Vor unserer Zusammenarbeit wurden in unserer (DATEV) Kanzlei viele Routineaufgaben wie Beleg- und Dokumentenanforderungen, Mandantenkommunikation, Mandanten-Onboarding sowie zahlreiche Prozesse in und rund um DATEV noch manuell erledigt. Durch die Analyse und die anschließende Umsetzung der Automatisierungen hat sich unser Kanzleialltag grundlegend verändert. Heute laufen diese Abläufe nahezu automatisch, Überstunden gehören der Vergangenheit an.
Kanzlei aus Berlin – 35 % weniger Bearbeitungszeit und 500 zusätzliche Mandate
Eine wachsende DATEV-Kanzlei in Berlin, die deutlich mehr Mandate betreuen wollte, ohne zusätzliches Personal aufzubauen. Routineaufgaben rund um DATEV liefen vor der Zusammenarbeit manuell.
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Projektübersicht
Gemeinsam mit der Kanzlei haben wir die Prozesse automatisiert, die mit jeder neuen Mandantin und jedem neuen Mandanten mitwachsen: Beleg- und Dokumentenanforderung, Mandantenkommunikation, Onboarding und die Vorbereitung der Einkommensteuer.
Alle Automatisierungen greifen direkt in und um DATEV, sodass das Team im gewohnten Umfeld bleibt. Statusupdates und Erinnerungen an Mandanten laufen ohne manuelles Nachfassen.
- Monat 1Start01
Erstgespräch: Wachsen ohne neues Personal
Die Mandantenzahl steigt, die Routine wächst mit. Im Erstgespräch wird klar, dass Beleganforderung, Onboarding und Mandantenkommunikation täglich Stunden binden.
- Monat 1Kick-off02
Kick-off und Analyse der DATEV-Abläufe
Zwei Wochen lang werden Ist-Zeiten je Vorgang und Anzahl der Vorgänge erfasst. Die Beleganforderung hat den größten Hebel und startet zuerst.
- Monat 2Umsetzung03
Umsetzung 1: Beleg- und Dokumentenanforderung
Fehlende Unterlagen werden automatisch angefordert, per KI geprüft und direkt nach DATEV hochgeladen. Nach zwei Wochen Testlauf mit einer Mandantengruppe wird auf alle Mandanten ausgerollt.
- Monat 3Umsetzung04
Umsetzung 2: Onboarding bis zur fertigen Akte
Neue Mandanten werden vom Erstkontakt bis zur angelegten Akte vollautomatisch aufgenommen, ohne manuelle Zwischenschritte.
- Monat 4Umsetzung05
Umsetzung 3: Einkommensteuer-Vorbereitung
Automatisierte Workflows sammeln die Unterlagen ein, prüfen die Vollständigkeit und bereiten die Erklärung vor. Bereits nach wenigen Wochen sinkt die Bearbeitungszeit um rund 35 Prozent.
- Monat 5Umsetzung06
Umsetzung 4: Statusupdates an Mandanten
Mandanten erfahren automatisch, wo ihr Vorgang steht. Erinnerungen gehen ohne manuelles Nachfassen raus, Rückfragen sinken spürbar.
- Monat 5 bis 6Go-live07
Alle Bausteine im Regelbetrieb, Feinjustierung
Alle Abläufe laufen in und um DATEV, das Team bleibt im gewohnten Umfeld. Sonderfälle werden ergänzt, Vorlagen anhand echter Rückmeldungen verfeinert. Überstunden gehören der Vergangenheit an.
- Nach 6 MonatenErgebnis
Ergebnis: 500 zusätzliche Mandate bei gleichem Team
Rund 35 Prozent weniger Bearbeitungszeit, über 7.000 Euro Einsparung pro Monat und mehr als 500 zusätzliche Mandate bei gleichbleibenden Ressourcen.
Probleme & Lösungen
Die Mandantenzahl stieg, die Routine wuchs mit: Beleganforderungen, Mandantenkommunikation und Onboarding banden täglich mehrere Stunden. Weiteres Wachstum hätte mehr Personal bedeutet.
Jede fehlende Unterlage wurde einzeln angefragt und nachgehalten.
Das System fordert an, prüft den Eingang und lädt direkt nach DATEV.
Daten wurden mehrfach erfasst, Akten manuell angelegt.
Einmal erfassen, prüfen, Akte anlegen. Vom Erstkontakt bis zur fertigen Akte.
Statusanfragen per Telefon und Mail unterbrachen die Sachbearbeitung.
Mandanten werden proaktiv informiert. Das Team wird seltener unterbrochen.
Umsetzung
Nach einer Analyse der bestehenden Abläufe haben wir die Automatisierungen Schritt für Schritt eingeführt, beginnend mit der Beleganforderung. Die Einkommensteuer-Vorbereitung zeigte bereits nach wenigen Wochen rund 35 Prozent weniger Bearbeitungszeit.
Anforderung, Eingang, KI-Prüfung und Upload nach DATEV laufen in einem Ablauf. Das Team sieht nur noch, was Aufmerksamkeit braucht.
Neue Mandanten werden vollautomatisch angelegt. In der Einkommensteuer-Vorbereitung sammeln Workflows Unterlagen ein und bereiten die Erklärung vor.
Statusupdates und Erinnerungen gehen automatisch raus. Rückfragen sinken, das Team arbeitet konzentrierter.



BelegeAngefordert & geprüft
TRUSTAX KIPrüft & sortiert
DATEVUpload & Akte Projektergebnisse
Rund 35 Prozent weniger Bearbeitungszeit in der Einkommensteuer-Vorbereitung bereits nach wenigen Wochen, über 7.000 Euro Einsparung pro Monat und mehr als 500 zusätzliche Mandate bei gleichbleibenden Ressourcen.
- Automatisierte Beleg- und Dokumentenanforderung mit KI-Prüfung und direktem DATEV-Upload
- Vollautomatisiertes Mandanten-Onboarding vom Erstkontakt bis zur fertigen Akte
- Automatisierte Workflows in der Einkommensteuer-Vorbereitung
- Statusupdates und Erinnerungen an Mandanten ohne manuelles Nachfassen
Das sagt Kanzlei aus Berlin zur Zusammenarbeit.
Wir lassen unsere Arbeit für sich sprechen.
Häufig gestellte Fragen
TRUSTAX ist der vollumfängliche KI-Wachstumspartner für Steuerkanzleien. Wir beraten nicht nur, wir implementieren auch: Wir analysieren Ihre Prozesse, automatisieren, was wirklich Zeit und Marge bringt, und setzen KI dort ein, wo sie sinnvoll und sicher ist. Das Ergebnis: mehr Marge, mehr Zeit und weniger Stress für Inhaber und Team.
Für Steuerkanzleien in allen Größen: von der Einzelkanzlei über Sozietäten bis zur Kanzleigruppe mit mehreren Standorten. Ob DATEV, BMD, RZL oder Addison im Einsatz ist, spielt keine Rolle. Wir bauen auf dem auf, was Sie haben.
Wir rechnen es vor dem Start gemeinsam durch: Ist-Zeit je Vorgang, Anzahl der Vorgänge, Stundensatz. Daraus ergibt sich, was ein Prozess heute kostet und was er automatisiert kostet. Und weil sich das schwer vorstellen lässt, zeigen wir Ihnen die Automatisierung an Ihren eigenen Prozessen, bevor Sie sich entscheiden.
Genau deshalb lohnt es sich. Ihr Aufwand beschränkt sich auf eine Ansprechperson für Rückfragen und Freigaben, in der Umsetzungsphase etwa zwei bis drei Stunden pro Woche. Analyse, technische Einrichtung, Tests und Schulung übernimmt TRUSTAX. Der erste Prozess läuft meist innerhalb weniger Wochen und gibt Ihrem Team die Zeit zurück, die heute fehlt.
Ja. DATEV, BMD, RZL, DVO, Addison, Ihr DMS, Outlook und Teams werden angebunden, nicht ersetzt. Wir bauen keine Insellösungen und vermeiden Doppelerfassung. Kein Systemwechsel, keine Schulung auf neue Software.
Ja. In 15 Minuten prüfen wir gemeinsam, ob und wie wir Ihrer Kanzlei helfen können, kostenlos und unverbindlich. Danach folgt ein 60-minütiges Strategiegespräch, in dem wir konkret schauen, welche Prozesse wir sinnvoll automatisieren.
Sehr gerne. Bringen Sie Partner, Kanzleileitung oder Ihr Team direkt in das Strategiegespräch mit. Auf Wunsch stellen wir eine kompakte Entscheidungsvorlage mit Aufwand, Nutzen und Zeitplan zusammen, damit alle Beteiligten auf demselben Stand sind.
Wir verkaufen keine Software und keinen Videokurs. Wir beraten und implementieren aus einer Hand, ausschließlich für Steuerkanzleien, DSGVO-konform und in Europa gehostet. Und wir automatisieren nur, was wirklich Sinn macht: Nicht alles wird durch KI besser.




