Lösung · Steuerkanzlei digitalisieren

Steuerkanzlei digitalisieren: Vom digitalen Beleg zum Ablauf, der von selbst läuft

Die meisten Kanzleien sind digital, aber nicht effizient: DATEV, DMS, Portal und Postfach existieren nebeneinander. Wir verbinden die Systeme, schließen Medienbrüche und automatisieren die Routine dazwischen, ohne Softwarewechsel.

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Von digital zu automatisiert läuft
Vier Systeme, kein gemeinsamer AblaufDATEV, DMS, Portal, Outlook Eingang
  1. Medienbrüche gefundenWo wird heute abgetippt?
  2. Systeme verbundenÜber die offiziellen Schnittstellen
  3. Routine automatisiertBelege, Posteingang, Fristen
  4. Team geschultFreigeben statt erfassen
ErgebnisEin durchgehender AblaufOhne Softwarewechsel −35 % Bearbeitungszeit
Kurz beantwortet

Eine Steuerkanzlei zu digitalisieren heißt heute nicht mehr, Papier abzuschaffen. Die meisten Kanzleien haben DATEV oder BMD, ein DMS, ein Mandantenportal und Microsoft 365. Was fehlt, ist die Verbindung: Daten werden zwischen den Systemen von Hand übertragen, Unterlagen per Mail nachgefordert, Fristen in Listen gepflegt. TRUSTAX schließt diese Lücken. Wir verbinden die vorhandenen Systeme über n8n, setzen KI dort ein, wo etwas gelesen oder verstanden werden muss, und automatisieren Belegstrecke, Posteingang, Onboarding und Fristen. Die Software bleibt, die Handarbeit dazwischen fällt weg.

TRUSTAX, Frankfurt am Main · Stand November 2026
Das Problem

Woran es heute hängt

01 Zehn Tools, trotzdem nicht weniger ArbeitDATEV, DMS, Portal, Outlook und Teams sind da. Trotzdem wird kopiert, umbenannt und nachgefragt, weil die Systeme nicht miteinander reden.
02 Digitalisierung endete beim ScannenDer Beleg ist digital, aber jemand tippt ihn ab. Die Vollmacht ist ein PDF, aber sie wird ausgedruckt. Das Format hat sich geändert, der Ablauf nicht.
03 Jedes neue Tool ist eine neue InselNoch ein Login, noch eine Schulung, noch eine Stelle, an der Daten gepflegt werden. Mehr Software macht die Lücken größer, nicht kleiner.
Ein Dienstag, ohne Automatisierung 08:00
  1. Daten von Hand übertragen 0
  2. Programme, zwischen denen gewechselt wird 0
  3. Minuten Suchen und Übertragen 0Min
Routine heute 0 Min · nicht abrechenbar läuft
Kostenloser KI-Check

Wie viele Stunden lässt Ihre Kanzlei jeden Monat liegen?

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Sofort-AuswertungBeispiel 58von 100 ProzesseDatenKommunikationTeamCompliance Ihre Top-3-Hebel1Belege nachfordern2Rückfragen per Mail3Mandantenonboarding
So läuft es

Vom Eingang bis zur Freigabe

Die Quelle bleibt, wo sie ist, die Kanzleisoftware auch. Dazwischen verbinden n8n und die KI die Schritte, die heute von Hand laufen. Am Ende steht immer ein Mensch, der freigibt.

  • Hosting in Europa, Auftragsverarbeitung nach DSGVO
  • Anbindung über die offiziellen Schnittstellen, kein Systemwechsel
  • Jede Außenwirkung nur mit Freigabe aus der Kanzlei
Ihre SystemeDMS, Portal, Outlook
n8n WorkflowIn Europa gehostet
TRUSTAX KIVerbindet, liest, führt aus
KanzleisoftwareDATEV, BMD, Addison, Agenda
Ein AblaufTeam gibt frei
So setzen wir es um

Done4You, in vier Schritten

Analyse, Umsetzung, Test und Betrieb übernimmt TRUSTAX. Ihr Aufwand: eine Ansprechperson, zwei bis drei Stunden pro Woche in der Umsetzungsphase.

01 BestandsaufnahmeWelche Systeme sind im Einsatz, wo entstehen Medienbrüche, was kostet jeder davon in Minuten? Daraus entsteht eine Rangliste nach Hebel. Woche 1TRUSTAX + Ihre Ansprechperson
02 Systeme verbindenKanzleisoftware, DMS, Portal, Postfach und Kalender werden über n8n verbunden, in europäischen Rechenzentren und über die offiziellen Schnittstellen. Woche 2–4TRUSTAX
03 Abläufe automatisierenBelegstrecke, Posteingang, Onboarding und Fristen laufen von selbst. KI liest und versteht, die Automatisierung führt aus, Ihr Team gibt frei. Woche 4–5Ihr Team prüft, TRUSTAX justiert
04 Messen und ausbauenJeder Ablauf bekommt eine Kennzahl. Nach drei Monaten vergleichen wir mit der Ausgangslage und nehmen den nächsten Prozess. ab Woche 6TRUSTAX betreibt, Ihr Team arbeitet
Ehrlich abgegrenzt

Was automatisch läuft, was Freigabe braucht

Keine Automatisierung handelt nach außen ohne einen Menschen. Diese Aufteilung gilt für jeden Ablauf, den wir bauen.

Läuft automatisch
  • Daten zwischen Kanzleisoftware, DMS, Portal und Postfach übertragen
  • Belege und Dokumente erkennen, benennen, ablegen
  • Unterlagen anfordern und nachhalten
  • Fristen und Aufgaben eintragen und verteilen
Nur mit Freigabe
  • Buchungen, Schreiben und Einreichungen
  • Änderungen an Stammdaten mit Tragweite
  • Fälle unter der Sicherheitsschwelle
Machen wir nicht
  • Austausch Ihrer Kanzleisoftware
  • Noch ein Tool mit eigenem Login für das Team
  • Automatisierung um der Automatisierung willen
Belegte Ergebnisse

Zahlen aus Kanzleien

Alle Werte stammen aus veröffentlichten Erfolgsgeschichten oder unserer Leistungsbeschreibung. Anonymisierte Kanzleien sind als solche gekennzeichnet.

35 %weniger BearbeitungszeitKanzlei aus Berlin, DATEV+17 %Marge nach KanzleiübernahmeKanzlei Diener−42 %BearbeitungszeitKanzlei Schmitt, DATEV
Für wen das passt
  • Kanzleien, die schon digital arbeiten und trotzdem am Limit sind
  • Kanzleien nach Übernahme oder Zusammenschluss mit gemischter Systemlandschaft
  • Inhaber, die die Kanzlei übergabefähig und unabhängig von Einzelpersonen machen wollen
  • Kanzleien, die kein weiteres Tool, sondern weniger Handarbeit wollen
Echte Kundenergebnisse mit nachweisbaren Zahlen
Alle Fallstudien
Florian Schmitt 42 % Schmitt Florian Schmitt Steuerberater 42 % · weniger Bearbeitungszeit +15 % Mandanten · +23 % Marge Rolf R. +14 % Kanzlei aus München Rolf R. Kanzleiinhaber, ADDISON-Kanzlei +14 % · Marge nach 7 Monaten ADDISON-Kanzlei · −38 % Zeit je Buchungsmonat Alina Diener +17 % Diener Alina Diener Geschäftsführerin +17 % · Marge in 6 Monaten nach Kanzleiübernahme Benedikt Rohlmann 100 % Rohlmann Benedikt Rohlmann Kanzleiinhaber 100 % · automatisiertes DATEV-Mandantenonboarding mehrfache DATEV-Anbindung Christoph M. 0 Kanzlei aus Linz Christoph M. Steuerberater & Partner, BMD-Kanzlei 0 · verpasste Anrufe BMD-Kanzlei · −31 % Zeit je Jahresabschluss Josefine F. −40 % Kanzlei in Hessen Josefine F. Steuerberaterin −40 % · Rückfragen per Telefon Mandantenkommunikation automatisiert Betim Dobruna 24/7 BeKa Betim Dobruna Steuerberater 24/7 · Voice-AI-Agent am Telefon Kein verpasster Anruf, jedes Anliegen erfasst Petra S. +60 Kanzlei aus Nürnberg Petra S. Steuerberaterin, Agenda-Kanzlei +60 · Mandate bei gleichem Team Agenda-Kanzlei · −44 % Rückfragen Fabian Bammert +15 % FB Finance Fabian Bammert Finanzberater +15 % · Umsatz in 3 Monaten Vertrieb & Systeme planbar Max F. 7.000 €+ Kanzlei aus Berlin Max F. Geschäftsführer, DATEV-Kanzlei 7.000 €+ · Einsparung / Monat +500 Mandate bei gleichem Team
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Erstgespräch · 15 Min. · Video oder Telefon
Schritt 02

Ergebnis im Erstgespräch durchgehen
EinladungNur bei echtem Potenzial
Strategiegespräch
60 Minuten · Google Meet
Nextower Frankfurt oder Google Meet
Marius SchopfCedric OrtMarius & Cedric
UmsetzungsfahrplanTag 1 · Tag 10 · Tag 30
Schritt 03

Persönliches Strategiegespräch bei klarem Potenzial

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Ihre Fragen beantwortet

Häufig gestellte Fragen

Nicht mehr Papier durch PDFs ersetzen, sondern Abläufe durchgängig machen: Ein Beleg kommt an, wird gelesen, geprüft, zugeordnet und als Buchungsvorschlag bereitgestellt, ohne dass jemand etwas abtippt. Die Systeme dafür sind meist vorhanden, es fehlt die Verbindung.

Nein. Wir bauen auf dem auf, was Sie haben. Wenn ein Baustein wirklich fehlt, sagen wir es, aber ein Systemwechsel ist keine Voraussetzung.

Digitalisierung ändert das Format: aus Papier wird eine Datei. Automatisierung ändert den Ablauf: Die Datei wandert von selbst zum nächsten Schritt. Den Unterschied erklären wir ausführlich auf der Seite „Wie funktioniert KI und Automatisierung?“.

Mit dem Prozess, der die meiste Routinezeit bindet und häufig vorkommt. In den meisten Kanzleien ist das die Belegstrecke oder der Posteingang, bei wachsenden Kanzleien das Mandantenonboarding.

Indem sich für das Team wenig ändert: gleiche Programme, weniger Erfassen, mehr Kontrollieren. Die Abläufe laufen zunächst parallel, Korrekturen fließen zurück, und niemand muss ein neues System lernen.

Der erste Ablauf läuft nach zwei bis fünf Wochen. Eine Kanzlei mit drei bis fünf Kernprozessen ist nach etwa einem halben Jahr durchgängig automatisiert.