werden hinterhertelefoniertDer Buchungsmonat wartet auf drei Belege. Erinnern, nachfassen, erneut erinnern. Jede Runde kostet Minuten und verschiebt den Abschluss.
03 Stammdaten und Fristen leben in KöpfenNeue Mandate werden in DATEV, im Portal, im DMS und in der Fristenliste angelegt, jedes Mal von Hand. Fehlt ein Eintrag, fällt die Frist auf.
- Belege über 5 Kanäle 0
- Nachfragen beim Mandanten 0
- Minuten Sortieren & Abtippen 0Min
Kostenloser KI-Check
Sofort-AuswertungBeispiel 58von 100 Ihre Top-3-Hebel1Belege nachfordern2Rückfragen per Mail3Mandantenonboarding Wie viele Stunden lässt Ihre Kanzlei jeden Monat liegen?
7 Fragen, maximal 2 Minuten. Sie sehen sofort, wo Ihre Kanzlei steht und welche drei Hebel am meisten bringen. Danach arbeiten wir Ihren individuellen KI-Check aus.
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Sofort-Auswertung im Browser- Als PDF in 2 Werktagen
- Von Senior-Beratern geprüft
So läuft es
Vom Eingang bis zur Freigabe
Die Quelle bleibt, wo sie ist, die Kanzleisoftware auch. Dazwischen verbinden n8n und die KI die Schritte, die heute von Hand laufen. Am Ende steht immer ein Mensch, der freigibt.
- Hosting in Europa, Auftragsverarbeitung nach DSGVO
- Anbindung über die offiziellen Schnittstellen, kein Systemwechsel
- Jede Außenwirkung nur mit Freigabe aus der Kanzlei
BelegeMail, DUO, Scan 
n8n WorkflowIn Europa gehostet 
TRUSTAX KILiest Beträge & Konten 
DATEVUnternehmen online / DMS BuchungsvorschlagÜbernahme durch die Kanzlei
So setzen wir es um
Done4You, in vier Schritten
Analyse, Umsetzung, Test und Betrieb übernimmt TRUSTAX. Ihr Aufwand: eine Ansprechperson, zwei bis drei Stunden pro Woche in der Umsetzungsphase.
Ehrlich abgegrenzt
Was automatisch läuft, was Freigabe braucht
Keine Automatisierung handelt nach außen ohne einen Menschen. Diese Aufteilung gilt für jeden Ablauf, den wir bauen.
- Belege aus Mail, Portal, Scan einsammeln und zuordnen
- Belegdaten auslesen (Lieferant, Betrag, Datum, USt)
- Ablage in DATEV Unternehmen online oder DMS
- Fehlende Belege anfordern und nachhalten
- Stammdaten anlegen, Fristen eintragen
- Buchungsvorschläge übernehmen und festschreiben
- Vorschläge unter der Sicherheitsschwelle (z. B. 90 %)
- Nachrichten an Mandanten mit fachlichem Inhalt
- Eingriffe in DATEV außerhalb der offiziellen Schnittstellen
- Automatische Abgabe von Erklärungen oder Anmeldungen
- Beratung oder Entscheidungen mit Haftung
Belegte Ergebnisse
Zahlen aus Kanzleien
Alle Werte stammen aus veröffentlichten Erfolgsgeschichten oder unserer Leistungsbeschreibung. Anonymisierte Kanzleien sind als solche gekennzeichnet.
7.000 €+Einsparung pro MonatKanzlei aus Berlin, DATEV100 %automatisiertes DATEV-OnboardingKanzlei Rohlmann, DATEV−42 %BearbeitungszeitKanzlei Schmitt, DATEV
Für wen das passt
- DATEV-Kanzleien mit DATEV Unternehmen online und DMS
- Kanzleien, die Lohn (LODAS, Lohn und Gehalt) und Fibu im Haus haben
- Teams, die Belege heute über mehrere Kanäle bekommen
- Kanzleien, die DATEV behalten und trotzdem entlasten wollen
42 % Schmitt Florian Schmitt Steuerberater 42 % · weniger Bearbeitungszeit +15 % Mandanten · +23 % Marge 
+14 % Kanzlei aus München Rolf R. Kanzleiinhaber, ADDISON-Kanzlei +14 % · Marge nach 7 Monaten ADDISON-Kanzlei · −38 % Zeit je Buchungsmonat 
+17 % Diener Alina Diener Geschäftsführerin +17 % · Marge in 6 Monaten nach Kanzleiübernahme 
100 % Rohlmann Benedikt Rohlmann Kanzleiinhaber 100 % · automatisiertes DATEV-Mandantenonboarding mehrfache DATEV-Anbindung 
0 Kanzlei aus Linz Christoph M. Steuerberater & Partner, BMD-Kanzlei 0 · verpasste Anrufe BMD-Kanzlei · −31 % Zeit je Jahresabschluss 
−40 % Kanzlei in Hessen Josefine F. Steuerberaterin −40 % · Rückfragen per Telefon Mandantenkommunikation automatisiert 
24/7 BeKa Betim Dobruna Steuerberater 24/7 · Voice-AI-Agent am Telefon Kein verpasster Anruf, jedes Anliegen erfasst 
+60 Kanzlei aus Nürnberg Petra S. Steuerberaterin, Agenda-Kanzlei +60 · Mandate bei gleichem Team Agenda-Kanzlei · −44 % Rückfragen 
+15 % FB Finance Fabian Bammert Finanzberater +15 % · Umsatz in 3 Monaten Vertrieb & Systeme planbar 
7.000 €+ Kanzlei aus Berlin Max F. Geschäftsführer, DATEV-Kanzlei 7.000 €+ · Einsparung / Monat +500 Mandate bei gleichem Team Weiterlesen
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FachbeitragDATEV · 8 Min. DATEV mit n8n automatisieren: Möglichkeiten und Grenzen Was sich rund um DATEV mit n8n wirklich automatisieren lässt, wo die Schnittstellen enden und warum die Festschreibung in der Kanzlei bleibt. Beitrag lesen FachbeitragOnboarding · 7 Min. Mandantenonboarding automatisieren: Der Ablauf in acht Etappen Vom Formular auf der Website bis zur fertigen Akte in DATEV oder BMD, ohne dass jemand in der Kanzlei Daten abtippt. Mit Video. Beitrag lesen
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- Passende Tools: DATEV, BMD, n8n
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Erstgespräch · 15 Min. · Video oder Telefon
Ergebnis im Erstgespräch durchgehen
EinladungNur bei echtem Potenzial
Strategiegespräch 60 Minuten · Google Meet
Nextower Frankfurt oder Google Meet
Marius & CedricUmsetzungsfahrplanTag 1 · Tag 10 · Tag 30
Persönliches Strategiegespräch bei klarem Potenzial
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Ihre Fragen beantwortet
Häufig gestellte Fragen
Wir arbeiten mit den offiziellen DATEV-Schnittstellen und Produkten, insbesondere DATEV Unternehmen online für Belege und Dokumente, DATEV DMS für die Ablage und den DATEV-Datenaustausch für Stammdaten und Buchungsvorschläge. Welche Anbindung konkret möglich ist, hängt von Ihrem DATEV-Umfeld ab und wird in der Prozessaufnahme geklärt.
Nein. Die KI erzeugt vorkontierte Buchungsvorschläge mit Sicherheitseinschätzung. Übernahme und Festschreibung macht Ihr Team in DATEV. So bleibt die fachliche Verantwortung in der Kanzlei und jede Buchung ist nachvollziehbar.
Liegt die Sicherheit unter der vereinbarten Schwelle, landet der Beleg mit dem Vorschlag und dem Grund der Unsicherheit bei einem Mitarbeitenden, nicht in der Buchhaltung. Jede Korrektur wird für die Kanzlei gespeichert.
Ja. Zeiterfassungen werden importiert, Dokumente geprüft und als DATEV-Lohnimport vorbereitet, inklusive Plausibilitätsprüfung. Setup etwa drei bis vier Wochen.
Belegstrecke und Nachforderung in zwei bis drei Wochen, Stammdaten und Fristen in ein bis zwei Wochen, Lohn in drei bis vier Wochen. Der Betrieb läuft parallel zum heutigen Prozess, bis das Team den Vorschlägen vertraut.
In den veröffentlichten Fällen sparen Kanzleien 15 bis 25 Minuten je Mandat und Monat in der Belegstrecke und 35 bis 42 Prozent Bearbeitungszeit im Buchungsmonat. Eine DATEV-Kanzlei aus Berlin spart über 7.000 Euro pro Monat bei 500 zusätzlichen Mandaten mit gleichem Team.