Wir sind eine kleine Kanzlei und haben lange gedacht, Automatisierung ist etwas für die Großen mit eigener IT. Mit Agenda FIBU und dem Mandantenportal hatten wir die Basis, aber die Einkommensteuer-Saison hat uns jedes Jahr aufgefressen: Unterlagen einsammeln, nachfragen, nochmal nachfragen. TRUSTAX hat die ESt-Checkliste automatisiert, den Posteingang vorsortiert und die Belege direkt als Buchungsstapel in Agenda gebracht. Das Ergebnis ist ziemlich einfach zu beschreiben: Die Mails sind weniger geworden, die Erklärungen gehen schneller raus, und wir haben seit dem Sommer 60 Mandate mehr, ohne jemanden einstellen zu müssen. Besonders gut fand ich, dass alles innerhalb von vier Monaten lief und wir nie das Gefühl hatten, ein IT-Projekt zu betreiben.
Kanzlei aus Nürnberg – Agenda-Kanzlei mit 8 Mitarbeitenden: 44 % weniger Rückfragen und Einkommensteuer in 30 % weniger Zeit
TRUSTAX ProjektteamKI-Entwicklung, Automatisierung & Betreuung 
Petra S.SteuerberaterinWeiterlesen Eine Steuerkanzlei in Nürnberg mit acht Mitarbeitenden und rund 420 Mandaten, davon viele Einkommensteuer-Mandate von Angestellten, Rentnern und Vermietern. Die Kanzlei arbeitet mit Agenda FIBU, Agenda ABSCHLUSS und dem Agenda Mandantenportal.
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- Steuerberatung · 8 Mitarbeitende
- Situation
- ESt-Saison und Posteingang fraßen die Kapazität
- Systeme
- Agenda · Outlook · n8n
Projektübersicht
Gemeinsam mit der Inhaberin haben wir die drei Stellen automatisiert, die eine kleine Kanzlei am stärksten ausbremsen: das Einsammeln der ESt-Unterlagen, den Posteingang mit seinen Rückfragen und die Belegstrecke in Agenda FIBU. Alles auf den bestehenden Systemen, ohne eigene IT.
Die Umsetzung lief in vier Monaten, bewusst klein geschnitten: jeder Baustein in zwei bis drei Wochen, erst mit 20 Mandaten getestet, dann für alle. Die Inhaberin hat pro Woche eine Stunde investiert, mehr nicht.
- Monat 1Start01
Erstgespräch: Warum ist der Sommer verloren?
Petra S. und Marius Schopf rechnen gemeinsam nach: 420 Mandate, davon 300 Einkommensteuer, jede Erklärung mit drei bis vier Rückfragen. Der Posteingang hat 120 Mails am Tag, die Hälfte davon Standardfragen.
- Monat 1Kick-off02
Kick-off und Analyse in Agenda
Zwei Wochen messen: Minuten je ESt-Erklärung, Rückfragen je Mandant, Mails je Kategorie. Ergebnis: Das Einsammeln der Unterlagen kostet mehr Zeit als die Erklärung selbst.
- Monat 2Umsetzung03
Umsetzung 1: ESt-Checkliste und Einsammeln
Jeder Mandant bekommt aus den Vorjahresdaten in Agenda seine persönliche Checkliste, lädt über das Mandantenportal hoch und wird automatisch erinnert. Vollständige Akten werden dem Sachbearbeiter zugeteilt. Drei Wochen Aufbau, Test mit 20 Mandaten.
- Monat 3Umsetzung04
Umsetzung 2: KI-E-Mail-System
Der Posteingang wird nach Mandant und Dringlichkeit sortiert, Standardfragen bekommen einen fertigen Antwortentwurf im Ton der Kanzlei. Das Team gibt frei oder passt an, nichts geht ungesehen raus.
- Monat 3 bis 4Umsetzung05
Umsetzung 3: Belegstrecke in Agenda FIBU
Belege aus Portal, Mail und Scan werden ausgelesen, auf Pflichtangaben und Dubletten geprüft und als Buchungsstapel nach SKR 03 an Agenda FIBU übergeben. Das Team prüft den Stapel in der gewohnten Oberfläche.
- Monat 4Go-live06
Fristen, Statusupdates und Regelbetrieb
Fristen entstehen aus dem Vorgang, Mandanten bekommen Statusupdates zu Erklärung und Bescheid. Alle Bausteine laufen für alle Mandanten, die Vorlagen werden an echte Rückmeldungen angepasst.
- Nach 5 MonatenErgebnis
Ergebnis: 44 % weniger Rückfragen, 60 Mandate mehr
Die Rückfragen per Mail und Telefon sind um 44 Prozent gesunken, jede ESt-Erklärung braucht 30 Prozent weniger Zeit. Seit dem Sommer betreut die Kanzlei 60 Mandate mehr, mit denselben acht Leuten.
Probleme & Lösungen
Vor der Zusammenarbeit bestimmten Einsammeln, Nachfragen und der Posteingang den Sommer. Mit acht Leuten war jede Rückfrage spürbar, und neue Mandate wurden abgelehnt, weil die Kapazität fehlte.
Jeder Mandant lieferte anders, jede Erklärung brauchte drei bis vier Rückfragen, bevor sie vollständig war.
Die Checkliste kommt aus den Vorjahresdaten, der Mandant lädt hoch, das System erinnert. Vollständige Akten landen beim Sachbearbeiter.
Wann ist meine Erklärung fertig, was brauchen Sie noch, was heißt der Bescheid. Jede Mail unterbrach die Sachbearbeitung.
Mails werden sortiert und priorisiert, Standardfragen bekommen einen Entwurf. Das Team gibt frei, statt zu formulieren.
Jeder Beleg wurde manuell erfasst und kontiert, bei kleinen Mandaten oft von der Inhaberin selbst.
Auslesen, prüfen, vorkontieren, als Stapel an Agenda FIBU übergeben. Aus Erfassen wird Kontrollieren.
Umsetzung
Die Umsetzung lief in vier Monaten auf Agenda FIBU, Agenda ABSCHLUSS, dem Agenda Mandantenportal, Outlook und n8n. Jeder Baustein wurde in zwei bis drei Wochen gebaut, mit 20 Mandaten getestet und dann für alle 420 Mandate aktiviert. Die Kanzlei brauchte dafür keine eigene IT.
Aus den Vorjahresdaten in Agenda entsteht je Mandant eine persönliche Checkliste. Der Mandant lädt über das Mandantenportal hoch, das System prüft den Eingang und erinnert. Vollständige Akten werden dem Sachbearbeiter zugeteilt.
Der Posteingang wird nach Mandant und Dringlichkeit sortiert. Standardfragen bekommen einen fertigen Antwortentwurf im Ton der Kanzlei, das Team gibt frei oder passt an.
Belege werden ausgelesen, geprüft und als Buchungsstapel nach SKR 03 an Agenda FIBU übergeben. Fristen entstehen aus dem Vorgang, Mandanten bekommen Statusupdates zu Erklärung und Bescheid.
MandantenportalCheckliste & Upload Posteingang120 Mails am Tag 
TRUSTAX KISortiert, prüft, entwirft Agenda FIBUBuchungsstapel & Akte Projektergebnisse
Fünf Monate nach dem Start sind die Rückfragen per Mail und Telefon um 44 Prozent gesunken und jede Einkommensteuer-Erklärung braucht 30 Prozent weniger Zeit. Die Kanzlei betreut seit dem Sommer 60 Mandate mehr, mit denselben acht Mitarbeitenden und ohne eigene IT.
- ESt-Checkliste je Mandant aus den Vorjahresdaten, Upload über das Agenda Mandantenportal, automatische Erinnerung
- KI-E-Mail-System: Posteingang sortiert und priorisiert, Antwortentwürfe für Standardfragen
- Belegstrecke mit KI-Auslesen, Prüfung und Buchungsstapel nach SKR 03 in Agenda FIBU
- Fristen aus dem Vorgang und Statusupdates an Mandanten zu Erklärung und Bescheid
Das sagt Kanzlei aus Nürnberg zur Zusammenarbeit.
Wir lassen unsere Arbeit für sich sprechen.
Häufig gestellte Fragen
TRUSTAX ist der vollumfängliche KI-Wachstumspartner für Steuerkanzleien. Wir beraten nicht nur, wir implementieren auch: Wir analysieren Ihre Prozesse, automatisieren, was wirklich Zeit und Marge bringt, und setzen KI dort ein, wo sie sinnvoll und sicher ist. Das Ergebnis: mehr Marge, mehr Zeit und weniger Stress für Inhaber und Team.
Für Steuerkanzleien in allen Größen: von der Einzelkanzlei über Sozietäten bis zur Kanzleigruppe mit mehreren Standorten. Ob DATEV, BMD, RZL oder Addison im Einsatz ist, spielt keine Rolle. Wir bauen auf dem auf, was Sie haben.
Wir rechnen es vor dem Start gemeinsam durch: Ist-Zeit je Vorgang, Anzahl der Vorgänge, Stundensatz. Daraus ergibt sich, was ein Prozess heute kostet und was er automatisiert kostet. Und weil sich das schwer vorstellen lässt, zeigen wir Ihnen die Automatisierung an Ihren eigenen Prozessen, bevor Sie sich entscheiden.
Genau deshalb lohnt es sich. Ihr Aufwand beschränkt sich auf eine Ansprechperson für Rückfragen und Freigaben, in der Umsetzungsphase etwa zwei bis drei Stunden pro Woche. Analyse, technische Einrichtung, Tests und Schulung übernimmt TRUSTAX. Der erste Prozess läuft meist innerhalb weniger Wochen und gibt Ihrem Team die Zeit zurück, die heute fehlt.
Ja. DATEV, BMD, RZL, DVO, Addison, Ihr DMS, Outlook und Teams werden angebunden, nicht ersetzt. Wir bauen keine Insellösungen und vermeiden Doppelerfassung. Kein Systemwechsel, keine Schulung auf neue Software.
Ja. In 15 Minuten prüfen wir gemeinsam, ob und wie wir Ihrer Kanzlei helfen können, kostenlos und unverbindlich. Danach folgt ein 60-minütiges Strategiegespräch, in dem wir konkret schauen, welche Prozesse wir sinnvoll automatisieren.
Sehr gerne. Bringen Sie Partner, Kanzleileitung oder Ihr Team direkt in das Strategiegespräch mit. Auf Wunsch stellen wir eine kompakte Entscheidungsvorlage mit Aufwand, Nutzen und Zeitplan zusammen, damit alle Beteiligten auf demselben Stand sind.
Wir verkaufen keine Software und keinen Videokurs. Wir beraten und implementieren aus einer Hand, ausschließlich für Steuerkanzleien, DSGVO-konform und in Europa gehostet. Und wir automatisieren nur, was wirklich Sinn macht: Nicht alles wird durch KI besser.