Lösung · Mandantenonboarding automatisieren
Mandantenonboarding automatisieren: Vom Formular zur fertigen Akte in acht Etappen
Mandantenonboarding automatisieren: Anfrage, Datenaufnahme, Dokumente, GwG-Prüfung, digitale Signatur, DATEV- oder BMD-Anlage, Willkommensstrecke, Übergabe ans Team. Null Minuten Handarbeit bis zur fertigen Akte.
Kostenlosen KI-Check starten 100 % kostenfrei und in 2 Minuten ausgefüllt
Anfrage: Muster Bau GmbHFormular auf der Website Eingang
- Daten abgeglichenHandelsregister, USt-ID
- Unterlagen angefordertNachgehalten, bis sie da sind
- Identifikation & GwGDigital, mit Protokoll
- Signatur & AnlageVollmachten, DATEV, Portal
ErgebnisFertige AkteÜbergabe an den Sachbearbeiter 0 Min Handarbeit
Kurz beantwortet
Ein automatisiertes Mandantenonboarding führt einen Interessenten vom ersten Formular bis zur vollständig angelegten Akte, ohne dass jemand in der Kanzlei Daten abtippt. Bei TRUSTAX sind das acht Etappen: Anfrage, KI-Datenaufnahme (Abgleich mit Handelsregister und USt-ID), Dokumentenanforderung, Identifikation und GwG-Prüfung, digitale Signatur von Mandatsvereinbarung und Vollmachten, Anlage in DATEV oder BMD, Willkommensstrecke mit Portalzugang, Übergabe ans Team. Von Hand dauert dasselbe zwei bis vier Stunden; automatisiert bleibt die manuelle Arbeitszeit bei null Minuten, bis ein Mensch die fertige Akte übernimmt.
TRUSTAX, Frankfurt am Main · Stand November 2026 Das Problem
Woran es heute hängt
01 Zwei bis vier Stunden je neuem MandatDaten erfassen, Vollmachten drucken, Ausweis prüfen, DATEV anlegen, Portal einrichten, Willkommensmail schreiben: verteilt über Tage und mehrere Schreibtische.
02 Der erste Eindruck ist PapierDer Interessent hat sich online gemeldet und bekommt ein PDF zum Ausdrucken. Jeder Medienbruch kostet Tage und manchmal das Mandat.
03 GwG und Vollmachten sind FehlerquellenIdentifikation, Dokumentation nach Geldwäschegesetz, Vollmachten für Finanzamt und Portal: Wird ein Schritt vergessen, fällt es erst bei der Prüfung auf.
- Neue Mandate im Monat 0
- Formulare, Vollmachten, Ausweise 0
- Minuten je Onboarding 0Min
Kostenloser KI-Check
Sofort-AuswertungBeispiel 58von 100 Ihre Top-3-Hebel1Belege nachfordern2Rückfragen per Mail3Mandantenonboarding Wie viele Stunden lässt Ihre Kanzlei jeden Monat liegen?
7 Fragen, maximal 2 Minuten. Sie sehen sofort, wo Ihre Kanzlei steht und welche drei Hebel am meisten bringen. Danach arbeiten wir Ihren individuellen KI-Check aus.
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Sofort-Auswertung im Browser- Als PDF in 2 Werktagen
- Von Senior-Beratern geprüft
So läuft es
Vom Eingang bis zur Freigabe
Die Quelle bleibt, wo sie ist, die Kanzleisoftware auch. Dazwischen verbinden n8n und die KI die Schritte, die heute von Hand laufen. Am Ende steht immer ein Mensch, der freigibt.
- Hosting in Europa, Auftragsverarbeitung nach DSGVO
- Anbindung über die offiziellen Schnittstellen, kein Systemwechsel
- Jede Außenwirkung nur mit Freigabe aus der Kanzlei
Website-FormularAnfrage des Interessenten
n8n WorkflowIn Europa gehostet 
TRUSTAX KIRegister, GwG, Signatur 
DATEV / BMDStammdaten & Dokumente Fertige AkteÜbergabe ans Team
So setzen wir es um
Done4You, in vier Schritten
Analyse, Umsetzung, Test und Betrieb übernimmt TRUSTAX. Ihr Aufwand: eine Ansprechperson, zwei bis drei Stunden pro Woche in der Umsetzungsphase.
Ehrlich abgegrenzt
Was automatisch läuft, was Freigabe braucht
Keine Automatisierung handelt nach außen ohne einen Menschen. Diese Aufteilung gilt für jeden Ablauf, den wir bauen.
- Formulardaten erfassen und mit Registern abgleichen
- Unterlagen anfordern und nachhalten
- GwG-Dokumentation und Protokoll
- Dokumente erzeugen und zur Signatur senden
- Anlage in DATEV / BMD, Portal, Fristen, Willkommensstrecke
- Annahme des Mandats (Konfliktprüfung, Honorar)
- Abweichungen bei Identifikation oder Registerdaten
- Individuelle Vertragsklauseln
- Entscheidung, ob ein Mandat angenommen wird
- Umgehung der Identifikationspflicht
- Anlage ohne unterschriebene Vollmacht
Belegte Ergebnisse
Zahlen aus Kanzleien
Alle Werte stammen aus veröffentlichten Erfolgsgeschichten oder unserer Leistungsbeschreibung. Anonymisierte Kanzleien sind als solche gekennzeichnet.
100 %automatisiertes DATEV-OnboardingKanzlei Rohlmann, DATEV2–4 Std.Ersparnis je neuem MandatLeistungsbeschreibung Mandantenprozesse+500Mandate bei gleichem TeamKanzlei aus Berlin, DATEV · Onboarding bis zur fertigen Akte
Für wen das passt
- Wachsende Kanzleien mit mehreren neuen Mandaten pro Monat
- Kanzleien nach Übernahme oder Zusammenschluss mit vielen Umstellungen
- Online-affine Kanzleien, die Interessenten digital gewinnen
- DATEV- und BMD-Kanzleien, die Stammdaten einmal richtig anlegen wollen
42 % Schmitt Florian Schmitt Steuerberater 42 % · weniger Bearbeitungszeit +15 % Mandanten · +23 % Marge 
+14 % Kanzlei aus München Rolf R. Kanzleiinhaber, ADDISON-Kanzlei +14 % · Marge nach 7 Monaten ADDISON-Kanzlei · −38 % Zeit je Buchungsmonat 
+17 % Diener Alina Diener Geschäftsführerin +17 % · Marge in 6 Monaten nach Kanzleiübernahme 
100 % Rohlmann Benedikt Rohlmann Kanzleiinhaber 100 % · automatisiertes DATEV-Mandantenonboarding mehrfache DATEV-Anbindung 
0 Kanzlei aus Linz Christoph M. Steuerberater & Partner, BMD-Kanzlei 0 · verpasste Anrufe BMD-Kanzlei · −31 % Zeit je Jahresabschluss 
−40 % Kanzlei in Hessen Josefine F. Steuerberaterin −40 % · Rückfragen per Telefon Mandantenkommunikation automatisiert 
24/7 BeKa Betim Dobruna Steuerberater 24/7 · Voice-AI-Agent am Telefon Kein verpasster Anruf, jedes Anliegen erfasst 
+60 Kanzlei aus Nürnberg Petra S. Steuerberaterin, Agenda-Kanzlei +60 · Mandate bei gleichem Team Agenda-Kanzlei · −44 % Rückfragen 
+15 % FB Finance Fabian Bammert Finanzberater +15 % · Umsatz in 3 Monaten Vertrieb & Systeme planbar 
7.000 €+ Kanzlei aus Berlin Max F. Geschäftsführer, DATEV-Kanzlei 7.000 €+ · Einsparung / Monat +500 Mandate bei gleichem Team Weiterlesen
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Das sind Ihre nächsten Schritte
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Erstgespräch · 15 Min. · Video oder Telefon
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EinladungNur bei echtem Potenzial
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Nextower Frankfurt oder Google Meet
Marius & CedricUmsetzungsfahrplanTag 1 · Tag 10 · Tag 30
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Ihre Fragen beantwortet
Häufig gestellte Fragen
Die Automatisierung selbst braucht Minuten. Die Gesamtdauer hängt davon ab, wie schnell der Mandant Unterlagen liefert und signiert; typisch sind ein bis drei Tage statt ein bis zwei Wochen. Die manuelle Arbeitszeit in der Kanzlei bleibt bei null, bis die Akte übergeben wird.
Ja, mit einem geeigneten Verfahren und vollständiger Dokumentation. Welches Verfahren Ihre Kanzlei einsetzt, stimmen wir mit Ihnen ab; die Automatisierung übernimmt Anstoß, Nachhalten und Protokoll.
Website-Formular, Signaturdienst (z. B. DocuSign, FP Sign, PandaDoc), DATEV oder BMD für Stammdaten, Ihr Mandantenportal, Outlook für die Kommunikation und Ihre Fristenkontrolle oder Steuerboard.
Etwa drei Wochen. Die meiste Zeit geht in Vorlagen (Mandatsvereinbarung, Vollmachten, Willkommensmail) und die Abstimmung der Freigaberegeln.
Der Ablauf erinnert in vereinbarten Abständen, in Ihrer Tonalität, und eskaliert nach der letzten Erinnerung an einen Mitarbeitenden. Nichts bleibt unbemerkt liegen.
Ja. Auf der Seite „Wie funktioniert KI und Automatisierung?“ zeigt ein 58-Sekunden-Video alle acht Etappen an einem Beispiel.