Lösung · Agenda-Automatisierung mit KI

Agenda-Automatisierung mit KI: Weniger Rückfragen, mehr Mandate bei gleichem Team

Auch für Kanzleien mit Agenda-Software: Posteingang, Unterlagenanforderung, Belegstrecke und Fristen laufen automatisiert, Agenda bleibt das führende System.

Kostenlosen KI-Check starten 100 % kostenfrei und in 2 Minuten ausgefüllt
KI-Posteingang für Agenda läuft
Mandant: Unterlagen zur ESt 2025Posteingang kanzlei@ Eingang
  1. Anliegen erkanntUnterlagen + Frage zum Bescheid
  2. Mandant & Akte zugeordnetAus den Stammdaten in Agenda
  3. Vollständigkeit geprüft2 Unterlagen fehlen noch
  4. Antwortentwurf erstelltMit Liste der fehlenden Belege
ErgebnisAntwort zur FreigabeGesendet wird erst nach Klick −44 % Rückfragen
Kurz beantwortet

TRUSTAX automatisiert Kanzleiprozesse für Steuerkanzleien, die mit Agenda arbeiten. E-Mails werden erkannt, Mandanten und Akten zugeordnet und mit einem Antwortentwurf versehen. Unterlagen für Erklärungen werden per Checkliste eingesammelt, Belege ausgelesen und für Agenda FIBU vorbereitet, Fristen eingetragen. Agenda bleibt das führende System, angebunden wird über die bereitgestellten Schnittstellen und Importwege. Eine Agenda-Kanzlei aus Nürnberg hat so 44 Prozent weniger Rückfragen per Mail und Telefon, 30 Prozent weniger Zeit je Einkommensteuererklärung und 60 zusätzliche Mandate bei gleichem Team.

TRUSTAX, Frankfurt am Main · Stand November 2026
Das Problem

Woran es heute hängt

01 Für Agenda gibt es kaum fertige KI-LösungenDer Markt baut für DATEV. Agenda-Kanzleien müssen selbst herausfinden, was geht, oder verzichten.
02 Die Einkommensteuer-Saison ist ein DauerlaufUnterlagen kommen in Raten, jede Rate bringt Rückfragen. Bis eine Erklärung fertig ist, wurde die Akte fünfmal geöffnet.
03 Neue Mandate kosten zuerst ZeitDaten aufnehmen, Vollmachten einholen, Akte anlegen. Wachstum fühlt sich wie Mehrarbeit an, nicht wie Erfolg.
Ein Dienstag, ohne Automatisierung 08:00
  1. Mails ungelesen 0
  2. Rückfragen zu fehlenden Unterlagen 0
  3. Minuten Zuordnen und Antworten 0Min
Routine heute 0 Min · nicht abrechenbar läuft
Kostenloser KI-Check

Wie viele Stunden lässt Ihre Kanzlei jeden Monat liegen?

7 Fragen, maximal 2 Minuten. Sie sehen sofort, wo Ihre Kanzlei steht und welche drei Hebel am meisten bringen. Danach arbeiten wir Ihren individuellen KI-Check aus.

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Sofort-AuswertungBeispiel 58von 100 ProzesseDatenKommunikationTeamCompliance Ihre Top-3-Hebel1Belege nachfordern2Rückfragen per Mail3Mandantenonboarding
So läuft es

Vom Eingang bis zur Freigabe

Die Quelle bleibt, wo sie ist, die Kanzleisoftware auch. Dazwischen verbinden n8n und die KI die Schritte, die heute von Hand laufen. Am Ende steht immer ein Mensch, der freigibt.

  • Hosting in Europa, Auftragsverarbeitung nach DSGVO
  • Anbindung über die offiziellen Schnittstellen, kein Systemwechsel
  • Jede Außenwirkung nur mit Freigabe aus der Kanzlei
Post­eingangMails und Unterlagen
n8n WorkflowIn Europa gehostet
TRUSTAX KIErkennt und ordnet zu
AgendaAkte & Stammdaten
Antwort­entwurfFreigabe durch Mitarbeitende
So setzen wir es um

Done4You, in vier Schritten

Analyse, Umsetzung, Test und Betrieb übernimmt TRUSTAX. Ihr Aufwand: eine Ansprechperson, zwei bis drei Stunden pro Woche in der Umsetzungsphase.

01 Systemumgebung klärenWelche Agenda-Module und Portale nutzen Sie, welche Schnittstellen und Importwege stehen bereit? Das klären wir vor dem Start. Woche 1TRUSTAX + Ihre Ansprechperson
02 Posteingang automatisierenMails werden erkannt, zugeordnet, Anhänge abgelegt. Für Rückfragen entsteht ein Antwortentwurf in Ihrer Tonalität. Woche 2–4TRUSTAX
03 ESt-Checklisten und UnterlagenChecklisten für Erklärungen laufen automatisch, fehlende Unterlagen werden nachgehalten, bis die Akte vollständig ist. Neue Mandate werden digital aufgenommen. Woche 4–5Ihr Team prüft, TRUSTAX justiert
04 Belegstrecke und FristenBelege werden ausgelesen und für Agenda FIBU vorbereitet, Fristen eingetragen, Mandanten bekommen Statusupdates. Auf Wunsch ergänzt KanzleiGPT das Kanzleiwissen. ab Woche 6TRUSTAX betreibt, Ihr Team arbeitet
Ehrlich abgegrenzt

Was automatisch läuft, was Freigabe braucht

Keine Automatisierung handelt nach außen ohne einen Menschen. Diese Aufteilung gilt für jeden Ablauf, den wir bauen.

Läuft automatisch
  • E-Mails erkennen, zuordnen, Anhänge ablegen
  • Unterlagen anfordern und Vollständigkeit prüfen
  • Mandate digital aufnehmen und Stammdaten vorbereiten
  • Belege auslesen und Buchungsvorschläge vorbereiten
  • Fragen aus dem Team mit Quelle beantworten
Nur mit Freigabe
  • Antworten an Mandanten und Behörden
  • Übernahme in Agenda und Festschreibung
  • Annahme neuer Mandate
Machen wir nicht
  • Eingriffe in Agenda außerhalb der Schnittstellen und Importwege
  • Softwarewechsel
  • Beratung mit Außenwirkung
Belegte Ergebnisse

Zahlen aus Kanzleien

Alle Werte stammen aus veröffentlichten Erfolgsgeschichten oder unserer Leistungsbeschreibung. Anonymisierte Kanzleien sind als solche gekennzeichnet.

−44 %Rückfragen per Mail und TelefonKanzlei aus Nürnberg, Agenda−30 %Zeit je ESt-ErklärungKanzlei aus Nürnberg, Agenda+60Mandate bei gleichem TeamKanzlei aus Nürnberg, Agenda
Für wen das passt
  • Kanzleien mit Agenda-Software
  • Kanzleien mit vielen Privatmandaten und Einkommensteuererklärungen
  • Kanzleien, die wachsen wollen, ohne Personal aufzubauen
  • Inhaber, die eine Lösung suchen, die nicht DATEV voraussetzt
Echte Kundenergebnisse mit nachweisbaren Zahlen
Alle Fallstudien
Florian Schmitt 42 % Schmitt Florian Schmitt Steuerberater 42 % · weniger Bearbeitungszeit +15 % Mandanten · +23 % Marge Rolf R. +14 % Kanzlei aus München Rolf R. Kanzleiinhaber, ADDISON-Kanzlei +14 % · Marge nach 7 Monaten ADDISON-Kanzlei · −38 % Zeit je Buchungsmonat Alina Diener +17 % Diener Alina Diener Geschäftsführerin +17 % · Marge in 6 Monaten nach Kanzleiübernahme Benedikt Rohlmann 100 % Rohlmann Benedikt Rohlmann Kanzleiinhaber 100 % · automatisiertes DATEV-Mandantenonboarding mehrfache DATEV-Anbindung Christoph M. 0 Kanzlei aus Linz Christoph M. Steuerberater & Partner, BMD-Kanzlei 0 · verpasste Anrufe BMD-Kanzlei · −31 % Zeit je Jahresabschluss Josefine F. −40 % Kanzlei in Hessen Josefine F. Steuerberaterin −40 % · Rückfragen per Telefon Mandantenkommunikation automatisiert Betim Dobruna 24/7 BeKa Betim Dobruna Steuerberater 24/7 · Voice-AI-Agent am Telefon Kein verpasster Anruf, jedes Anliegen erfasst Petra S. +60 Kanzlei aus Nürnberg Petra S. Steuerberaterin, Agenda-Kanzlei +60 · Mandate bei gleichem Team Agenda-Kanzlei · −44 % Rückfragen Fabian Bammert +15 % FB Finance Fabian Bammert Finanzberater +15 % · Umsatz in 3 Monaten Vertrieb & Systeme planbar Max F. 7.000 €+ Kanzlei aus Berlin Max F. Geschäftsführer, DATEV-Kanzlei 7.000 €+ · Einsparung / Monat +500 Mandate bei gleichem Team
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Das sind Ihre nächsten Schritte

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  • Passende Tools: DATEV, BMD, n8n
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Erstgespräch · 15 Min. · Video oder Telefon
Schritt 02

Ergebnis im Erstgespräch durchgehen
EinladungNur bei echtem Potenzial
Strategiegespräch
60 Minuten · Google Meet
Nextower Frankfurt oder Google Meet
Marius SchopfCedric OrtMarius & Cedric
UmsetzungsfahrplanTag 1 · Tag 10 · Tag 30
Schritt 03

Persönliches Strategiegespräch bei klarem Potenzial

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Ihre Fragen beantwortet

Häufig gestellte Fragen

TRUSTAX hat veröffentlichte Projekte in Kanzleien mit Agenda (Nürnberg) und ADDISON (München). Die Abläufe sind dieselben wie bei DATEV, angepasst wird die Übergabe an die jeweilige Kanzleisoftware.

Ja. Posteingang, Onboarding, Belegstrecke und KanzleiGPT hängen nicht an einer bestimmten Kanzleisoftware. Die Anbindung an Agenda erfolgt über die bereitgestellten Schnittstellen und Importwege.

Eine Checkliste für die Einkommensteuer mit automatischem Einsammeln der Unterlagen, ein KI-E-Mail-System im Posteingang, die Belegstrecke in Agenda FIBU sowie Fristen und Statusupdates. Das Ergebnis nach dem Projekt: 44 Prozent weniger Rückfragen, 30 Prozent weniger Zeit je Einkommensteuererklärung, 60 zusätzliche Mandate. Die Fallstudie ist veröffentlicht.

Nein. Agenda bleibt.

Nein. Sie bereitet Entwürfe vor, ein Mitarbeitender gibt frei.

Posteingang drei bis fünf Wochen, Onboarding etwa drei Wochen, KanzleiGPT zwei bis vier Wochen.