Lösung · KI-Telefonassistent für Steuerkanzleien

KI-Telefonassistent für Steuerkanzleien: Jeder Anruf angenommen, kein Sachbearbeiter unterbrochen

Ein KI-Telefonassistent nimmt jeden Anruf an, versteht das Anliegen, bucht Termine in den Kalender und legt eine Notiz zur Akte. Dringendes geht sofort an den Sachbearbeiter. Rund um die Uhr, in der Tonalität Ihrer Kanzlei, in Europa gehostet.

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Telefon-Agent läuft
Anruf: „Ich brauche einen Termin zum Jahresabschluss“Dienstag, 12:47 Uhr Eingang
  1. Anruf angenommenBegrüßung im Namen der Kanzlei
  2. Anliegen verstandenTerminwunsch, Mandant erkannt
  3. Termin gebuchtDonnerstag 10:30, Kalender der Sachbearbeiterin
  4. Notiz zur AkteZusammenfassung und Rückrufnummer
ErgebnisBestätigung per E-MailAn Mandant und Sachbearbeiterin 0 verpasste Anrufe
Kurz beantwortet

Ein KI-Telefonassistent (Voice AI) ist ein Sprach-Agent, der Anrufe in der Kanzlei entgegennimmt, wenn niemand rangehen kann oder soll. Er begrüßt den Anrufer im Namen der Kanzlei, versteht das Anliegen, beantwortet Standardfragen, bucht Termine direkt in den Kalender und legt eine Gesprächsnotiz zur Akte. Dringende Fälle leitet er an den zuständigen Mitarbeitenden weiter. TRUSTAX richtet solche Telefon-Agenten für Steuerkanzleien in drei bis vier Wochen ein. Bei BeKa Steuerberatung ist die Kanzlei damit rund um die Uhr erreichbar, ohne einen verpassten Anruf.

TRUSTAX, Frankfurt am Main · Stand November 2026
Das Problem

Woran es heute hängt

01 Das Telefon klingelt, wenn der Abschluss läuftJeder Anruf reißt jemanden aus der Arbeit. Bis der Faden wieder aufgenommen ist, vergehen Minuten, und das dutzende Male am Tag.
02 Verpasste Anrufe sind verlorene MandateWer zweimal niemanden erreicht, ruft die nächste Kanzlei an. Besonders Interessenten warten nicht auf einen Rückruf.
03 Die Hälfte der Anrufe ist RoutineTerminwünsche, Statusfragen, „Ist mein Bescheid schon da?“. Dafür braucht es kein Fachwissen, aber jemand muss rangehen.
Ein Dienstag, ohne Automatisierung 08:00
  1. Anrufe am Tag 0
  2. davon verpasst oder auf Rückruf 0
  3. Minuten Unterbrechung im Team 0Min
Routine heute 0 Min · nicht abrechenbar läuft
Kostenloser KI-Check

Wie viele Stunden lässt Ihre Kanzlei jeden Monat liegen?

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Sofort-AuswertungBeispiel 58von 100 ProzesseDatenKommunikationTeamCompliance Ihre Top-3-Hebel1Belege nachfordern2Rückfragen per Mail3Mandantenonboarding
So läuft es

Vom Eingang bis zur Freigabe

Die Quelle bleibt, wo sie ist, die Kanzleisoftware auch. Dazwischen verbinden n8n und die KI die Schritte, die heute von Hand laufen. Am Ende steht immer ein Mensch, der freigibt.

  • Hosting in Europa, Auftragsverarbeitung nach DSGVO
  • Anbindung über die offiziellen Schnittstellen, kein Systemwechsel
  • Jede Außenwirkung nur mit Freigabe aus der Kanzlei
AnrufMandant oder Interessent
n8n WorkflowIn Europa gehostet
TRUSTAX KIVersteht und erledigt
Kalender & AkteOutlook, DATEV / BMD
Termin & NotizDringendes sofort ans Team
So setzen wir es um

Done4You, in vier Schritten

Analyse, Umsetzung, Test und Betrieb übernimmt TRUSTAX. Ihr Aufwand: eine Ansprechperson, zwei bis drei Stunden pro Woche in der Umsetzungsphase.

01 Gesprächsleitfaden abstimmenWir legen mit Ihnen fest, wie der Agent begrüßt, welche Fragen er beantworten darf, wann er weiterleitet und wie die Kanzlei klingen soll. Woche 1TRUSTAX + Ihre Ansprechperson
02 Kalender und Akte anbindenDer Agent bucht Termine in die Kalender der Mitarbeitenden und legt Notizen in DATEV, BMD oder Ihrem DMS ab. Dringendes geht als Nachricht an den Sachbearbeiter. Woche 2–4TRUSTAX
03 Testphase mit echten AnrufenZunächst übernimmt der Agent Überlauf und Randzeiten. Jedes Gespräch wird protokolliert, Formulierungen werden nachgeschärft. Woche 4–5Ihr Team prüft, TRUSTAX justiert
04 RegelbetriebDer Agent nimmt jeden Anruf an oder nur dann, wenn niemand frei ist, ganz wie Sie es wollen. Auswertungen zeigen, weshalb Mandanten anrufen. ab Woche 6TRUSTAX betreibt, Ihr Team arbeitet
Ehrlich abgegrenzt

Was automatisch läuft, was Freigabe braucht

Keine Automatisierung handelt nach außen ohne einen Menschen. Diese Aufteilung gilt für jeden Ablauf, den wir bauen.

Läuft automatisch
  • Anrufe annehmen, auch außerhalb der Bürozeiten
  • Anliegen erfassen und Mandanten erkennen
  • Termine buchen, verschieben, bestätigen
  • Gesprächsnotiz zur Akte legen
  • Dringendes sofort an den zuständigen Mitarbeitenden melden
Nur mit Freigabe
  • Auskünfte mit fachlichem Inhalt
  • Rückrufe zu Bescheiden und Fristen
  • Alles, was der Leitfaden nicht abdeckt
Machen wir nicht
  • Steuerliche Auskünfte am Telefon
  • Auskünfte an nicht identifizierte Anrufer
  • Gespräche ohne Hinweis, dass ein KI-Assistent spricht
Belegte Ergebnisse

Zahlen aus Kanzleien

Alle Werte stammen aus veröffentlichten Erfolgsgeschichten oder unserer Leistungsbeschreibung. Anonymisierte Kanzleien sind als solche gekennzeichnet.

24/7telefonisch erreichbarBeKa Steuerberatung0verpasste AnrufeKanzlei aus Linz, BMD100 %Anliegen dokumentiertBeKa Steuerberatung
Für wen das passt
  • Kanzleien ohne Empfang oder mit überlastetem Sekretariat
  • Kanzleien, die in der Abschluss-Saison telefonisch untergehen
  • Kanzleien, die neue Mandate über Telefonanfragen gewinnen
  • Kanzleien in Deutschland und Österreich
Echte Kundenergebnisse mit nachweisbaren Zahlen
Alle Fallstudien
Florian Schmitt 42 % Schmitt Florian Schmitt Steuerberater 42 % · weniger Bearbeitungszeit +15 % Mandanten · +23 % Marge Rolf R. +14 % Kanzlei aus München Rolf R. Kanzleiinhaber, ADDISON-Kanzlei +14 % · Marge nach 7 Monaten ADDISON-Kanzlei · −38 % Zeit je Buchungsmonat Alina Diener +17 % Diener Alina Diener Geschäftsführerin +17 % · Marge in 6 Monaten nach Kanzleiübernahme Benedikt Rohlmann 100 % Rohlmann Benedikt Rohlmann Kanzleiinhaber 100 % · automatisiertes DATEV-Mandantenonboarding mehrfache DATEV-Anbindung Christoph M. 0 Kanzlei aus Linz Christoph M. Steuerberater & Partner, BMD-Kanzlei 0 · verpasste Anrufe BMD-Kanzlei · −31 % Zeit je Jahresabschluss Josefine F. −40 % Kanzlei in Hessen Josefine F. Steuerberaterin −40 % · Rückfragen per Telefon Mandantenkommunikation automatisiert Betim Dobruna 24/7 BeKa Betim Dobruna Steuerberater 24/7 · Voice-AI-Agent am Telefon Kein verpasster Anruf, jedes Anliegen erfasst Petra S. +60 Kanzlei aus Nürnberg Petra S. Steuerberaterin, Agenda-Kanzlei +60 · Mandate bei gleichem Team Agenda-Kanzlei · −44 % Rückfragen Fabian Bammert +15 % FB Finance Fabian Bammert Finanzberater +15 % · Umsatz in 3 Monaten Vertrieb & Systeme planbar Max F. 7.000 €+ Kanzlei aus Berlin Max F. Geschäftsführer, DATEV-Kanzlei 7.000 €+ · Einsparung / Monat +500 Mandate bei gleichem Team
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FachbeitragVoice AI · 6 Min. Voice AI am Kanzleitelefon: Was ein KI-Telefonassistent kann und was nicht Rund 90 Anrufe am Tag, die Hälfte davon Routine. Wie ein Telefon-Agent Anliegen erfasst, Termine bucht und das Team in Ruhe arbeiten lässt, und wo ein Mensch übernehmen muss. Beitrag lesen FachbeitragKI-Agenten · 9 Min. KI-Agenten in Steuerkanzleien: Kosten, Nutzen und Datenschutz Was ein KI-Agent in der Kanzlei tatsächlich tut, was er kostet, was er bringt und welche Regeln er braucht, damit Verschwiegenheit und DSGVO gewahrt bleiben. Beitrag lesen
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Das sind Ihre nächsten Schritte

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Erstgespräch · 15 Min. · Video oder Telefon
Schritt 02

Ergebnis im Erstgespräch durchgehen
EinladungNur bei echtem Potenzial
Strategiegespräch
60 Minuten · Google Meet
Nextower Frankfurt oder Google Meet
Marius SchopfCedric OrtMarius & Cedric
UmsetzungsfahrplanTag 1 · Tag 10 · Tag 30
Schritt 03

Persönliches Strategiegespräch bei klarem Potenzial

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Ihre Fragen beantwortet

Häufig gestellte Fragen

Es gibt allgemeine Telefonassistenten und Anbieter, die auf Kanzleien spezialisiert sind. TRUSTAX richtet Telefon-Agenten ausschließlich für Steuerkanzleien ein und bindet sie an Kalender, Kanzleisoftware und Akte an, sodass ein Anruf nicht nur angenommen, sondern auch erledigt wird.

Ja, und das ist gewollt. Der Agent stellt sich als digitaler Assistent der Kanzlei vor. Das ist transparent und entspricht den Transparenzpflichten des EU AI Act. In der Praxis akzeptieren Mandanten das gut, wenn ihr Anliegen sofort erledigt wird.

Ja. Er sieht freie Zeiten in den Kalendern der Mitarbeitenden, bucht nach Ihren Regeln und verschickt eine Bestätigung an beide Seiten.

Der Agent erkennt Dringlichkeit und Unsicherheit und leitet weiter oder meldet den Fall sofort an den zuständigen Mitarbeitenden. Nichts bleibt in einer Mailbox liegen.

Ja, mit Hosting in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag, Verschwiegenheitsverpflichtung und klaren Regeln zur Identifikation von Anrufern. Die Gesprächsnotizen landen in Ihrer Akte, nicht bei einem Dritten.

Drei bis vier Wochen, inklusive Leitfaden, Anbindung, Testphase und Feinschliff an echten Gesprächen.