Fachkräftemangel in der Steuerkanzlei: Warum Automatisierung mehr bringt als die nächste Stellenanzeige

Das Problem lässt sich nicht wegrekrutieren

Steuerfachangestellte, Bilanzbuchhalter und Lohnkräfte fehlen seit Jahren, und die Ausbildungszahlen gleichen die Abgänge nicht aus. Jede Kanzlei wirbt um dieselben Bewerber. Wer nur auf Recruiting setzt, konkurriert über Gehalt und Benefits und verliert gegen größere Einheiten. Der zweite Hebel wird oft übersehen: die Arbeit, die das vorhandene Team heute erledigt.

Die Rechnung

In Prozessaufnahmen sehen wir regelmäßig, dass 20 bis 30 Prozent der Arbeitszeit auf Tätigkeiten entfallen, für die keine Fachausbildung nötig ist: Belege sortieren und umbenennen, Unterlagen nachfordern, E-Mails zuordnen, Daten zwischen Systemen übertragen, Telefonate annehmen, Fristen eintragen. Bei einer Kanzlei mit zwölf Mitarbeitenden und 140 Arbeitsstunden pro Kopf und Monat sind das rund 340 bis 500 Stunden im Monat, also zwei bis drei Vollzeitstellen. Unser ROI-Rechner geht konservativ davon aus, dass sich die Hälfte davon automatisieren lässt.

Drei Wege, Kapazität zurückzugewinnen

1. Erfassen durch Kontrollieren ersetzen

Die Belegstrecke liest aus, prüft und kontiert vor. Die Fachkraft kontrolliert, statt zu tippen. In den veröffentlichten Fällen spart das 15 bis 25 Minuten je Mandat und Monat.

2. Unterbrechungen abstellen

Posteingangs- und Telefon-Agent nehmen Routineanliegen auf und bereiten Antworten vor. Rückfragen sinken in unseren Fällen um 40 bis 44 Prozent, und das Team arbeitet in längeren ungestörten Blöcken.

3. Wissen verfügbar machen

Wenn die erfahrenste Mitarbeiterin im Urlaub ist, steht die Kanzlei. Dokumentierte Abläufe und ein Assistent, der Akten und Vorlagen kennt, machen neue Kolleginnen und Kollegen in Wochen produktiv statt in Monaten.

Was das für das Team bedeutet

Die Sorge, Automatisierung koste Arbeitsplätze, ist in Kanzleien unbegründet, weil die Arbeit nicht ausgeht. In keiner unserer Fallstudien wurde Personal abgebaut. Verändert hat sich die Art der Arbeit: weniger Routine, mehr Mandantenkontakt und fachliche Aufgaben. Das ist auch ein Argument im Recruiting, denn gute Leute wollen nicht abtippen.

Was die Zahlen zeigen

Eine DATEV-Kanzlei aus Berlin betreut über 500 Mandate mehr bei gleichem Team. Eine Agenda-Kanzlei aus Nürnberg mit acht Mitarbeitenden hat 60 Mandate zusätzlich aufgenommen. Kanzlei Schmitt betreut 15 Prozent mehr Mandanten und hat die Bearbeitungszeit um 42 Prozent gesenkt. In allen drei Fällen war der Ausgangspunkt derselbe: kein Personal zu finden, aber Nachfrage.