Mandantenonboarding automatisieren: Der Ablauf in acht Etappen

Warum das Onboarding der beste erste Prozess ist

Das Onboarding ist in fast jeder Kanzlei gleich aufgebaut, läuft häufig und ist voller Medienbrüche: Online-Anfrage, PDF zum Ausdrucken, Ausweiskopie per Mail, Vollmacht per Post, Anlage in DATEV, Portal einrichten, Willkommensmail. Zwei bis vier Stunden Arbeit, oft über eine Woche verteilt. Und es ist der erste Eindruck, den ein neuer Mandant von der Kanzlei bekommt.

Die acht Etappen

1. Anfrage. Ein kurzes Formular auf der Website startet den Ablauf. Mehr braucht es nicht.
2. KI-Datenaufnahme. Die KI liest die Angaben, gleicht sie mit Handelsregister (Österreich: Firmenbuch) und USt-ID (UID) ab und ergänzt, was fehlt.
3. Dokumentenanforderung. Fehlende Unterlagen werden angefordert und nachgehalten, in vereinbarten Abständen, bis sie da sind.
4. Identifikation und GwG. Die Identifikation läuft digital, die Dokumentation nach Geldwäschegesetz entsteht automatisch mit Protokoll.
5. Digitale Signatur. Mandatsvereinbarung und Vollmachten (Finanzamt, Portal, bei Bedarf FinanzOnline) werden erzeugt und vom Mandanten digital unterschrieben.
6. Anlage in DATEV oder BMD. Der Mandant wird mit Stammdaten, Ansprechpartnern, Zugängen und Dokumenten in der Kanzleisoftware angelegt.
7. Willkommensstrecke. Portalzugang, Checkliste, Ansprechpartner, erste Termine. Ohne dass jemand eine Mail tippt.
8. Übergabe ans Team. Erst jetzt kommt ein Mensch ins Spiel: Der Sachbearbeiter bekommt eine fertige Akte und eine Aufgabe.

Auf unserer Seite „Wie funktioniert KI und Automatisierung?“ zeigt ein 58-Sekunden-Video alle acht Etappen an einem Beispiel, inklusive der manuellen Arbeitszeit der Kanzlei, die bei null Minuten bleibt.

Welche Systeme beteiligt sind

Website-Formular, Signaturdienst (DocuSign, FP Sign, PandaDoc oder was die Kanzlei nutzt), DATEV oder BMD für Stammdaten und Dokumente, das Mandantenportal, Outlook für Kommunikation, die Fristenkontrolle oder Steuerboard. Verbunden wird alles über n8n in europäischen Rechenzentren. Nichts wird ersetzt.

Was mit Freigabe bleibt

• Die Annahme des Mandats: Konfliktprüfung und Honorar entscheidet die Kanzlei.
• Abweichungen bei Identifikation oder Registerdaten: Der Ablauf hält an und fragt.
• Individuelle Vertragsklauseln: Standard läuft automatisch, Sonderfälle werden vorgelegt.

Aufwand und Ergebnis

Die Einführung dauert etwa drei Wochen; die meiste Zeit geht in Vorlagen und Freigaberegeln. Kanzlei Rohlmann betreibt ein zu 100 Prozent automatisiertes DATEV-Onboarding mit mehrfacher DATEV-Anbindung. Eine DATEV-Kanzlei aus Berlin betreut mit automatisiertem Onboarding und Belegwesen über 500 zusätzliche Mandate mit gleichem Team.