Woraus die Kosten bestehen
Zwei Blöcke. Einführung: Prozessaufnahme, Umsetzung der Automatisierung, Anbindung der Kanzleisoftware, Vorlagen, Testphase, Schulung. Betrieb: Hosting in europäischen Rechenzentren, Nutzung der KI-Modelle, Überwachung, kleine Anpassungen. Was es bei uns nicht gibt: Lizenzkosten je Nutzer, Preise je Dokument, versteckte Zusatzkosten im zweiten Jahr.
Die drei Pakete
- STARTER für kleine Kanzleien bis etwa fünf Mitarbeitende: ein bis zwei Kernprozesse, meist Belegstrecke oder Posteingang.
- GROWTH für Kanzleien mit fünf bis fünfzehn Mitarbeitenden: drei bis fünf Prozesse plus KanzleiGPT, fester Account Manager.
- PARTNER ab fünfzehn Mitarbeitenden oder mehreren Standorten: laufende Weiterentwicklung, Priorität bei neuen Prozessen, Reporting.
Alle Pakete haben zwei Phasen: Phase 1 Analyse und Umsetzung mit Zufriedenheitsgarantie, Phase 2 Betrieb und Ausbau. Konkrete Preise nennen wir nach der Prozessaufnahme, weil sie von Anzahl und Komplexität der Prozesse abhängen. Alles andere wäre geraten.
Die Rechnung, die vor der Entscheidung stehen sollte
Je Prozess drei Zahlen: Ist-Zeit je Vorgang, Vorgänge pro Monat, Stundensatz. Beispiel Belegstrecke: 20 Minuten je Mandat und Monat, 150 Mandate, 90 Euro Stundensatz ergibt 4.500 Euro Routinekosten im Monat. Wird die Hälfte automatisiert und sind davon 60 Prozent wieder abrechenbar, entstehen 1.350 Euro zusätzlicher Deckungsbeitrag pro Monat, plus die Zeit, die nicht abrechenbar, aber frei ist. Unser ROI-Rechner nutzt genau diese konservative Logik für zwölf typische Zeitfresser.
Der eigene Aufwand
Die häufigste Sorge ist nicht das Geld, sondern die Zeit. Der Aufwand der Kanzlei beschränkt sich auf eine Ansprechperson für Rückfragen und Freigaben, in der Umsetzungsphase etwa zwei bis drei Stunden pro Woche. Analyse, Technik, Tests und Schulung übernimmt TRUSTAX. Der erste Prozess läuft meist in zwei bis fünf Wochen.
Wann es sich rechnet
In den veröffentlichten Fällen zeigen sich Margeneffekte nach sechs bis sieben Monaten: +23 Prozent bei Kanzlei Schmitt, +17 Prozent bei Kanzlei Diener nach Übernahme, +14 Prozent bei einer ADDISON-Kanzlei aus München, +11 Prozent bei einer BMD-Kanzlei aus Linz. Eine DATEV-Kanzlei aus Berlin spart über 7.000 Euro pro Monat bei 500 zusätzlichen Mandaten mit gleichem Team. Einzelne Prozesse wie die Belegstrecke amortisieren sich schneller, Onboarding und Kommunikation brauchen etwas länger.
Was nicht in die Rechnung gehört
Keine Erfolgsgarantie in Euro ohne Prozessaufnahme, keine Lizenzen von Drittsoftware (DATEV, Microsoft, BMD bleiben Ihre Verträge), keine Kosten für Dinge, die nicht automatisiert werden sollten. Nicht alles wird durch KI besser; das sagen wir im Erstgespräch, auch wenn es weniger Umsatz für uns bedeutet.
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