Lösung · ChatGPT für Steuerberater

ChatGPT für Steuerberater: Was erlaubt ist und was besser funktioniert

ChatGPT ist in vielen Kanzleien längst im Einsatz, oft ohne Regeln. Hier steht, was ohne Mandantendaten unproblematisch ist, wo Verschwiegenheit und DSGVO Grenzen setzen und wie ein eigenes Kanzlei-GPT mit EU-Hosting und Quellenangabe die Lücke schließt.

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KanzleiGPT läuft
„Formuliere die Antwort an Herrn Weber zur USt-Nachzahlung“Frage aus dem Team Eingang
  1. Anfrage verstandenMandant, Vorgang, Tonalität
  2. Akte gelesenNur mit Rechten der Nutzerin
  3. Quellen geprüftBescheid vom 02.10., UVA Q3
  4. Entwurf erstelltIn Ihrer Kanzleisprache
ErgebnisEntwurf mit FundstellenGesendet wird erst nach Freigabe EU-Hosting
Kurz beantwortet

Steuerberater dürfen ChatGPT für allgemeine Aufgaben ohne Mandantenbezug nutzen: Texte glätten, Fachthemen strukturieren, Checklisten entwerfen. Mandantendaten gehören nicht in öffentliche Chat-Dienste, weil das die Verschwiegenheit nach § 203 StGB und die DSGVO berührt. Für Arbeit mit Akten, Belegen und Mandantenkommunikation braucht es eine Umgebung mit EU-Hosting, Auftragsverarbeitungsvertrag, Verschwiegenheitsverpflichtung der Dienstleister und ohne Training mit Ihren Daten. TRUSTAX richtet dafür KanzleiGPT ein: ein Kanzlei-eigenes GPT, das Ihre Akten und Vorlagen kennt, die Rechte aus der Kanzleisoftware übernimmt und nur mit Quelle antwortet.

TRUSTAX, Frankfurt am Main · Stand November 2026
Das Problem

Woran es heute hängt

01 ChatGPT wird genutzt, nur weiß es niemandMitarbeitende kopieren Bescheide und Mails in private Accounts, weil es Zeit spart. Die Kanzleileitung erfährt davon, wenn überhaupt, per Zufall.
02 Antworten klingen richtig und sind es nicht immerEin öffentlicher Chat kennt weder Ihre Akten noch den aktuellen Rechtsstand zuverlässig. Ohne Quelle muss jede Aussage nachgeprüft werden.
03 Ein Verbot löst das Problem nichtWer ChatGPT nur verbietet, verliert den Nutzen und behält das Risiko, denn genutzt wird es trotzdem. Es braucht eine erlaubte Alternative.
Ein Dienstag, ohne Automatisierung 08:00
  1. Mandantendaten in öffentlichen Chats 0
  2. Antworten ohne Quelle übernommen 0
  3. Minuten Nachprüfen und Korrigieren 0Min
Routine heute 0 Min · nicht abrechenbar läuft
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Sofort-AuswertungBeispiel 58von 100 ProzesseDatenKommunikationTeamCompliance Ihre Top-3-Hebel1Belege nachfordern2Rückfragen per Mail3Mandantenonboarding
So läuft es

Vom Eingang bis zur Freigabe

Die Quelle bleibt, wo sie ist, die Kanzleisoftware auch. Dazwischen verbinden n8n und die KI die Schritte, die heute von Hand laufen. Am Ende steht immer ein Mensch, der freigibt.

  • Hosting in Europa, Auftragsverarbeitung nach DSGVO
  • Anbindung über die offiziellen Schnittstellen, kein Systemwechsel
  • Jede Außenwirkung nur mit Freigabe aus der Kanzlei
Frage aus dem TeamTeams oder Browser
n8n WorkflowIn Europa gehostet
TRUSTAX KIKanzleiGPT, in Europa
Akten & VorlagenDATEV / BMD, DMS
Antwort mit QuelleFreigabe bei Außenwirkung
So setzen wir es um

Done4You, in vier Schritten

Analyse, Umsetzung, Test und Betrieb übernimmt TRUSTAX. Ihr Aufwand: eine Ansprechperson, zwei bis drei Stunden pro Woche in der Umsetzungsphase.

01 Regeln festlegenWas ist erlaubt (allgemeine Fragen ohne Mandantenbezug), was nicht (Mandantendaten in öffentlichen Diensten)? Eine einseitige KI-Richtlinie schafft Klarheit und erfüllt die Schulungspflicht zur KI-Kompetenz. Woche 1TRUSTAX + Ihre Ansprechperson
02 KanzleiGPT einrichtenWir stellen eine eigene Umgebung in europäischen Rechenzentren bereit, mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Verschwiegenheitsverpflichtung und ohne Training mit Ihren Daten. Woche 2–4TRUSTAX
03 Kanzleiwissen anbindenAkten, Vorlagen, Richtlinien und Fachquellen werden angebunden. Die Rechte kommen aus Ihrer Kanzleisoftware: Wer die Lohnakte nicht öffnen darf, bekommt daraus keine Antwort. Woche 4–5Ihr Team prüft, TRUSTAX justiert
04 Team schulenGute Fragen stellen, Quellen prüfen, Entwürfe freigeben. Nach zwei bis vier Wochen nutzt das Team KanzleiGPT statt privater Accounts. ab Woche 6TRUSTAX betreibt, Ihr Team arbeitet
Ehrlich abgegrenzt

Was automatisch läuft, was Freigabe braucht

Keine Automatisierung handelt nach außen ohne einen Menschen. Diese Aufteilung gilt für jeden Ablauf, den wir bauen.

Läuft automatisch
  • Fragen zu Akten, Vorlagen und Richtlinien beantworten, mit Quelle
  • Entwürfe für Mails, Schreiben und Vermerke erstellen
  • Lange Dokumente und Bescheide zusammenfassen
  • Fachthemen strukturieren und Checklisten vorbereiten
Nur mit Freigabe
  • Alles, was an Mandanten oder Behörden geht
  • Fachliche Aussagen in Gutachten und Stellungnahmen
  • Zugriff auf besonders geschützte Bereiche nur mit Rolle
Machen wir nicht
  • Mandantendaten in öffentliche Chat-Dienste geben
  • Steuerliche Beratung ohne Prüfung durch einen Berufsträger
  • Training von Modellen mit Kanzleidaten
  • Antworten ohne Quellenangabe
Belegte Ergebnisse

Zahlen aus Kanzleien

Alle Werte stammen aus veröffentlichten Erfolgsgeschichten oder unserer Leistungsbeschreibung. Anonymisierte Kanzleien sind als solche gekennzeichnet.

−31 %Zeit je JahresabschlussKanzlei aus Linz, BMD · Projekt mit KanzleiGPT+11 %Marge nach 6 MonatenKanzlei aus Linz, BMD · Projekt mit KanzleiGPTEUHosting mit AV-VertragKanzleiGPT
Für wen das passt
  • Kanzleien, in denen ChatGPT schon inoffiziell genutzt wird
  • Inhaber, die eine klare KI-Richtlinie brauchen
  • Teams, die Wissen aus Akten und Vorlagen schneller finden wollen
  • Kanzleien, die Mandanten und Kammer eine saubere Antwort geben wollen
Echte Kundenergebnisse mit nachweisbaren Zahlen
Alle Fallstudien
Florian Schmitt 42 % Schmitt Florian Schmitt Steuerberater 42 % · weniger Bearbeitungszeit +15 % Mandanten · +23 % Marge Rolf R. +14 % Kanzlei aus München Rolf R. Kanzleiinhaber, ADDISON-Kanzlei +14 % · Marge nach 7 Monaten ADDISON-Kanzlei · −38 % Zeit je Buchungsmonat Alina Diener +17 % Diener Alina Diener Geschäftsführerin +17 % · Marge in 6 Monaten nach Kanzleiübernahme Benedikt Rohlmann 100 % Rohlmann Benedikt Rohlmann Kanzleiinhaber 100 % · automatisiertes DATEV-Mandantenonboarding mehrfache DATEV-Anbindung Christoph M. 0 Kanzlei aus Linz Christoph M. Steuerberater & Partner, BMD-Kanzlei 0 · verpasste Anrufe BMD-Kanzlei · −31 % Zeit je Jahresabschluss Josefine F. −40 % Kanzlei in Hessen Josefine F. Steuerberaterin −40 % · Rückfragen per Telefon Mandantenkommunikation automatisiert Betim Dobruna 24/7 BeKa Betim Dobruna Steuerberater 24/7 · Voice-AI-Agent am Telefon Kein verpasster Anruf, jedes Anliegen erfasst Petra S. +60 Kanzlei aus Nürnberg Petra S. Steuerberaterin, Agenda-Kanzlei +60 · Mandate bei gleichem Team Agenda-Kanzlei · −44 % Rückfragen Fabian Bammert +15 % FB Finance Fabian Bammert Finanzberater +15 % · Umsatz in 3 Monaten Vertrieb & Systeme planbar Max F. 7.000 €+ Kanzlei aus Berlin Max F. Geschäftsführer, DATEV-Kanzlei 7.000 €+ · Einsparung / Monat +500 Mandate bei gleichem Team
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Marius SchopfCedric OrtMarius & Cedric
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Persönliches Strategiegespräch bei klarem Potenzial

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Häufig gestellte Fragen

Ja, für Aufgaben ohne Mandantenbezug. Sobald Mandantendaten im Spiel sind, greifen die Verschwiegenheit nach § 203 StGB und die DSGVO. Dann braucht es einen Dienst mit Auftragsverarbeitungsvertrag, zur Verschwiegenheit verpflichtete Dienstleister, EU-Datenstandort und ohne Training mit den Daten. Öffentliche Verbraucher-Accounts erfüllen das nicht.

Business-Tarife bieten in der Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag und kein Training mit den Daten. Offen bleiben oft die Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB, der Datenstandort und vor allem die Anbindung an Akten und Kanzleisoftware. Ob ein Tarif für Ihre Kanzlei genügt, sollte Ihr Datenschutzbeauftragter prüfen.

ChatGPT kennt das Internet bis zu einem Stichtag, aber nicht Ihre Kanzlei. KanzleiGPT nutzt dieselbe Technologie, kennt aber Ihre Akten, Vorlagen und Richtlinien, übernimmt die Rechte aus der Kanzleisoftware, läuft in Europa und nennt zu jeder Antwort die Quelle.

Nein, und das sollte es auch nicht. KI kann Unterlagen auswerten, Daten vorbereiten und Entwürfe schreiben. Die fachliche Prüfung und die Verantwortung bleiben beim Steuerberater.

Ja. Der EU AI Act verlangt seit Februar 2025, dass Personen, die KI beruflich einsetzen, über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Eine kurze Richtlinie mit Schulung ist der einfachste Nachweis und schafft zugleich Klarheit im Team.

Je nach Datenbasis in zwei bis vier Wochen: Umgebung einrichten, Quellen anbinden, Rechte übernehmen, Team schulen.