ChatGPT in der Steuerkanzlei: Sieben sinnvolle Einsätze und drei klare Grenzen

Die Lage: genutzt wird es längst

In den meisten Kanzleien, die wir kennenlernen, nutzt ein Teil des Teams ChatGPT bereits, häufig über private Accounts und ohne dass die Kanzleileitung es weiß. Das ist kein böser Wille, sondern ein Zeichen dafür, dass das Werkzeug hilft. Die Aufgabe der Kanzleileitung ist deshalb nicht, es zu verbieten, sondern den Rahmen zu setzen.

Sieben sinnvolle Einsätze ohne Mandantendaten

1. Texte glätten. Mandantenrundschreiben, Website-Texte, Stellenanzeigen verständlicher formulieren.
2. Fachthemen strukturieren. Eine Gliederung für einen Vortrag oder ein Merkblatt zur E-Rechnung entwerfen.
3. Lange Texte zusammenfassen. BMF-Schreiben, Urteile oder Fachaufsätze in Kernaussagen überführen, mit anschließender Prüfung am Original.
4. Checklisten entwerfen. Etwa für das Onboarding neuer Mandanten oder die Unterlagen zur Einkommensteuer.
5. Excel und Formeln. Formeln erklären, Makros entwerfen, Auswertungen vorbereiten.
6. Übersetzen. Schreiben an ausländische Geschäftspartner oder Erläuterungen für fremdsprachige Mandanten, ohne personenbezogene Inhalte.
7. Sparring. Argumente sammeln, Gegenpositionen prüfen, eine Präsentation vorbereiten.

Drei klare Grenzen

1. Verschwiegenheit nach § 203 StGB

Wer Mandantendaten in einen öffentlichen Chat-Dienst kopiert, offenbart sie einem Dritten. Das Gesetz erlaubt die Einbindung von Dienstleistern nur, wenn diese zur Verschwiegenheit verpflichtet und belehrt sind (§ 203 Abs. 4 StGB, § 62a StBerG). Bei Verbraucher-Accounts ist das nicht der Fall.

2. DSGVO

Für personenbezogene Daten braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, eine Rechtsgrundlage für die Übermittlung und Klarheit über den Datenstandort. Business-Tarife großer Anbieter bieten in der Regel einen solchen Vertrag und schließen das Training mit Kundendaten aus. Ob das für Ihre Kanzlei genügt, sollte der Datenschutzbeauftragte prüfen.

3. Halluzinationen

Sprachmodelle formulieren plausibel, auch wenn der Inhalt falsch ist. Sie erfinden Aktenzeichen, verwechseln Rechtsstände und rechnen ungenau. Für eine Kanzlei heißt das: keine fachliche Aussage ohne Quelle, keine Übernahme ohne Prüfung.

Die KI-Richtlinie auf einer Seite

• Erlaubt: allgemeine Aufgaben ohne Mandantenbezug, mit dem von der Kanzlei bereitgestellten Zugang.
• Verboten: Mandantendaten, Namen, Steuernummern, Belege und Bescheide in öffentlichen KI-Diensten und privaten Accounts.
• Pflicht: Jede fachliche Aussage wird am Original geprüft. KI-Entwürfe werden als solche behandelt.
• Für Mandantenbezug: nur die freigegebene Umgebung der Kanzlei (bei uns KanzleiGPT) mit EU-Hosting, AV-Vertrag und Verschwiegenheitsverpflichtung.
• Schulung: einmal jährlich, dokumentiert. Damit erfüllen Sie zugleich die Pflicht zur KI-Kompetenz aus dem EU AI Act.

Wenn Mandantendaten ins Spiel kommen sollen

Der eigentliche Nutzen entsteht dort, wo KI Akten, Belege und Schriftverkehr kennt. Dafür braucht es eine Umgebung, die vier Bedingungen erfüllt: Hosting in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag mit Verschwiegenheitsverpflichtung, kein Training mit Ihren Daten und Übernahme der Zugriffsrechte aus der Kanzleisoftware. KanzleiGPT ist dafür gebaut: Es antwortet aus Akten und Vorlagen der Kanzlei, nennt zu jeder Antwort die Quelle und zeigt niemandem etwas, das er in DATEV oder BMD nicht sehen dürfte.