KI-Tools für Steuerberater: Sechs Kategorien und was sie wirklich leisten

Warum eine Liste von Produktnamen wenig hilft

Der Markt für KI-Tools ändert sich monatlich. Eine Liste mit Produktnamen ist veraltet, bevor sie gelesen wird. Stabil bleiben dagegen die Kategorien und die Fragen, die man an jedes Tool stellen sollte. Darum ist dieser Überblick nach Aufgaben geordnet, nicht nach Herstellern.

Die sechs Kategorien

1. Belegerkennung und Vorkontierung

Was es tut: liest Rechnungen, Kontoauszüge und Belege aus und schlägt Konto, Betrag und Steuersatz vor. Nutzen: der größte Zeithebel in der Buchhaltung. Grenze: Die Erkennung allein löst nicht das Einsammeln, Zuordnen und Nachfordern. Achten Sie darauf, wie unsichere Belege behandelt werden.

2. KI-Funktionen der Kanzleisoftware

Was es tut: Automatisierung und Assistenten direkt in DATEV, BMD, ADDISON oder Agenda. Nutzen: integriert, gewartet, ohne zusätzlichen Vertrag. Grenze: endet an der Produktgrenze. Prüfen Sie diese Funktionen trotzdem zuerst, denn oft werden sie nicht ausgeschöpft.

3. Chat-Assistenten

Was es tut: formuliert, fasst zusammen, beantwortet Fragen. Dazu gehören ChatGPT, Microsoft 365 Copilot und Kanzlei-eigene Lösungen wie KanzleiGPT. Nutzen: breit einsetzbar. Grenze: Öffentliche Dienste kennen Ihre Akten nicht und dürfen sie nicht kennen. Erst mit Anbindung an Kanzleiwissen und Rechte entsteht der eigentliche Wert.

4. Recherche-Assistenten

Was es tut: durchsucht Fachdatenbanken und Kommentare und liefert Antworten mit Fundstellen. Nutzen: schnellerer Einstieg in Fachfragen. Grenze: Die Antwort ersetzt nicht die Lektüre der Quelle. Qualität hängt an der Datenbasis des Verlags.

5. Telefon- und Kommunikationsassistenten

Was es tut: nimmt Anrufe an, bucht Termine, sortiert E-Mails, entwirft Antworten. Nutzen: weniger Unterbrechungen, bessere Erreichbarkeit. Grenze: Ohne Anbindung an Kalender und Akte entsteht nur eine weitere Notiz, die jemand abarbeiten muss.

6. Workflow-Plattformen

Was es tut: verbindet Systeme und führt Abläufe aus, zum Beispiel n8n, Make oder Power Automate. Nutzen: Hier entsteht aus Einzelschritten ein durchgehender Prozess. Grenze: Es ist ein Baukasten. Jemand muss die Abläufe entwerfen, anbinden und betreiben.

Vier Fragen an jedes Tool

1. Wo liegen die Daten? EU, mit benanntem Rechenzentrum.
2. Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag? Mit Unterauftragnehmern und Löschfristen.
3. Ist die Verschwiegenheit nach § 203 StGB geregelt? Schriftliche Verpflichtung der Dienstleister.
4. Wird mit unseren Daten trainiert? Vertraglich ausgeschlossen.

Eine sinnvolle Reihenfolge

1. Vorhandenes ausschöpfen. Welche Automatisierungsfunktionen Ihrer Kanzleisoftware sind lizenziert, aber nicht im Einsatz?
2. Den größten Routineblock automatisieren. Meist Belegstrecke oder Posteingang, als durchgehender Ablauf mit Nachforderung und Freigabe.
3. Kanzleiwissen erschließen. Ein Assistent mit Zugriff auf Akten und Vorlagen, in geschützter Umgebung.
4. Erreichbarkeit verbessern. Telefonassistent und Statusmeldungen an Mandanten.

Der häufigste Fehler ist die umgekehrte Reihenfolge: erst viele Tools, dann die Frage, wie sie zusammenpassen. Kanzleien, die mit einem Ablauf beginnen und ihn messen, kommen schneller zu Ergebnissen. In unseren veröffentlichten Fällen sind das 35 bis 42 Prozent weniger Bearbeitungszeit.