Was Copilot gut kann
Microsoft 365 Copilot sitzt in Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams. Er fasst lange Mailverläufe zusammen, protokolliert Meetings, entwirft Antworten, erklärt Excel-Formeln und beantwortet Fragen zu Dokumenten, die im eigenen Microsoft-365-Tenant liegen. Für Partner und Sachbearbeiter, die viel schreiben und lesen, ist das eine echte Entlastung.
Was Copilot nicht kann
- In DATEV, BMD, RZL oder Addison lesen oder schreiben.
- Einen Beleg auslesen, prüfen und als Buchungsvorschlag bereitstellen.
- Einen Bescheid mit der Erklärung vergleichen und die Einspruchsfrist eintragen.
- Einen Ablauf ausführen: Anfrage, Unterlagen, Identifikation, Anlage, Willkommen.
- Entscheiden, was nach außen geht. Er entwirft, aber er kennt keine Freigaberegel.
Kurz: Copilot ist eine Oberfläche für Office-Daten. Die Kanzleiprozesse laufen woanders.
Wie beides zusammenpasst
Wir verbinden Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint) über n8n mit der Kanzleisoftware. Mails werden Akten zugeordnet, Aufgaben landen als Teams-Nachricht beim richtigen Mitarbeitenden, Dokumente gehen ins DMS und zu DATEV oder BMD. Copilot bleibt die Oberfläche zum Zusammenfassen und Formulieren; die Abläufe dahinter laufen automatisiert, mit Freigabe. Für Fachfragen zu Akten und Vorlagen ergänzen wir KanzleiGPT, das nur mit Quelle antwortet und die Rechte aus der Kanzleisoftware übernimmt. Wer keine Copilot-Lizenz hat, kann alles davon auch ohne Copilot nutzen.
Berechtigungen zuerst
Copilot sieht alles, was der angemeldete Nutzer sieht. In vielen Kanzleien sind SharePoint und Teams historisch gewachsen: Ordner „Lohn“, auf den jeder Zugriff hat; alte Mandantenverzeichnisse, die nie bereinigt wurden. Vor dem Rollout sollte die IT Berechtigungen prüfen und Sensibles abtrennen. Wir unterstützen dabei und setzen unsere Agenten so auf, dass sie dieselben Grenzen einhalten.
Verschwiegenheit
Microsoft verarbeitet Copilot-Daten innerhalb der Tenant-Grenzen nach den Microsoft-Vertragsbedingungen. Die Verantwortung für Auftragsverarbeitung, Verschwiegenheit nach § 203 StGB und die Information der Mandanten bleibt bei der Kanzlei. Wer Copilot einführt, sollte das im Verarbeitungsverzeichnis dokumentieren, genau wie jede andere KI-Anwendung.
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