KI-Begriffe für Steuerberater, einfach erklärt
Was ist ein KI-Agent, was bedeutet RAG und was regelt ein AV-Vertrag? Jeder Begriff in zwei bis drei Sätzen, ohne Fachchinesisch, mit Link zur Vertiefung.
- Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag)AVV
- Vertrag nach Art. 28 DSGVO zwischen der Kanzlei und einem Dienstleister, der in ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet. Er regelt Weisungsbindung, Löschfristen und Unterauftragnehmer. Ohne AV-Vertrag sollte kein KI-Dienst Mandantendaten sehen.DSGVO-konforme KI
- Automatisierung
- Ein Ablauf, bei dem Schritte von selbst nacheinander laufen, nach festen Regeln („wenn, dann“). Sie führt aus, entscheidet aber nichts Neues. Erst zusammen mit KI kann sie auch Dinge verarbeiten, die gelesen oder verstanden werden müssen.Einfach erklärt
- Belegerkennung (OCR)Optical Character Recognition
- Technik, die Text aus Scans, Fotos und PDFs ausliest. Moderne Belegerkennung versteht zusätzlich, welcher Wert der Betrag, das Datum oder der Steuersatz ist, und schlägt eine Kontierung vor.Automatisierte Buchhaltung
- Belegstrecke
- Der durchgehende Ablauf vom Eingang eines Belegs bis zum geprüften Buchungsvorschlag: einsammeln, auslesen, prüfen, zuordnen, ablegen, vorkontieren, fehlende Belege nachfordern.DATEV-Automatisierung
- BMD NTCS
- Kanzlei- und Unternehmenssoftware aus Österreich mit Modulen für Finanzbuchhaltung, Lohn und Dokumentenmanagement. In österreichischen Steuerberatungskanzleien weit verbreitet.BMD-Automatisierung
- Buchungsvorschlag (Vorkontierung)
- Ein von der KI vorbereiteter Buchungssatz mit Konto, Betrag und Steuersatz. Er wird erst wirksam, wenn ein Mitarbeitender ihn prüft und übernimmt. Die Festschreibung bleibt in der Kanzlei.Automatisierte Buchhaltung
- ChatGPT
- Chat-Assistent von OpenAI auf Basis eines großen Sprachmodells. Für allgemeine Aufgaben ohne Mandantenbezug nützlich. Mandantendaten gehören nicht in öffentliche Accounts.ChatGPT für Steuerberater
- DATEV Unternehmen onlineDUO
- Cloud-Anwendung von DATEV, über die Mandanten und Kanzlei Belege und Dokumente austauschen. Für die Automatisierung der Belegstrecke ist sie der übliche Ablageort, von dem aus Belege in die Buchführung übernommen werden.DATEV-Automatisierung
- Dokumentenmanagementsystem (DMS)
- System zur geordneten Ablage von Dokumenten an der Mandantenakte, mit Versionen, Rechten und Suche. Automatisierungen legen dort Belege, Verträge und Bescheide mit sauberem Namen ab.
- Done4You
- Arbeitsweise von TRUSTAX: Analyse, Umsetzung, Tests, Schulung und Betrieb liegen bei uns. Die Kanzlei stellt eine Ansprechperson und gibt frei.KI-Beratung
- EU AI ActKI-Verordnung, Verordnung (EU) 2024/1689
- Europäische Verordnung, die KI nach Risiko regelt. Kanzleien sind in aller Regel Betreiber und müssen vor allem für KI-Kompetenz, Transparenz und menschliche Aufsicht sorgen.EU AI Act für Steuerberater
- Freigabe (Human in the Loop)
- Grundregel jedes Ablaufs: Die KI bereitet vor, ein Mensch entscheidet. Antworten, Buchungen und Einreichungen gehen erst nach einem Klick eines Mitarbeitenden nach außen.Die vier Grenzen
- GwG-Prüfung
- Identifizierung des Mandanten und Dokumentation nach dem Geldwäschegesetz. Im automatisierten Onboarding wird sie digital angestoßen, nachgehalten und protokolliert.Mandantenonboarding
- Halluzination
- Wenn ein Sprachmodell etwas überzeugend formuliert, das nicht stimmt, zum Beispiel ein erfundenes Aktenzeichen. Gegenmittel: Antworten nur mit Quelle, Prüfung am Original, Freigabe durch einen Menschen.ChatGPT in der Kanzlei
- Hosting in der EU
- Die Daten werden in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert, bei TRUSTAX für die meisten Kanzleien in Frankfurt. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.KI & Compliance
- KanzleiGPT
- Der KI-Assistent von TRUSTAX mit dem Wissen der Kanzlei: Er kennt Akten, Vorlagen und Richtlinien, übernimmt die Rechte aus der Kanzleisoftware, läuft in Europa und nennt zu jeder Antwort die Quelle.KanzleiGPT
- KI-Agent
- Programm, das eine Aufgabe eigenständig von Anfang bis Ende bearbeitet: etwas entgegennehmen, Informationen holen, Schritte ausführen, das Ergebnis zur Freigabe vorlegen. Im Unterschied zum Chatbot arbeitet er einen Ablauf ab, statt nur zu antworten.KI-Agenten
- KI-Kompetenz
- Pflicht aus Art. 4 des EU AI Act: Wer KI beruflich einsetzt, muss ihre Funktionsweise, Grenzen und Risiken kennen. Für Kanzleien genügt in der Praxis eine dokumentierte Schulung mit interner Richtlinie.EU AI Act für Steuerberater
- KI-Posteingang
- Ablauf, bei dem eingehende E-Mails automatisch gelesen, einem Mandanten und einer Akte zugeordnet und in den passenden Workflow übergeben werden. Antworten entstehen als Entwurf.KI-Posteingang
- Künstliche Intelligenz (KI)
- Software, die Muster in Daten erkennt und daraus Vorschläge ableitet. In der Kanzlei heißt das: lesen, verstehen, zuordnen, formulieren. Sie schlägt vor, sie entscheidet nicht.KI für Steuerberater
- Mandantenonboarding
- Aufnahme eines neuen Mandanten vom Erstkontakt bis zur vollständig angelegten Akte: Daten, Unterlagen, Identifikation, Vollmachten, Stammdaten, Portalzugang.Mandantenonboarding
- Microsoft 365 Copilot
- KI-Assistent von Microsoft in Outlook, Word, Excel und Teams. Er arbeitet mit den Office-Daten im eigenen Tenant, kennt aber die Kanzleisoftware nicht.Copilot für Steuerberater
- n8n
- Workflow-Plattform, die Systeme verbindet und Abläufe ausführt. TRUSTAX betreibt n8n für Kanzleien in europäischen Rechenzentren. Sie ersetzt die Kanzleisoftware nicht, sie verbindet sie mit Postfach, Portal und DMS.DATEV mit n8n
- Prompt
- Die Anweisung oder Frage, die man einem KI-Assistenten gibt. Je genauer Aufgabe, Kontext und gewünschtes Ergebnis beschrieben sind, desto besser die Antwort.Prompt-Bibliothek
- Retrieval-Augmented Generation (RAG)
- Verfahren, bei dem ein Sprachmodell vor der Antwort passende Dokumente sucht und nur auf deren Grundlage formuliert. So antwortet KanzleiGPT aus Ihren Akten und kann die Quelle nennen, ohne dass das Modell mit Ihren Daten trainiert wird.KanzleiGPT
- Schnittstelle (API)
- Vom Hersteller bereitgestellter Weg, über den Programme Daten austauschen. Seriöse Automatisierung nutzt die offiziellen Schnittstellen der Kanzleisoftware und greift nicht an ihr vorbei auf Daten zu.DATEV-Automatisierung
- Sicherheitsschwelle (Konfidenz)
- Wert, der angibt, wie sicher sich die KI bei einem Vorschlag ist. Unter einer vereinbarten Schwelle, häufig 90 Prozent, geht der Fall an einen Menschen statt zur Freigabe.Einfach erklärt
- Sprachmodell (LLM)Large Language Model
- KI-Modell, das mit sehr vielen Texten trainiert wurde und Sprache verstehen und erzeugen kann. Es ist die Technik hinter ChatGPT, Copilot und KanzleiGPT.
- Training
- Der Vorgang, bei dem ein KI-Modell aus Daten lernt. Für Kanzleien gilt: Mandantendaten dürfen nicht in das Training eines Modells fließen. Das wird vertraglich ausgeschlossen.DSGVO-konforme KI
- Verfahrensbeschreibung
- Dokument je Ablauf mit Auslöser, Systemen, Datenfluss, Rechten, Freigaben und Löschfristen. Es gehört ins Verarbeitungsverzeichnis und beantwortet Fragen von Kammer, Datenschutzbeauftragtem und Mandanten.DSGVO und § 203 StGB
- Verschwiegenheit (§ 203 StGB)
- Berufsgeheimnisträger wie Steuerberater dürfen Dienstleister einbinden, wenn diese zur Verschwiegenheit verpflichtet und über die Strafbarkeit belehrt sind (§ 203 Abs. 4 StGB, § 62a StBerG). In Österreich gilt § 80 WTBG.DSGVO und § 203 StGB
- Voice AIKI-Telefonassistent
- Sprach-Agent, der Anrufe annimmt, das Anliegen versteht, Termine bucht und eine Notiz zur Akte legt. Er gibt sich als digitaler Assistent zu erkennen und gibt keine fachlichen Auskünfte.KI-Telefonassistent
- Workflow
- Ein festgelegter Ablauf aus Auslöser und Schritten, zum Beispiel: Beleg kommt an, wird gelesen, geprüft, abgelegt, vorkontiert. Workflows sind das Gerüst, in dem KI-Schritte ihren Platz haben.Kanzlei digitalisieren
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Häufig gestellte Fragen
TRUSTAX ist der vollumfängliche KI-Wachstumspartner für Steuerkanzleien. Wir beraten nicht nur, wir implementieren auch: Wir analysieren Ihre Prozesse, automatisieren, was wirklich Zeit und Marge bringt, und setzen KI dort ein, wo sie sinnvoll und sicher ist. Das Ergebnis: mehr Marge, mehr Zeit und weniger Stress für Inhaber und Team.
Für Steuerkanzleien in allen Größen: von der Einzelkanzlei über Sozietäten bis zur Kanzleigruppe mit mehreren Standorten. Ob DATEV, BMD, RZL oder Addison im Einsatz ist, spielt keine Rolle. Wir bauen auf dem auf, was Sie haben.
Wir rechnen es vor dem Start gemeinsam durch: Ist-Zeit je Vorgang, Anzahl der Vorgänge, Stundensatz. Daraus ergibt sich, was ein Prozess heute kostet und was er automatisiert kostet. Und weil sich das schwer vorstellen lässt, zeigen wir Ihnen die Automatisierung an Ihren eigenen Prozessen, bevor Sie sich entscheiden.
Genau deshalb lohnt es sich. Ihr Aufwand beschränkt sich auf eine Ansprechperson für Rückfragen und Freigaben, in der Umsetzungsphase etwa zwei bis drei Stunden pro Woche. Analyse, technische Einrichtung, Tests und Schulung übernimmt TRUSTAX. Der erste Prozess läuft meist innerhalb weniger Wochen und gibt Ihrem Team die Zeit zurück, die heute fehlt.
Ja. DATEV, BMD, RZL, DVO, Addison, Ihr DMS, Outlook und Teams werden angebunden, nicht ersetzt. Wir bauen keine Insellösungen und vermeiden Doppelerfassung. Kein Systemwechsel, keine Schulung auf neue Software.
Ja. In 15 Minuten prüfen wir gemeinsam, ob und wie wir Ihrer Kanzlei helfen können, kostenlos und unverbindlich. Danach folgt ein 60-minütiges Strategiegespräch, in dem wir konkret schauen, welche Prozesse wir sinnvoll automatisieren.
Sehr gerne. Bringen Sie Partner, Kanzleileitung oder Ihr Team direkt in das Strategiegespräch mit. Auf Wunsch stellen wir eine kompakte Entscheidungsvorlage mit Aufwand, Nutzen und Zeitplan zusammen, damit alle Beteiligten auf demselben Stand sind.
Wir verkaufen keine Software und keinen Videokurs. Wir beraten und implementieren aus einer Hand, ausschließlich für Steuerkanzleien, DSGVO-konform und in Europa gehostet. Und wir automatisieren nur, was wirklich Sinn macht: Nicht alles wird durch KI besser.