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Jede Lösung erklärt: Problem, Umsetzung, Grenzen, Zahlen

Je Seite eine Frage, die uns Kanzleien stellen. Mit Direktantwort, ehrlicher Abgrenzung (was automatisch läuft, was Freigabe braucht) und Ergebnissen aus veröffentlichten Fällen.

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KI für Steuerkanzleien KI für Steuerberater: Was in der Kanzlei wirklich läuft TRUSTAX ist ein auf Steuerkanzleien spezialisierter Anbieter für KI-Beratung und Prozessautomatisierung aus Frankfurt am Main. Wir analysieren die Abläufe einer Kanzlei, automatisieren Belegstrecke, Posteingang, Mandantenonboarding, Fristen und Mandantenkommunikation und binden dafür die vorhandene Kanzleisoftware an: DATEV, BMD, RZL, Addison und Agenda sowie Microsoft 365. Zur Lösung DATEV-Automatisierung mit KI DATEV-Automatisierung mit KI: Belege, Stammdaten, Fristen ohne Handarbeit DATEV-Automatisierung bedeutet bei TRUSTAX: Alles, was vor und nach der eigentlichen Buchung von Hand passiert, läuft von selbst. Belege kommen per Mail, Portal oder Scan, werden von der KI gelesen und geprüft, in DATEV Unternehmen online bzw. Zur Lösung KI-Agenten für Steuerkanzleien KI-Agenten für Steuerkanzleien: Mitarbeiter, die lesen, prüfen und vorbereiten Ein KI-Agent ist ein Programm, das eine Aufgabe eigenständig von Anfang bis Ende bearbeitet: eine E-Mail lesen, die Akte prüfen, eine Antwort entwerfen und sie dem Sachbearbeiter zur Freigabe vorlegen. TRUSTAX implementiert solche Agenten für Steuerkanzleien in Deutschland und Österreich: Posteingangs-Agent, Beleg-Agent, Telefon-Agent (Voice AI), Fristen-Agent und KanzleiGPT als Wissens-Agent. Zur Lösung Automatisierte Buchhaltung mit DATEV Automatisierte Buchhaltung mit DATEV: Vom Beleg zum geprüften Buchungssatz Automatisierte Buchhaltung mit DATEV heißt nicht, dass eine Maschine bucht. Es heißt, dass alles vor der Buchung von selbst läuft: Belege werden eingesammelt, gelesen, geprüft, dem Mandanten zugeordnet und mit Konto, Betrag und Steuersatz als Vorschlag bereitgestellt. Zur Lösung Mandantenonboarding automatisieren Mandantenonboarding automatisieren: Vom Formular zur fertigen Akte in acht Etappen Ein automatisiertes Mandantenonboarding führt einen Interessenten vom ersten Formular bis zur vollständig angelegten Akte, ohne dass jemand in der Kanzlei Daten abtippt. Bei TRUSTAX sind das acht Etappen: Anfrage, KI-Datenaufnahme (Abgleich mit Handelsregister und USt-ID), Dokumentenanforderung, Identifikation und GwG-Prüfung, digitale Signatur von Mandatsvereinbarung und Vollmachten, Anlage in DATEV oder BMD, Willkommensstrecke mit Portalzugang, Übergabe ans Team. Zur Lösung Microsoft 365 Copilot für Steuerberater Microsoft 365 Copilot für Steuerberater: Was er kann, was fehlt, wie beides zusammenpasst Microsoft 365 Copilot ist der KI-Assistent in Outlook, Word, Excel und Teams. Er fasst Mails und Meetings zusammen, entwirft Texte und beantwortet Fragen zu Dokumenten in Ihrem Microsoft-365-Tenant. Zur Lösung BMD-Automatisierung für Österreich BMD-Automatisierung für Steuerberater in Österreich: NTCS, FinanzOnline und KI TRUSTAX automatisiert Kanzleiprozesse rund um BMD NTCS für Steuerberatungskanzleien in Österreich: Belege einsammeln, auslesen und vorkontieren, Klienten digital onboarden und in BMD anlegen, Fristen und FinanzOnline-Termine nachhalten, Posteingang und Telefon mit KI-Agenten entlasten. BMD bleibt das führende System; angebunden wird über die BMD-Schnittstellen und my BMD Com. Zur Lösung KI-Posteingang & E-Mail-Automatisierung KI-Posteingang für Steuerkanzleien: E-Mails, die sich selbst zuordnen und beantworten lassen Ein KI-Posteingang liest jede eingehende E-Mail, erkennt, worum es geht (Beleg, Terminwunsch, Bescheid, Rückfrage, Finanzamt), ordnet sie Mandant und Akte zu und löst den passenden Workflow aus: Belege gehen in die Belegstrecke, Termine in den Kalender, Bescheide in die Fristenkontrolle, Fachfragen bekommen einen Antwortentwurf in der Tonalität Ihrer Kanzlei. Gesendet wird erst, wenn ein Mitarbeitender auf Freigeben klickt. Zur Lösung DSGVO-konforme KI in Steuerkanzleien DSGVO-konforme KI in Steuerkanzleien: Wo die Daten liegen und wer sie sieht KI in einer Steuerkanzlei ist DSGVO-konform, wenn vier Dinge gelten: Die Daten bleiben in der EU (bei TRUSTAX in europäischen Rechenzentren, für die meisten Kanzleien Frankfurt). Es gibt einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Dienstleister sind nach § 203 StGB bzw. Zur Lösung Kosten und ROI von KI in Steuerkanzleien Kosten und ROI von KI in Steuerkanzleien: Was es kostet, wann es sich rechnet Die Kosten für KI in einer Steuerkanzlei setzen sich aus Einführung (Analyse, Umsetzung, Schulung) und laufendem Betrieb (Hosting, Modelle, Pflege) zusammen. TRUSTAX bündelt beides in drei Paketen: STARTER für kleine Kanzleien bis etwa fünf Mitarbeitende, GROWTH für fünf bis fünfzehn, PARTNER ab fünfzehn Mitarbeitenden oder mehreren Standorten. Zur Lösung KI-Beratung für Steuerberater KI-Beratung für Steuerberater: Analyse, Umsetzung und Betrieb aus einer Hand TRUSTAX ist eine KI-Beratung, die ausschließlich für Steuerberater und Steuerkanzleien arbeitet, mit Sitz in Frankfurt am Main. Anders als klassische Berater liefern wir kein Konzeptpapier, sondern laufende Abläufe: Im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) klären wir, ob wir helfen können. Zur Lösung ChatGPT für Steuerberater ChatGPT für Steuerberater: Was erlaubt ist und was besser funktioniert Steuerberater dürfen ChatGPT für allgemeine Aufgaben ohne Mandantenbezug nutzen: Texte glätten, Fachthemen strukturieren, Checklisten entwerfen. Mandantendaten gehören nicht in öffentliche Chat-Dienste, weil das die Verschwiegenheit nach § 203 StGB und die DSGVO berührt. Zur Lösung KI-Telefonassistent für Steuerkanzleien KI-Telefonassistent für Steuerkanzleien: Jeder Anruf angenommen, kein Sachbearbeiter unterbrochen Ein KI-Telefonassistent (Voice AI) ist ein Sprach-Agent, der Anrufe in der Kanzlei entgegennimmt, wenn niemand rangehen kann oder soll. Er begrüßt den Anrufer im Namen der Kanzlei, versteht das Anliegen, beantwortet Standardfragen, bucht Termine direkt in den Kalender und legt eine Gesprächsnotiz zur Akte. Zur Lösung Steuerkanzlei digitalisieren Steuerkanzlei digitalisieren: Vom digitalen Beleg zum Ablauf, der von selbst läuft Eine Steuerkanzlei zu digitalisieren heißt heute nicht mehr, Papier abzuschaffen. Die meisten Kanzleien haben DATEV oder BMD, ein DMS, ein Mandantenportal und Microsoft 365. Zur Lösung Fristenmanagement automatisieren Fristenmanagement in der Steuerkanzlei automatisieren: Keine Frist lebt mehr im Kopf Automatisiertes Fristenmanagement bedeutet: Jedes eingehende Schreiben mit Frist wird erkannt, die Frist wird berechnet, in die Fristenkontrolle eingetragen und dem zuständigen Mitarbeitenden zugeordnet. Erinnerungen gehen rechtzeitig an Team und Mandant, und wenn nichts passiert, eskaliert der Vorgang an die Kanzleileitung. Zur Lösung Lohnabrechnung automatisieren Lohnabrechnung in der Steuerkanzlei automatisieren: Bewegungsdaten ohne Korrekturschleifen Die Lohnabrechnung selbst läuft im Lohnprogramm. Automatisieren lässt sich alles davor: Bewegungsdaten von Mandanten einsammeln, in ein einheitliches Format bringen, auf Plausibilität prüfen und als Import für DATEV LODAS, DATEV Lohn und Gehalt oder BMD Lohn vorbereiten. Zur Lösung ADDISON-Automatisierung mit KI ADDISON-Automatisierung mit KI: Belege, Lohn und Kommunikation ohne Handarbeit TRUSTAX automatisiert Kanzleiprozesse auch für Kanzleien, die mit ADDISON von Wolters Kluwer arbeiten. Belege werden eingesammelt, ausgelesen und als Buchungsvorschlag vorbereitet, Bewegungsdaten für den Lohn geprüft, E-Mails Mandanten und Akten zugeordnet, Fristen eingetragen. Zur Lösung Agenda-Automatisierung mit KI Agenda-Automatisierung mit KI: Weniger Rückfragen, mehr Mandate bei gleichem Team TRUSTAX automatisiert Kanzleiprozesse für Steuerkanzleien, die mit Agenda arbeiten. E-Mails werden erkannt, Mandanten und Akten zugeordnet und mit einem Antwortentwurf versehen. Zur Lösung Fachkräftemangel in der Steuerkanzlei Fachkräftemangel in der Steuerkanzlei: Mehr Mandate ohne neue Stellen Der Fachkräftemangel in Steuerkanzleien lässt sich nicht allein durch Recruiting lösen, weil es die Bewerber nicht gibt. Der wirksamere Hebel ist, die vorhandenen Fachkräfte von Arbeit zu entlasten, die keine Fachkompetenz braucht: Belege sortieren, Unterlagen nachfordern, Mails zuordnen, Telefon abnehmen, Fristen eintragen. Zur Lösung
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Häufig gestellte Fragen

TRUSTAX ist der vollumfängliche KI-Wachstumspartner für Steuerkanzleien. Wir beraten nicht nur, wir implementieren auch: Wir analysieren Ihre Prozesse, automatisieren, was wirklich Zeit und Marge bringt, und setzen KI dort ein, wo sie sinnvoll und sicher ist. Das Ergebnis: mehr Marge, mehr Zeit und weniger Stress für Inhaber und Team.

Für Steuerkanzleien in allen Größen: von der Einzelkanzlei über Sozietäten bis zur Kanzleigruppe mit mehreren Standorten. Ob DATEV, BMD, RZL oder Addison im Einsatz ist, spielt keine Rolle. Wir bauen auf dem auf, was Sie haben.

Wir rechnen es vor dem Start gemeinsam durch: Ist-Zeit je Vorgang, Anzahl der Vorgänge, Stundensatz. Daraus ergibt sich, was ein Prozess heute kostet und was er automatisiert kostet. Und weil sich das schwer vorstellen lässt, zeigen wir Ihnen die Automatisierung an Ihren eigenen Prozessen, bevor Sie sich entscheiden.

Genau deshalb lohnt es sich. Ihr Aufwand beschränkt sich auf eine Ansprechperson für Rückfragen und Freigaben, in der Umsetzungsphase etwa zwei bis drei Stunden pro Woche. Analyse, technische Einrichtung, Tests und Schulung übernimmt TRUSTAX. Der erste Prozess läuft meist innerhalb weniger Wochen und gibt Ihrem Team die Zeit zurück, die heute fehlt.

Ja. DATEV, BMD, RZL, DVO, Addison, Ihr DMS, Outlook und Teams werden angebunden, nicht ersetzt. Wir bauen keine Insellösungen und vermeiden Doppelerfassung. Kein Systemwechsel, keine Schulung auf neue Software.

Ja. In 15 Minuten prüfen wir gemeinsam, ob und wie wir Ihrer Kanzlei helfen können, kostenlos und unverbindlich. Danach folgt ein 60-minütiges Strategiegespräch, in dem wir konkret schauen, welche Prozesse wir sinnvoll automatisieren.

Sehr gerne. Bringen Sie Partner, Kanzleileitung oder Ihr Team direkt in das Strategiegespräch mit. Auf Wunsch stellen wir eine kompakte Entscheidungsvorlage mit Aufwand, Nutzen und Zeitplan zusammen, damit alle Beteiligten auf demselben Stand sind.

Wir verkaufen keine Software und keinen Videokurs. Wir beraten und implementieren aus einer Hand, ausschließlich für Steuerkanzleien, DSGVO-konform und in Europa gehostet. Und wir automatisieren nur, was wirklich Sinn macht: Nicht alles wird durch KI besser.