Case Study · Steuerberatung

Kanzlei aus Berlin – 35 % weniger Bearbeitungszeit und 500 zusätzliche Mandate

Wie eine DATEV-Kanzlei Belege, Onboarding und Einkommensteuer-Vorbereitung automatisiert hat und mit gleichem Team über 500 Mandate mehr betreut.

Umgesetzt von StevenLucaSaschaTRUSTAX ProjektteamKI-Entwicklung, Automatisierung & Betreuung
„Heute laufen diese Abläufe nahezu automatisch, Überstunden gehören der Vergangenheit an.“ Max F.Max F.GeschäftsführerWeiterlesen
35 %weniger Bearbeitungszeit
7.000 €+Einsparung pro Monat
+500Mandate bei gleichem Team
Projekt

Eine wachsende DATEV-Kanzlei in Berlin, die deutlich mehr Mandate betreuen wollte, ohne zusätzliches Personal aufzubauen. Routineaufgaben rund um DATEV liefen vor der Zusammenarbeit manuell.

Steckbrief
Kanzlei
Kanzlei aus Berlin
Branche
Steuerberatung
Situation
Stark wachsende Mandantenzahl
Systeme
DATEV · Outlook · n8n
01

Projektübersicht

Gemeinsam mit der Kanzlei haben wir die Prozesse automatisiert, die mit jeder neuen Mandantin und jedem neuen Mandanten mitwachsen: Beleg- und Dokumentenanforderung, Mandantenkommunikation, Onboarding und die Vorbereitung der Einkommensteuer.

Alle Automatisierungen greifen direkt in und um DATEV, sodass das Team im gewohnten Umfeld bleibt. Statusupdates und Erinnerungen an Mandanten laufen ohne manuelles Nachfassen.

  1. Monat 1Start
    01

    Erstgespräch: Wachsen ohne neues Personal

    Die Mandantenzahl steigt, die Routine wächst mit. Im Erstgespräch wird klar, dass Beleganforderung, Onboarding und Mandantenkommunikation täglich Stunden binden.

  2. Monat 1Kick-off
    02

    Kick-off und Analyse der DATEV-Abläufe

    Zwei Wochen lang werden Ist-Zeiten je Vorgang und Anzahl der Vorgänge erfasst. Die Beleganforderung hat den größten Hebel und startet zuerst.

  3. Monat 2Umsetzung
    03

    Umsetzung 1: Beleg- und Dokumentenanforderung

    Fehlende Unterlagen werden automatisch angefordert, per KI geprüft und direkt nach DATEV hochgeladen. Nach zwei Wochen Testlauf mit einer Mandantengruppe wird auf alle Mandanten ausgerollt.

  4. Monat 3Umsetzung
    04

    Umsetzung 2: Onboarding bis zur fertigen Akte

    Neue Mandanten werden vom Erstkontakt bis zur angelegten Akte vollautomatisch aufgenommen, ohne manuelle Zwischenschritte.

  5. Monat 4Umsetzung
    05

    Umsetzung 3: Einkommensteuer-Vorbereitung

    Automatisierte Workflows sammeln die Unterlagen ein, prüfen die Vollständigkeit und bereiten die Erklärung vor. Bereits nach wenigen Wochen sinkt die Bearbeitungszeit um rund 35 Prozent.

  6. Monat 5Umsetzung
    06

    Umsetzung 4: Statusupdates an Mandanten

    Mandanten erfahren automatisch, wo ihr Vorgang steht. Erinnerungen gehen ohne manuelles Nachfassen raus, Rückfragen sinken spürbar.

  7. Monat 5 bis 6Go-live
    07

    Alle Bausteine im Regelbetrieb, Feinjustierung

    Alle Abläufe laufen in und um DATEV, das Team bleibt im gewohnten Umfeld. Sonderfälle werden ergänzt, Vorlagen anhand echter Rückmeldungen verfeinert. Überstunden gehören der Vergangenheit an.

  8. Nach 6 MonatenErgebnis

    Ergebnis: 500 zusätzliche Mandate bei gleichem Team

    Rund 35 Prozent weniger Bearbeitungszeit, über 7.000 Euro Einsparung pro Monat und mehr als 500 zusätzliche Mandate bei gleichbleibenden Ressourcen.

02

Probleme & Lösungen

Die Mandantenzahl stieg, die Routine wuchs mit: Beleganforderungen, Mandantenkommunikation und Onboarding banden täglich mehrere Stunden. Weiteres Wachstum hätte mehr Personal bedeutet.

Vorher Beleganforderung per Hand

Jede fehlende Unterlage wurde einzeln angefragt und nachgehalten.

Heute Automatische Anforderung mit KI-Prüfung

Das System fordert an, prüft den Eingang und lädt direkt nach DATEV.

Vorher Onboarding über mehrere Schreibtische

Daten wurden mehrfach erfasst, Akten manuell angelegt.

Heute Vollautomatisiertes Onboarding

Einmal erfassen, prüfen, Akte anlegen. Vom Erstkontakt bis zur fertigen Akte.

Vorher Mandanten fragen nach dem Stand

Statusanfragen per Telefon und Mail unterbrachen die Sachbearbeitung.

Heute Statusupdates und Erinnerungen automatisch

Mandanten werden proaktiv informiert. Das Team wird seltener unterbrochen.

03

Umsetzung

Nach einer Analyse der bestehenden Abläufe haben wir die Automatisierungen Schritt für Schritt eingeführt, beginnend mit der Beleganforderung. Die Einkommensteuer-Vorbereitung zeigte bereits nach wenigen Wochen rund 35 Prozent weniger Bearbeitungszeit.

01Belege & Dokumente

Anforderung, Eingang, KI-Prüfung und Upload nach DATEV laufen in einem Ablauf. Das Team sieht nur noch, was Aufmerksamkeit braucht.

02Onboarding & Einkommensteuer

Neue Mandanten werden vollautomatisch angelegt. In der Einkommensteuer-Vorbereitung sammeln Workflows Unterlagen ein und bereiten die Erklärung vor.

03Mandantenkommunikation

Statusupdates und Erinnerungen gehen automatisch raus. Rückfragen sinken, das Team arbeitet konzentrierter.

EingangTRUSTAX AutomationErgebnis im System
So läuft es heute bei Kanzlei aus Berlindatevoutlookn8n
BelegeAngefordert & geprüft
Neuer MandantErstkontakt
ESt-UnterlagenEingesammelt
TRUSTAX KIPrüft & sortiert
DATEVUpload & Akte
StatusupdateAn Mandanten
04

Projektergebnisse

Rund 35 Prozent weniger Bearbeitungszeit in der Einkommensteuer-Vorbereitung bereits nach wenigen Wochen, über 7.000 Euro Einsparung pro Monat und mehr als 500 zusätzliche Mandate bei gleichbleibenden Ressourcen.

Vorher und nach 6 MonatenVorherMit TRUSTAX
Bearbeitungszeit ESt-Vorbereitung Ausgangswert −35 % −35 %
Routineaufwand pro Monat 7.000 €+ 0 € 7.000 €+ gespart
Mandate bei gleichem Team Ausgangswert +500 +500 Mandate
Das läuft heute automatisch4 Abläufe
  • Automatisierte Beleg- und Dokumentenanforderung mit KI-Prüfung und direktem DATEV-Upload
  • Vollautomatisiertes Mandanten-Onboarding vom Erstkontakt bis zur fertigen Akte
  • Automatisierte Workflows in der Einkommensteuer-Vorbereitung
  • Statusupdates und Erinnerungen an Mandanten ohne manuelles Nachfassen
05

Das sagt Kanzlei aus Berlin zur Zusammenarbeit.

VonMax F. DatumJuni 2026 QuelleKundenstimme
Kanzleialltag grundlegend verändert

Vor unserer Zusammenarbeit wurden in unserer (DATEV) Kanzlei viele Routineaufgaben wie Beleg- und Dokumentenanforderungen, Mandantenkommunikation, Mandanten-Onboarding sowie zahlreiche Prozesse in und rund um DATEV noch manuell erledigt. Durch die Analyse und die anschließende Umsetzung der Automatisierungen hat sich unser Kanzleialltag grundlegend verändert. Heute laufen diese Abläufe nahezu automatisch, Überstunden gehören der Vergangenheit an.

Max F.Max F.Geschäftsführer, Kanzlei aus Berlin
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Häufig gestellte Fragen

TRUSTAX ist der vollumfängliche KI-Wachstumspartner für Steuerkanzleien. Wir beraten nicht nur, wir implementieren auch: Wir analysieren Ihre Prozesse, automatisieren, was wirklich Zeit und Marge bringt, und setzen KI dort ein, wo sie sinnvoll und sicher ist. Das Ergebnis: mehr Marge, mehr Zeit und weniger Stress für Inhaber und Team.

Für Steuerkanzleien in allen Größen: von der Einzelkanzlei über Sozietäten bis zur Kanzleigruppe mit mehreren Standorten. Ob DATEV, BMD, RZL oder Addison im Einsatz ist, spielt keine Rolle. Wir bauen auf dem auf, was Sie haben.

Wir rechnen es vor dem Start gemeinsam durch: Ist-Zeit je Vorgang, Anzahl der Vorgänge, Stundensatz. Daraus ergibt sich, was ein Prozess heute kostet und was er automatisiert kostet. Und weil sich das schwer vorstellen lässt, zeigen wir Ihnen die Automatisierung an Ihren eigenen Prozessen, bevor Sie sich entscheiden.

Genau deshalb lohnt es sich. Ihr Aufwand beschränkt sich auf eine Ansprechperson für Rückfragen und Freigaben, in der Umsetzungsphase etwa zwei bis drei Stunden pro Woche. Analyse, technische Einrichtung, Tests und Schulung übernimmt TRUSTAX. Der erste Prozess läuft meist innerhalb weniger Wochen und gibt Ihrem Team die Zeit zurück, die heute fehlt.

Ja. DATEV, BMD, RZL, DVO, Addison, Ihr DMS, Outlook und Teams werden angebunden, nicht ersetzt. Wir bauen keine Insellösungen und vermeiden Doppelerfassung. Kein Systemwechsel, keine Schulung auf neue Software.

Ja. In 15 Minuten prüfen wir gemeinsam, ob und wie wir Ihrer Kanzlei helfen können, kostenlos und unverbindlich. Danach folgt ein 60-minütiges Strategiegespräch, in dem wir konkret schauen, welche Prozesse wir sinnvoll automatisieren.

Sehr gerne. Bringen Sie Partner, Kanzleileitung oder Ihr Team direkt in das Strategiegespräch mit. Auf Wunsch stellen wir eine kompakte Entscheidungsvorlage mit Aufwand, Nutzen und Zeitplan zusammen, damit alle Beteiligten auf demselben Stand sind.

Wir verkaufen keine Software und keinen Videokurs. Wir beraten und implementieren aus einer Hand, ausschließlich für Steuerkanzleien, DSGVO-konform und in Europa gehostet. Und wir automatisieren nur, was wirklich Sinn macht: Nicht alles wird durch KI besser.